Det lovlige grunnlaget - Ansatt

Det lovlige grunnlaget "Berettiget interesse" - vurdering

Det lovlige grunnlaget "Berettiget interesse" - vurdering

Ved bruk av det lovlige grunnlaget "berettiget interesse" i personvernforordningen (GDPR, art. 6 nr. 1 f) skal det gjøres en dokumentert vurdering - en balansetest. OsloMet sin interesse i behandlingen skal veies opp mot konsekvensene dette har for den registrerte; det vil si den ansatte, studenten, forskningsdeltaker og lignende.
  • Skjema for vurderingen

    Se skjema for vurdering av "berettiget interesse". Dette skjema bør lagres i P360 sammen med en dokumentert risikovurdering og andre dokumenter knyttet til behandlingen/arbeidsprosessen.

  • Når er det aktuelt å bruke «berettiget interesse»?

    Svært praktisk ved markedsføring, personaladministrasjon, ved påmelding til kurs og arrangement, medarbeiderundersøkelse, medarbeidersamtale, kartlegging av kompetanse, ivaretagelse av sikkerhet, kontrolltiltak (andre tiltak enn det som følger av aml. kap. 9, men se begrensningen i § 9-1) utsendelse av undersøkelser/evalueringer, bruk av portrett bilder, bruk av ulike systemer for kommunikasjon og samhandling, for eksempel Office 365, Zoom, Teams o.l.

  • Hva må du huske på?

    • Det skal være påregnelig for den registrerte at opplysningene blir behandlet for det aktuelle formålet.
    • Det skal gjøres en balansetest der OsloMet/tredjeparts interesser veies opp mot konsekvensene behandlingen vil få for den ansatte, studenten, informanten, besøkende og lignende, for eksempel innen liv og helse, personvern, sosiale, økonomiske eller rettslige forhold.
    • Husk å dokumentere vurderingene og avveiningene! Arkivering i P360.

    NB! Ikke anvendelig ved offentlig myndighetsutøvelse (da skal man bruke bokstav e) eller bruk av "særlige kategorier".

  • Interesseavveiningen – struktur

    Interesseavveiningen nr. 1 Virksomhetens eller allmennhetens interesse

    • Hvilke fordeler oppnår virksomheten ved den aktuelle behandlingen av personopplysninger, som eksempel utsendelse av informasjon/spørreundersøkelse til alumnier?

    • Hvilke fordeler oppnår befolkningen/allmennheten? – Hvor stor verdi har behandlingen? Kan behandlingen på noen måte være negativ for befolkningen/allmennheten?

    Hvis tidligere studenter svarer på undersøkelser/evalueringer kan det gi forbedret studietilbud, kan komme med nyttig informasjon til nye studenter om deres erfaringer; for eksempel ved utenlandsopphold.

    Noen alumniene kan imidlertid synes at det er spam/for mye epost, er egentlig ferdig med OsloMet, har hatt dårlige erfaringer.

    Interesseavveiningen nr. 2 Hensynet til personvernet

    • Behandlingens omfang – Hvor mange enkeltpersoner påvirkes?

    • Vil ulempene vare over tid?

    • Hva mener de berørte/registrerte?

    • Virkninger for de berørte/registrerte?

    • Opplysningenes art

    • Følsomme opplysninger, personkarakteristikker……, lett å få tilgang til opplysningene?

    • Risikoen for at personopplysninger kommer på avveie

    Interesseavveining nr. 3 – Tiltak for å minimere personvernulempene

    • Er det innført en reservasjonsadgang? Evt. protestadgang i art. 21 nr. 1 (må foreligge grunner knyttet til den registrertes «særlige situasjon» - Sikkerhetsventil med særlig høy terskel).

    • Har virksomheten innført andre tiltak for å begrense personvernulempene?

    Hvis alumniene svarer på forespørselen og samtykker til innsamling – ok. Hvis de ikke svarer eller svarer at de ikke vil ha flere forespørsler, bør de ha mulighet til å reservere seg for flere forsøk på kontakt.

    Interesseavveining nr. 4 – Balansetest

    Befolkningens/tredje personers interesse i at det sendes ut informasjon og undersøkelser til, for eksempel alumnier, må veies opp mot de tidligere studentenes behov for beskyttelse.

    Er inngrepet i personvernet forholdsmessig i eksempelet med alumnier?

    Det skjer en behandling av noen få alminnelige personopplysninger (kontaktinformasjon), slik at utsendelse av informasjon må anses å være lite inngripende, kontaktinformasjonen er informasjon som kriminelle og økonomiske aktører ikke er så interessert i eller vil gjøre så stor innsats i å få tak i, og utsendelsen vil være ganske påregnelig for de fleste tidligere studenter.

    En mulig vurdering her vil være at befolkningens/tredje personers interesse i utsendelsen veier tyngre enn tidligere studenters behov for beskyttelse i forhold til nytten andre studenter vil ha av alumniens evaluering og erfaringer av studium og utenlandsopphold, contra at enkelte vil synes at dette er spam.

  • Ressurser