TSD 2.0 - Tjeneste for sensitive data

Tjeneste for sensitive data, TSD 2.0, utvikles og driftes av USIT ved UiO (uio.no), og inngår i NorStore, den nasjonale infrastrukturen for håndtering og lagring av vitenskapelige data. TSD er kjøpt inn fra UiO av OsloMet, og UiO leverer også brukerstøtte på tjenesten.

Før søknad til TSD må følgende være tilfredsstilt

1. Prosjektet skal behandle data som er sensitive. Hovedsakelig særlige kategorier av personopplysinger, men også andre data med særlige krav til sikring.
2. Det kreves dokumentasjon som vedlegg for tilråding/godkjenning til å håndtere aktuelle data (typisk Personverntjenester (Sikt), REK, Personvernombud).
3. Prosjektet skal være registrert i Forskningsdatabasen hos OsloMet. I praksis også Public360 og Meldingsarkivet hos Personverntjenester (Sikt).
4. At TSD leverer ønsket funksjonalitet til forskningsprosjektdeltagerne. Sjekk UiOs oversikt over nødvendig programvare (uio.no).
5. Utfylt og signert (*) vedlegg. Det må fylles ut et dokument: Vedlegg til databehandleravtale (PDF) (lastes ned i søknadsprosessen)

Ved utfylling av søknad til TSD bør en alltid benytte TSD sin lenke (uio.no) (alltid siste oppdatert versjon).

Om søknadsskjema

Søknadsskjema (Nettskjema) har åtte sider (pr. juni 2021). Tilgang til søknadsskjema krever pålogging med BankID

Søknadsskjema steg for steg:

1. Informasjon om deg som prosjektadministrator
2. Informasjon om prosjektet
   1. Last opp etisk godkjenning (SIKT-persontjenester, REK, Personvernombud)
   2. Navn og kortnavn på prosjektet (kortnavn kun intern bruk hos TSD)
   3. Prosjektkode (Dette velger du selv, – intern bruk hos TSD)
   4. Sluttdato for prosjektet
   5. Oppbevaringsdato for prosjektet (denne kan avvike fra datoen over)
   6. Om dataene inneholder personopplysninger som er direkte identifiserbare eller om de er avidentifisert
   7. Hvor/hvordan koblingsnøkkelen lagres
3. Forskningsansvarlig institusjon for prosjektet
   1. Fyll ut og signer (*)  maldokument (Vedlegg til databehandleravtale (PDF)) og last den opp)
4. Fakturering
   1. Kontaktperson for fakturering: Prosjektleder
   2. Faktura merkes med: Bestillerkode for din avdeling (krever innlogging)
   3. Adresse: 997058925 (Elektronisk fakturaadresse for OsloMet)
   4. Postnummer: Benyttes ikke
   5. Sted: Benyttes ikke
      1. Postnummer og Sted er obligatoriske felt fra TSD, men ikke brukt av OsloMet.
5. Lagring og operativsystem:  Standardverdier er vanlig
6. Behov for tungregning og database:  Standardverdier er vanlig
7. Signering og levering.

MERK: Årlig tjenesteavgift har hittil blitt dekket av Avdeling for IKT.  Fakturering direkte til prosjekt er aktuelt for tilleggstjenester (utviding av maskinvare (CPU/RAM), konsulentarbeid i TSD).

(*) signering: Ved ikke fysisk tilstedeværelse kan signering gjennomføres ved at dokumentet printes, signeres og tas bilde av med en mobil enhet før det returneres elektronisk.

Se gjeldende prisliste for TSD-tjenester (uio.no) (Universitet- og høyskolesektoren)

1. Årlig tjenesteavgift ("Basic package"), samt månedlig lisenskostnader for MS Office (Word, Excel osv.) vil bli betalt av avdeling for FOU på OsloMet.
2. Øvrige lisenskostnader vil bli belastet det enkelte prosjekt. Det samme vil ekstra ressursbehov (RAM, core m.m.) utover det som tilbys i basis-pakken (basic TSD package).

For søknad om finansiering

NB! Har du data som krever sikker infrastruktur som TSD, så husk å spesifisere denne kostnaden i søknad om finansiering.

Som ansvarlig («projekt admin») for et TSD-prosjekt er det viktig at du gjør deg kjent med ditt ansvar. Dine viktigste oppgaver som prosjekt-admin vil være å:

1. Ha satt deg inn i regelverket  (se "Brukertilgang - hva sier regelverket" under)
2. Administrere prosjektets brukertilgang (se UiO sin veileder her) (uio.no). Ofte må adgangen begrenses til bestemte brukergrupper og man kan da opprette såkalt granulær tilgang (uio.no)
3. Avklare behov for programvare og ekstra maskinressurser (se egne rutiner for "Programvare for TSD" under)
4. Styre prosjektets varighet og rutiner ved prosjektets utløp - se "Krav om langtidslagring?" under)

Brukertilgang - hva sier regelverket?

Før du gir noen tilgang til å jobbe på dataene i ditt prosjekt, uavhengig av hvilket system eller informasjon du behandler må du sørge for at

• du har et lovlig grunnlag etter personvernforordningen og eventuelt helseforskningsloven for å dele dataene med samarbeidende institusjon eller kategorier av mottakere (listet opp i meldeskjemaet til Sikt, og eventuelt REK)
• det er sendt endringsmelding til SIKT og eventuelt REK dersom det ikke er oppgitt i første meldeskjemaet/søknaden at vedkommende skulle ha tilgang til prosjektets data.
• det er inngått nødvendige avtaler dersom prosjektdeltaker er ekstern (samarbeidsavtale, databehandleravtale eller avtale om felles behandlingsansvar, eventuelt overføringsavtale)
• taushetserklæring er undertegnet, eventuelt at det er gitt unntak
• det er etablert et overføringsgrunnlag etter artikkel 45 eller 46 i personvernforordningen og gjort en vurdering av sikkerheten, dersom vedkommende arbeider i eller er tilknyttet en institusjon utenfor EU/EØS. Se overføring av forskningsdata til utlandet.

• det er registrert i OsloMets Forskningsdatabasen (FDB) at vedkommende deltar i prosjektet (navn + samarbeidende institusjon)

Pass på at du også

• melder prosjektet avsluttet når du ikke lenger trenger det.
• melder ut enkelt-brukere i TSD når de ikke lenger trenger tilgang.

Krav om langringsplikt?

Sjekk også om ditt prosjekt har krav om lagringsplikt etter prosjektslutt. I så fall skal ikke ditt prosjekt slettes, men få status som «låst» med hensyn på tilgang. Som prosjektleder må du sørge for at tjenesteleverandøren, her TSD, har blitt informert om dette (tsd-contact@uio.no). 

Nettskjema brukes ofte til innsamling av data. Bruker du Nettskjema til innsamling av sensitive data eller personopplysninger kan data sendes kryptert fra Nettskjema til TSD 2.0 (uio.no).

Med bruk av Nettskjema kan du gjøre datainnsamling på følgende måter:

• Spørreskjema
• Diktafon-App (ansatt.oslomet.no) (lydopptak som sendes kryptert)
• Bilde-App (bilder som sendes kryptert)

Om maskinvare

Merk at en standard TSD-prosjektmaskin har tilsvarende kapasitet som en typisk bærbar maskin. Standardspesifikasjon for TSD-prosjektmaskin er 8 GB RAM og en prosessorkjerne (2,2 GHz).

Til større datafiler og statistisk arbeid vil det derfor være nødvendig å «oppgradere» kapasiteten.

Les mer om kostnader ved oppgradering (uio.no)

Kontakt itservicedesk@oslomet.no dersom du ønsker råd rundt prosjektmaskin i TSD.

Om lagring

I standardoppsettet til TSD vil du få lagring opptil 1 TiB noe som vil være nok for de fleste.

Dersom ditt prosjekt har behov for mer, kan dette legges inn i søknadsskjema eller forespørres underveis i prosjektet. Kostnader vil da påløpe. Se prislisten. 

Avhengig av hvilket program du skal benytte i TSD, må du sjekke hvorvidt ditt program er "bestillingsvare" eller kan lastes ned på egen hånd.

Av "bestillingsvare" skiller vi på programmer OsloMet allerede har "site-lisens" på, men må få aktivert via TSD Contact, og programvare som det må skaffes lisens på via OsloMet sin utstyrsbestilling.

Ønsker du programvare i TSD som ikke finnes på bestillingssiden, så kan dette meldes til itservicedesk@oslomet.no.

Husk alltid å oppgi prosjektnummer og brukernavn ved bestilling

1. Prosjektnummer: p123,
2. Brukere: Ola Nordmann (p123-olan) og Kari Olsen (p123-kariol)

Programvare for bestilling

Programvare som må bestilles via TSD Contact (**).

OsloMet har site-lisens på visse programvare (se liste under). Den samme lisensen kan gjenbrukes når OsloMets brukere opererer inne i TSD, men dette må bestilles (av den som er prosjekt-admin) via epost til TSD Contact (uio.no) som så installerer denne på prosjektets TSD maskin.

Det gjelder følgende programmer.

• NVivo
• f4transcript
• Matlab
• SPSS
• STATA, MP-version (multiprocessors) (***)

Bestillingene må gjøres av den som er project-admin.

TSD skal være informert om hvilke lisenser OsloMet har site-avtale på og vil dermed tilgjengeliggjøre programvaren for prosjektet på forespørsel.

Programvare som bestilles via IT-utstyr hos OsloMet. Priser pr. juni 2020 / pr.lisens

• Mplus og Add-on (9000,-)
• Stat/Transfer (2000,-)

Når programvaren er bestilt og mottatt, sørger vi for å kommunisere dette til TSD slik at programvaren blir tilgjengelig der for ditt prosjekt.

For programvare som ikke finnes i listen, må dette også bestilles via den samme kanalen.

Pre-installert programvare i TSD

Til info er følgende programvare eneste som er pre-installert

• 7-Zip
• Firefox
• Gpg4win
• LAV Filters
• MPC-HC
• PowerShell 7
• PuTTY

Programvare du må installere selv inne i TSD

Alle programmer som du selv må installere er tilgjengelig fra TSD sitt eget SoftwareCenter. Du finner SoftwareCenter ved å skrive Software Center i søkefeltet på skrivebordet inne i TSD. 

Listen over tilgjengelige programvare i Software Center er lang (*), men her finner du blant annet Office 2016, R, RStudio, Python3 og VLC Media Player for avspilling av lyd/video.

TSD skiller mellom såkalt betalbar og gratis-programvare i Software Center. Office 2016 er betalbar, de øvrige i listen (*) er gratis (freeware/open source).

For installasjon av Office vil dermed OsloMet bli belastet for en månedskost per bruker. 

(*) Acrobat Reader, AdoptOpenJDK JRE, Anaconda3, Audacity, AutoHotKey, ELAN, Ghostscript, Git (WinGit), GitHub CLI, Graphviz, HandBrake, ImageMagick, Julia, LibreOffice, MiKTeX, Notepad++, PSPP, psqlODBC, Python3, QGIS, R, RStudio, Rtools, TeXstudio, Visual Studio Code, VLC Media Player, WinSCP, Xming

(**) fri bruk av disse programvare i TSD forutsetter at du er OsloMet-bruker (eventuelt OsloMet gjestebruker).

(***) Oppgi til TSD Contact hvilken versjon av STATA som skal installeres

UiO kom på slutten 2020 med en ny tjeneste i TSD som muliggjør videoopptak fra pc eller mobil/nettbrett direkte til TSD. Vær klar over at mellomlagring i Nettskjema ikke en del av løsningen. Opptaket sendes direkte og kun til TSD og forutsetter selvsagt en TSD-konto.

Forutsetningen er at du har en nettleser med camera- og mikrofon-funksjonalitet som ellers fungerer som eksempelvis med bruk av Zoom.

Du kan lese mer om tjenesten og oppsett for bruk på UiOs nettsider. (uio.no)

For førstegangsbruk kreves et minimum av oppsett og vi anbefaler at funksjonen testes før det besluttes om den skal tas i bruk for ditt prosjekt.

Kontakt

• Kontakt itservicedesk@oslomet.no dersom du trenger rådgivningen.
• Kontakt TSD på UiO dersom (uio.no) du har konkrete spørsmål til løsningen.  

Kun lydopptak?

Dersom du kun skal ta opp lyd og ikke bilde, er antakelig Diktafon-appen løsningen for deg. Se kom igang med lydopptak (student.oslomet.no).

Unntak for at TSD ikke skal brukes for prosjekter som jobber med sensitive data må avklares med Avdeling for IKT og kontakt: itservicedesk@oslomet.no.

• Akutt behov for sikring av data
• Det er ikke tilgang til internett der sensitive data skal behandles.
• Alternativ teknisk løsning med tilfredsstillende god sikring.
• Prosjektet er avhengig av programvare som ikke kan leveres av TSD.
  • TSD har det meste av aktuell programvare, eller alternativ programvare med tilsvarende funksjonalitet.
• Godkjenning som stiller spesifikke krav til maskinvare og behandling.
  • TSD blir i økende grad anerkjent som et godt alternativ til frittstående maskiner uten nettilgang og plombert/kryptert maskinvare. Dataleverandør eller godkjenningsinstans må eventuelt godkjenne overføring til TSD.
• Behandling av sensitive data utgjør en svært kort og godt sikret periode av det totale prosjektløp.
  • Dette kan eksempelvis være intervju som transkriberes og anonymiseres på en sikker måte, og dette er en svært liten del av prosjektet. Originalfiler krypteres og lagres med utgangspunkt at de ikke skal åpnes (bare kunne åpnes for kontroll).
• Bare én prosjektdeltaker med god opplæring/rutiner for sikker håndtering av data (krypterte enheter, krypterte filer, ikke nettilgang, backup,).

Ett godt utgangspunkt for alle spørsmål er TSD sine hjemmesider (uio.no)  - den engelske versjonen blir oppdatert og bør benyttes.

Oppretting av TSD-konto

Oppretting av TSD-konto vil skje automatisk etter at TO trinn er gjennomført:

1. Prosjektdeltaker må søke om tilgang til aktuelt prosjekt ved å oppgi prosjektnummer (pXXX)
2. Prosjektleder må autorisere prosjektdeltaker ved å oppgi dennes personnummer. Les mer om brukeradministrasjon (uio.no).

Etter at dette er gjort vil konto bli opprettet og prosjektdeltaker vil motta e-post frå TSD med videre informasjon om hvordan en logger på og kommer i gang.

Da har TSD har sin egen servicedesk og saksbehandlingssystem som du skal benytte dersom du har spørsmål direkte om din konto eller få teknisk hjelp. Gå til denne siden for å komme til kontaktsiden når du skal sende en melding til UiO sin servicedesk.

Kontaktpunktene til TSD står i linken, men gjentas under:

• For eksisterende/pågående prosjekter: tsd-drift@usit.uio.no

• For planlagte prosjekter eller administrative spørsmål: tsd-contact@usit.uio.no

(Gjennom en henvendelse til TSD får du et eget saksnummer i deres RT-system, med en egen bruker og passord med tilgang til saksbehandlingssystemet hvis behov)

Når OsloMet sine tjenesteforvaltere bør eller kan kobles på?

Iblant kan det være saker eller henvendelser der OsloMet sine tjeneste- og avtaleforvaltere av TSD også bør være informert, eller av annen grunn bør kobles på og følge saken.

Sett derfor itservicedesk@oslomet på kopi i henvendelsen, enten du:

• Kontakter TSD for første gang vedrørende en henvendelse.

• Allerede har en sak pågående hos TSD, der du ønsker at også tjeneste-/avtaleforvalter fra OsloMet bør involveres: i din epost-korrespondanse med TSD, send en reply i saken, sett inn itservicedesk@oslomet.no på kopi-feltet og skriv at vi kobler på lokal servicedesk.

Personvernerklæring TSD

Personvernerklæring, brukervilkår og underleverandører til TSD

Kurs og videoer i TSD

• Kursoversikt. Kursene tilbys via Zoom. Nye kurs publiseres fortløpende. (uio.no)
• Se videoer fra tidligere kurs (uio.no)

TSD hjelp sider

• Oversiktsside for all hjelp og veiledning (på engelsk) (uio.no)
• Filstrukturer og hvordan få opp (N:) -området (uio.no)
• Hvordan sette passord i TSD? (uio.no)
• Hvordan logge inn med bruk av programmet Horizon Client (husk at programmet må installeres fra Software Center på OsloMet først)? (uio.no)

Tilgang til registerdata

• SSB låner ut mikrodata til forskningsprosjekter og har data knyttet til personer, virksomheter og foretak 
• Om tilgang til ressurser fra andre virksomheter 

TSD for studenter tilbys gjennom det som kalles "TSD klassesett" og fungerer på den måten at man tilgangsstyrer mapper per studentprosjekt.

Fra høsten 2023 er det bare studenter ved HV-SHA og HV-RHT som får tilbud om å benytte TSD. Samt at studenter på SAM får tilbud om den nesten tilsvarende infrastrukturløsningen, EduCloud Research. LUI planlegger å delta i piloten fra våren 2024.

Hvordan søke tilgang?

Tilhører du en av de nevnte enhetene over så ta en titt på denne nettsiden i Canvas for å se hvordan du går frem dersom du har et studentprosjekt som skal behandle sensitive data og du tenker at TSD kan være noe for deg.