Rutiner for internhusleie

Revisjon 1.1; gyldig fra 01.01.2020

Bakgrunn

Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet påla universitetene og de store vitenskapelige høgskolene å innføre en ordning med intern husleie fra 1.1.2000. I OsloMet-rapporten "Framtidig campus Oslo" (2018) ble internhusleie anbefalt som et tiltak for å dempe arealveksten ved campus Pilestredet.

Den primære begrunnelsen for internhusleie, er å bidra til rasjonell arealbruk. I en periode der mange enheter ved OsloMet opplevde vekst i forsknings- og/eller undervisningsaktiviteter er det viktig å ansvarliggjøre fakultetene i forhold til arealbruk. Samtidig er internhusleie et verktøy for å kunne leie nye lokaler for eksempel ved opprettelsen av et Senter for fremragende utdanning.

Internhusleie skal synliggjøre kostnadene ved å leie ekstra arealer og legge belastningen på den enkelte enhet i de tilfellene hvor en arealøkning direkte skyldes økt aktivitet. Potensielt gir det også insentiver for enheter å gi slipp på spesialrom eller eksklusive arealer — som vil medføre bedre økonomi for enheten og mer tilgjengelig areal for øvrige enheter.

Prinsipper for modellen

Internhusleieordningen skal være  

• enkel å forstå og beregne, 
• transparent og forutsigbar for brukere som gjør endringer, 
• gi insentiver for rasjonell arealbruk,  
• og understøtte utvikling av arealer for forskning og undervisning. 

Basert på erfaringer fra selvforvaltende universiteter som har hatt internhusleie siden 2000, og justert sine ordninger flere ganger, ligger følgende prinsipper til grunn for innføring:

• Budsjettnøytral innføring for fakultetene og senterne. 
• År 2020 er et "0-år", endringer har økonomiske konsekvenser fra 2021
• Enhetene betaler for alle arealer de faktisk disponerer; ingen arealer holdes utenom 

Budsjettnøytral innføring for fakultetene og senterne medfører at ved innføring skal enhetene få overført budsjettmidler til å dekke de arealer de faktisk disponerer i dag, samt andel av fellesarealer. Midlene disponeres i dag av Avdeling for eiendom. Dette medfører en tildeling av midler til enhetene, i stedet for til Avdeling for eiendom, som igjen føres tilbake til dekning av de kostnader som ligger i internhusleien. (Hvilke kostnader som er inkludert diskuteres nedenfor.) 

Innføring med 2020 som et null-år, og ingen endringer i arealdisponeringer i 2020 får økonomiske konsekvenser før f.o.m. 2021.

• Pilestredet belastes med én pris som gjenspeiler leiekostnadene i byggene ved campus Pilestredet; tomgangsleie gjelder for campus Pilestredet
• Kjeller belastes med én pris som gjenspeiler leiekostnadene for Kunnskapsveien 55
• Eventuelle satellitter vil bli behandlet separat

Roller i modellen

Utleier er gårdeier. Utleier definerer i siste instans hva som kan gjøres med og i et bygg.

Arealforvalter er universitetsledelsen. Rektor, og dem rektor delegerer myndighet, beslutter disposisjonsrett over et areal og primær bruk av et areal. Kun arealforvalter kan inngå leiekontrakter med eksterne eiendomsforvaltere. 

Utøvende arealforvalter på vegne av arealforvalter, er Avdeling eiendom. Utøvende arealforvalter er ansvarlig for forvaltning, drift og vedlikehold av eiendomsmassen, og forvalter OsloMets leieavtaler. Det er viktig å skille mellom Avdeling eiendom, som besitter et definert antall kvadratmeter til egne kontorer, og avdelingens rolle som utøvende arealforvalter. 

Primær leietaker er den enkelte enhet som disponerer et areal eksklusivt. Ved innføring er dette fakultetene, senterne og Avdeling eiendom på vegne av fellesadministrasjonen. Modellen innføres uten en arealnorm, og primære leietakere har derfor et selvstendig ansvar for arealeffektivisering i egen enhet. 

Rutiner for internhusleie

Hva som omfattes av internhusleieordningen

Alle arealer omfattes. Alle felles forvaltede områder – slik som FA kontoraealer, felles undervisningsrom og universitetsbibliotekets lokaler – er registrert som separate enheter men ligger i Eiendomsavdelingens budsjett. Alle lokaler som eksklusivt disponeres av fakultetene – slik som kontorer, spesialrom og laboratorier – er overført til fakultetene med budsjett og regnskap.

Fellesarealer som korridorer og trapper blir belastet leietakerer i det enkelte bygg, basert på fordelingsnøkkel som tilsvarer prosentvis disposisjon over primærarealer

Hva som inngår i internhusleien

Husleie og felleskostnader, inkludert eiendomsskatt, renhold, drift og en grunnsats for elektrisitet er beregnet inn i internhusleien. Dermed gjenspeiler internhusleien i stor grad den reelle kostnaden OsloMet påtar seg dersom det inngås nye leiekontrakter.

Varierende kostnader, slik som ombygginger og møbler, inngår ikke. Vakthold, lønn for driftsteknikere og andre kostnader som ikke skalerer med endringer i arealer, er heller ikke inkludert.

Leiepris justeres årlig av økonomiavdelingen. Utgangspunktet for justering er endringer i konsumprisindeksen og eventuelle endringer i leiekontrakter. Modellens grunnprinsipp er at alle endringer i reell husleie også endrer husleien den enkelte enhet betaler.

Inngåelse av nye leieforhold

Behov for økt areal fremmes fra enheten til Eiendomsavdelingen, som skal være behjelpelig med å søke etter lokaler i eksisterende bygningsmasse, men også vurdere ombygging i eksisterende lokaler som et alternativ der det er mulig. 

Eiendomsavdelingen inngår alle leieavtaler på vegne av universitetsledelsen. Enheter kan ikke selv gå i dialog med utleiere. Alle henvendelser må gå via Eiendomsavdelingen.

Eiendomsavdelingen skal være den formelle kontraktspart med alle eksterne gårdeiere og må således følge opp OsloMets ansvar som leietager. 

Den enhet som utløser et leiebehov, kan bli pålagt å dekke de faktiske kostnader ved innleie og flytting. Ulike behov blir ulikt håndtert. Ved ombygginger i forbindelse med flyttinger skal det i vært enkelt tilfelle vurderes hvor stor del av kostnaden som kan dekkes av Eiendomsavdelingen. Det er ikke automatikk i at det finnes budsjett for tilpasninger av nye lokaler.

Oppsigelse

Oppsigelse av areal og endringer i internhusleie på grunn av endret arealbruk gjøres tertialvis. Dertil er det et krav at oppsagt areal må være ryddet/fraflyttet senest 2 uker før oppsigelsestidens utløp, dvs at datooversikten blir slik:

Oppsigelse leveres Brukerstøtte i Eiendom.
https://ansatt.oslomet.no/arealbehov-ombyggingsprosjekter

Generelt bør lokaler som vurderes oppsagt tilfredsstille følgende krav for lettere å kunne benyttes av andre enheter: 

• Lokalene utgjør et sammenhengende område
• Lokalene har en viss størrelse, normalt minst 200 kvm
• Det er fri adkomst til arealene for ansatte og studenter med adgangskort

Det er en forutsetning at arealet er utflyttet og står til disposisjon for ny leietaker minst 14 dager før regnskapsperioden. Se tabellen.

Konsekvenser for betaling av internhusleie

For campus Kjeller

Det blir ingen reduksjon i internhusleien for den som har gitt fra seg areal før ny leietaker har overtatt arealene, dette selv om arealene er fraflyttet ved oppsigelsestidens utløp.

Hvis/når ny leietaker er funnet etter oppsigelsestidens utløp så justeres internleien fra begynnelsen av neste tertial.

Eksempel: FAK1 sier opp areal 1.juli og flytter ut senest 18.august. Dersom nye leietaker er funnet og denne overtar fra senest 1.september så slipper tidligere leietaker internhusleie fra 1.sept og ny leietaker betaler internhusleie fra 1.september. Dersom ikke ny leietaker er funnet betaler fortsatt FAK1 internhusleie frem til starten av tertial etter at ny leietaker flyttet inn og nye leietaker betaler internhusleie fra dette tidspunkt. Det vil si at hvis ny leietaker flytter inn i november så justeres internhusleien 1.janaur.

Campus Pilestredet

Den som sier opp og flytter ut av et areal innen frister i tabellen over, får redusert interhusleie fra oppsigelsesfristen utløp. Dette uavhengig av om ny leietaker er funnet.

Eksempel: FAK1 sier opp areal 1.juli og flytter ut senest 18.august. FAK1 får redusert internhusleie fra 1.september, dette uavhengig av om nye leietaker er funnet.

Framleie

Enheter har ingen anledning til å framleie sine lokaler.

Nødvendige flyttinger grunnet utenforliggende forhold 

Noen forhold som ligger utenfor OsloMets kontroll kan medføre at enheter må flytte. Dette kan for eksempel være et leieforhold som blir oppsagt av en ekstern gårdeier, eller en leiekostnad som stiger til uoverkommelig nivå og at kontrakten derfor ikke fornyes.

Internhusleie-reglene tar som utgangspunkt at fellesskapet må dekke ekstraordinære kostnader i slike tilfeller. Samtidig vil dette gjelde et fåtall hendelser som vil bli behandlet individuelt av rektor.

Hovedregelen er at endringer i leiekostnader også endrer internhusleien enhetene betaler, uten justering av tildeling.

Rutiner ved behov for større/andre arealer

Eiendomsavdelingen mottar behov fra fakultetene gjennom to kanaler. For det første meldes behov inn to ganger i året gjennom et eget skjema. Dette er den primære kanalen for enhetene å melde inn større behov for nye lokaler eller oppgraderinger/ ombygginger av lokaler.

For det andre avholder fakultetsdirektørene i fellesskap møter med eiendomsdirektøren for å diskutere behov, prioriteringer og framtidige endringer. Dette møtet fungerer også som forum for å avklare eventuelle uklarheter ved internhusleiemodellen. Fakultetsdirektørenes møte med eiendom kan initiere en detaljering av rutiner for innmelding av behov, og øvrige vurderinger i forbindelse med internhusleie.