Arbeidsordre
Arbeidsordre består av minst fire siffer, en bindestrek og tre siffer etter bindestreken (for eksempel 1234-100). OsloMets økonomimodell krever arbeidsordre på alle kostnader.
Alle ansatte har en fast arbeidsordre som er tilknyttet enheten hvor man er ansatt, og som bestemmer hvor lønnen føres i regnskapet. De fleste andre utgifter føres også på denne arbeidsordren og står i alle arbeidsavtaler. Dersom man jobber på et prosjekt eller hvis den aktuelle utgiften skal belastes en annen enhet enn der man jobber, må man finne ut hva korrekt arbeidsordre er.
Alle ansatte må derfor kunne sin egen arbeidsordre, og eventuelt andre arbeidsordre som de skal benytte ved bestilling av varer og tjenester. Arbeidsordren skal oppgis i mange forskjellige systemer: når man bestiller reise via reisebyrået, når man skal registrere arbeidstimer på prosjekter i timelister, ved registrering av reiseregninger/refusjoner i SAP og ved bestilling av andre varer og tjenester i "Min bestilling".
Det er den ansattes ansvar å føre opp riktig arbeidsordre. Dersom det blir ført opp feil nummer, fører det til feil i systemene og dette er arbeids- og tidkrevende å rette opp. I tillegg vil man ikke finne sin egen leder/godkjenner i systemet uten riktig arbeidsordre.
I noen systemer må man oppgi budsjettenhet og prosjekt i tillegg til arbeidsordre, se nedenfor for mer informasjon. I noen systemer kan man velge arbeidsordre fra en nedtrekksmeny og andre steder er det et fritekst-felt.
-
Hvordan finner jeg riktig arbeidsordre?
Spør din leder eller en økonomikonsulent i din enhet.
Alle ledere har tilgang til arbeidsordre som er tilknyttet eget kostnadssted gjennom Styringsportalen.
I noen systemer er det en nedtrekksmeny hvor du kan velge arbeidsordre. Du kan søke på navn på enheten, navn på prosjekt eller tallrekken ved å begynne å skrive inn teksten eller sifrene på enheten man skal belaste. OBS: Noen arbeidsordre er svært like, både i tekst og siffer.
-
SAP-portalen/DFØ-appen for reisesøknader, reiseregninger, refusjoner og time/oppdragskontrakter
Lønn, refusjoner, reiseregninger og time/oppdragskontrakter som sendes i SAP-portalen, styres etter budsjettenhet. Alt som belastes på en budsjettenhet går til godkjenning hos den som har budsjettdisponeringsmyndighet for budsjettenheten i SAP. Dette settes opp på grunnlag av de fullmaktene som er tildelt den enkelte leder.
Samtidig er det arbeidsordre som avgjør hvor utgiften belastes i regnskapet.
Derfor må lønn, refusjoner, reiseregninger og kontrakter som bestilles via DFØ-appen og SAP konteres både med riktig budsjettenhet og med riktig arbeidsordre. Hjelp til DFØ-appen og SAP-portalen.
-
Min bestilling - for bestilling av varer og tjenester
Alle bestillinger skal gå via Min bestilling. Her blir man bedt om å oppgi arbeidsordre før man får sendt bestillingen til bestiller. Hvis kostnaden skal føres på en annen enhet enn hvor du jobber eller på et prosjekt, kan du søke på tall eller tekst i feltet som heter "Søk".
-
IT-bestillinger
Man bestiller PC-er og telefoner og tilleggsutstyr via Service Now - dette er IT sitt eget bestillingssystem. I dette systemet blir man kun bedt om å oppgi budsjettenhet per dags dato. Når man velger budsjettenhet dukker godkjenners navn opp automatisk.
-
Andre koder: konto, bestillerkode, budsjettenhet og prosjektnummer
- Konto - beskriver hvilken type kostnad det gjelder (for eksempel reise, bok eller blomst). 4 siffer.
- Bestillerkode - firesifret kode som brukes til å merke fakturaer hvis man unntaksvis ikke bruker bestillingssystemet (for eksempel husleie, strøm eller andre løpende kostnader).
- Budsjettenhet - alle organisasjonsenheter har en budsjettenhet, hvor lønnen til de ansatte i enheten belastes - 5 siffer. De tre første sifrene følger en felles struktur, der de 2 første sifrene viser til divisjon, fakultet eller senter og det tredje sifferet viser til institutt eller ansvarsområdet i FA. En leders BDM (budsjettmyndighet) tildeles på budsjettenhet.
- Prosjektnummer - en aktivitet eller oppgave med et unikt 6-sifret prosjektnummer. Starter med 2*. Alle prosjektnummer er tilknyttet en budsjettenhet, og alle arbeidsordrer er tilknyttet et prosjektnummer.