template.back.to.overview Organisering og ansvar

OsloMet sitt organisasjonskart (PDF).

OsloMet – storbyuniversitetet er et moderne universitet med en lang historie som strekker seg mer enn 200 år tilbake i tid. Gjennom årene har utdanningene ved OsloMet og OsloMets forløpere bidratt til å forme det moderne velferdssamfunnet vi har i Norge.

• Les mer om vår historie (oslomet.no).
• Mer om OsloMet (oslomet.no)

Overordnet arkivansvar

OsloMet har arkivplikt etter arkivloven § 6. Rektor har det overordnede arkivansvaret ved OsloMet, og ansvar for at universitetets dokumentasjons- og informasjonsforvaltning er i samsvar med lover og forskrifter (jf. arkivforskriften § 1).

Rektor har delegert det det operative og faglige lederansvaret for arkivtjenesten til seksjonssjef for SDI (jf. riksarkivarens forskrift § 2.1). Seksjonssjef for SDI fungerer også som OsloMets arkivleder, og rapporterer til IT-direktør i Avdeling IKT i Divisjon for organisasjon og infrastruktur. Rektor har delegert ansvar for å se til at SDI har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å ivareta sine oppgaver til direktør for Divisjon for organisasjon og infrastruktur.

Nedenfor følger oversikt over den enkeltes ansvar og fullmakter for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning ved OsloMet:

Arkivleder

Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for drift og utvikling av høgskolens dokumentasjons og informasjonsforvaltning. Dette inkluderer å ha et overordnet faglig ansvar for universitetets arkivtjeneste, påse at arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende retningslinjer og regelverk, samt å ha systemeieransvar for institusjonens sak- og arkivsystem. Arkivleder har skal påse at arkivarbeidet ved OsloMet er i henhold til arkivplanen. Arkivleders oppgaver og ansvar er nærmere beskrevet i utdypingen av myndighet, ansvar og arbeidsoppgaver for arkivansvarlige ved OsloMet.

Leders ansvarsområde (gjelder alle ledere)

• Fordele saker og dokumenter til rett saksbehandler.

• Sørge for at restanselister blir fulgt opp ved sin enhet

• Bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt.

• Påse at gjeldende regelverk og rutiner, inklusive lokale arkivrutiner, blir fulgt.

• Plikter å varsle arkivleder om endringer i fagsystem og innkjøp av nye system.

• Påse at ansatte som slutter rydde/ avslutter eller overfører sine saker

• Vedlikeholde dokumentasjonskravene i samsvar med gjeldende arkivplan.

Saksbehandlers ansvarsområde (gjelder alle saksbehandlere)

• Kontrollere at inngående henvendelser registrert av SDI er registrert på riktig sak og saksbehandler. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på henvendelser på e-post som ikke er registrert i P360.

• Offentlighetsvurdering av dokumenter. Saksbehandler er selv ansvarlig for å påføre riktig gradering med rett lovhjemmel.

• Påse at dokumentene i samme sak holdes samlet.

• Sørge for at e-post/brev som kommer direkte til saksbehandler blir registrert i Sak- og arkivsystem. Saksbehandler skal selv importere e-post til Sak- og arkivsystem.

• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at dokumentet kun omhandler en sak.

• Påse at alle vedlegg som går ut sammen med brevet er knyttet til saksbehandlingssystemet.

• All saksbehandling skal skje i universitetets sak/arkivsystem eller i fagsystemer. Ingen journalføringspliktige dokumenter, hverken elektroniske eller papir, skal lagres i personlige filer/mapper.

• Sørge for å ferdigstille/ekspedere egenproduserte dokumenter (både utgående brev og interne notater), slik at de kan journalføres av SDI.

• Sørge for at inngående dokumenter og interne notater blir ferdigbehandlet og avskrevet innenfor gitte frister.

• Avslutte saker når saken er ferdigbehandlet.

• Sørge for at egne saker blir ivaretatt av stedfortreder i ved ferie og fravær.

Systemforvaltere for øvrige fagsystemer ved OsloMet

Systemforvaltere for det enkelte fagsystem som skal i samarbeid med arkivleder foreta bevarings- og kassasjonsvurdering, foreta periodiseringer, og i samarbeid med SDI foreta eventuelt uttrekk for avlevering til Arkivverket. Systemforvalter skal påse at dokumentasjon lagres i gjeldende sak- og arkivsystem it. gjeldende bevaring- og kassasjonsplan, og melde ifra om avslutning av systemer.

Arkivdepot og avlevering

Etter arkivforskriften § 18 er universitetet forpliktet til å avlevere avsluttede arkiver til arkivdepot. Overføring av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot gjøres etter avtale med Arkivverket. Arkivleder er ansvarlig å påse at slik overlevering skjer.

Teknisk drift og vedlikehold av Sak- og arkivsystemet

• UH-sektorens tjenestelevandør er ansvarlige for oppdateringer/endringer av sak og arkivsystemet jf. inngått avtale.  

• Leverandør er ansvarlig for å rette opp feilmeldinger og endringsønsker.

• IT-avdelingen skal legge til rette for at implementeringer og endringer utføres i henhold til de krav som tjenesteleverandør og leverandør stiller.

• IT skal i samarbeid med SDI påse at systemet er tilgjengelig for brukerne og håndtere eventuelle lokale, tekniske feil.

• Råd, nemnder og utvalg ved OsloMet (oslomet.no)
• Universitetsstyret (oslomet.no)
• Universitetsledelsen (oslomet.no)
• Myndighetsfordeling (oslomet.no)

Internkontroll for personvern og informasjonssikkerhet.

Melde sikkerhetshendelser og personvernavvik.