Innhold
- Slik varsler du
- Hvorfor varsle
- Hva kan det varsles om
- Hvem kan varsle
- Hvem kan du varsle til
- Anonymitet
- Forsvarlighet
- Oppfølging av varselet
- Hensynet til den omvarslede (den det varsles om)
- Saksbehandling i varslingssaker
- Ekstern informasjon
Slik varsler du
Det kommer snart på plass en egen varslingskanal for sikker varsling på OsloMet. Inntil videre må du bruke denne framgangsmåten hvis du skal varsle om kritikkverdige forhold:
- Du varsler primært tjenestevei/ i linjen, det vil si til nærmeste leder. Gjelder saken nærmest leder – snakk med lederen over. Om du ønsker det kan du ta med deg en du har tillit til når du snakker med leder. Dersom du mener at saken er av en slik karakter at den vanskelig kan løses tjenestevei, kan varselet sendes til varslingsnemnda. Du kan også ta kontakt med verneombud eller tillitsvalgt.
- Du kan varsle på ulike måter, per brev, epost, telefon eller muntlig. Skjema for varsling kan også benyttes. Det er viktig at du i henvendelsen gjør det klart at den er å anse som et varsel.
- Gi en så presis beskrivelse av saken som mulig. Hva du varsler om, hvor og når det skjedde, hvem som er involvert/vitner, og eventuell kjennskap til tidligere saker.
Før du varsler bør du leser hele denne varslingsveiledningen.
Hvorfor varsle
OsloMet skal sørge for at alle har et trygt arbeids- og studiemiljø og har ansvar for å iverksette tiltak hvis kritikkverdige forhold avdekkes. Derfor er det viktig at du sier ifra dersom du oppdager kritikkverdige forhold. Varsler behandles konfidensielt og du skal ikke oppleve negative konsekvenser (gjengjeldelse) fordi du varsler.
Hva kan det varsles om
Varsling er å si fra om
- brudd på lov og regelverk
- brudd på universitetets retningslinjer
- brudd på alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt
- alvorlige forhold som kan skade universitetet eller samfunnet
For eksempel ønsker OsloMet at du sier fra om
- mobbing, trakassering eller diskriminering
- uønsket seksuell oppmerksomhet
- brudd på sikkerhetsbestemmelser
- miljøkriminalitet
- økonomiske mislighold, korrupsjon eller økonomisk utroskap
- brudd på profesjons- og forskningsetiske retningslinjer
- aktivitet som kan skade eiendom eller infrastruktur
Arbeidsmiljøloven har regler som lovfester arbeidstakeren sin rett til å varsle. Loven gir arbeidstakere som varsler vern mot gjengjeldelser og pålegger arbeidsgiver å legge forholdene til rette for varsling i virksomheten. I noen tilfeller angir loven at ansatte har plikt til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.
Det vil alltid være ulike meninger om beslutninger som fattes enten det handler om budsjettfordeling, ansettelser, faglige prioriteringer eller vedtak med hjemmel i lov og regelverk. Å gi uttrykk for slik uenighet regnes ikke som varsling.
Hvem kan varsle
Ansatte, tillitsvalgte, fagforeninger og verneombud kan varsle på egne eller andres vegne om kritikkverdige forhold. Gjelder det trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse har du som ansatt plikt til å varsle (arbeidsmiljøloven § 2-3).
Også universitetets studenter, eksterne styremedlemmer, oppdragstakere, samarbeidspartnere og besøkende kan varsle om kritikkverdige forhold.
Hvem kan du varsle til
Intern varsling
OsloMet ønsker å løse problemer så tidlig som mulig og på lavest mulig nivå. Ansatte skal fortrinnsvis varsle tjenestevei (via nærmeste leder).
Studenter som har spørsmål om sine rettigheter som student kan kontakte studentombudet. Tilbakemeldinger vedrørende blant annet trivsel og læringsmiljø, studentservice, evalueringer mv. kan gis via si-ifra@oslomet.no.
Dersom studenter ønsker å varsle om mobbing, uønsket seksuell oppmerksomhet, trakassering eller andre kritikkverdige forhold varsler man direkte til varslingsnemnda.
Eksterne medlemmer i styrer og råd, oppdragstakere, samarbeidspartnere og besøkende varsler til varslingsnemnda.
Varsling om forskningsetiske forhold skjer til universitetets forskningsetiske utvalg.
A. Varsling tjenestevei (gjelder ansatte)
Ansatte som oppdager brudd på lov og regelverk, etiske normer eller alvorlige forhold som kan skade universitetet eller samfunnet, skal som hovedregel varsle nærmeste leder. Hvis problemet ikke kan løses lokalt, varsles lederen på nivået over.
Hvis sakens karakter er av en slik art at den ikke kan løses lokalt, kan den stiles rett til lederen på et høyere nivå.
Ansatte har rett til å ha med seg en person man har tillit til i møter som gjelder arbeidsmiljøet. Dette kan for eksempel være en tillitsvalgt eller et verneombud.
Dersom saken ikke blir løst eller vanskelig kan løses tjenestevei, kan den sendes til varslingsnemnda. Å sende et varsel til varslingsnemnda er en tilleggskanal når kritikkverdige forhold ikke lar seg løse tjenestevei, og skal ikke erstatte ordinær konfliktløsning og kommunikasjon med ledere. Det vises til universitetets retningslinjer for konflikthåndtering.
B. Varsling til varslingsnemnda
Varsling til varslingsnemnda gjøres til seniorrådgiver HMS Ingerid Wefring som er sekretær for nemnda. Du kan også sende varsel direkte til varslingsnemndas leder Lill Egeland i advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS.
Ekstern varsling
Hvis intern varsling ikke fører fram eller du vurderer at det ikke er hensiktsmessig, er det mulig å varsle tilsynsmyndighetene som for eksempel Arbeidstilsynet, Sivilombudsmannen, politiet eller departement. Du kan også varsle via egen advokat.
Bruk av media
Vær varsom med å bruke media for å få oppmerksomhet om kritikkverdige forhold.
Anonymitet
For den videre oppfølgingen, er det ønskelig at du kan stå fram med navn. Dersom du likevel vil være anonym, kan du bruke verneombud, fagforening eller egen advokat som mellomledd. De kan da ta opp saken uten å røpe din identitet. Vær likevel klar over at ved en eventuell rettssak at man kan kreve å få vite din identitet.
OsloMet vil behandle saken konfidensielt og sørge for varslers identitet ikke blir kjent for flere enn det som er strengt nødvendig for saksbehandlingen. Både den som varsler, den eller de omvarslede og de som skal undersøke saken har ansvar for at saken behandles forsvarlig. Det innebærer respekt for taushetsplikt om personlige forhold, at man ikke opptrer på en ærekrenkende måte og at den som varsler fra i god tro, vernes mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver, selv om det senere viser seg at forholdet ikke var kritikkverdig.
Forsvarlig varsling
For å være beskyttet av arbeidsmiljølovens regler om vern av ansatte som varsler, er det en forutsetning at varslingen er forsvarlig. Varsling etter universitetets varslingsrutiner (internt eller eksternt) er definert som forsvarlig varsling.
Varsling anses ikke som forsvarlig dersom de kritikkverdige forholdene tas opp på en måte som skader samarbeidsklima, arbeidsmiljø eller enkeltpersoner, for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander. Det henvises til retningslinjer for konflikthåndtering.
Universitetets oppfølging i varslingssaker
Den som varsler skal alltid ha en bekreftelse på at varselet er mottatt.
Oppfølging av varselet vil variere avhengig av hvor alvorlig saken er og hva den handler om. Som varsler vil du ikke nødvendigvis være part i saken og få innsyn i saksdokumentene, men når saken er avsluttet skal du få beskjed om utfallet.
Oppfølging tjenestevei
Oppfølging bør skje i tråd med krav til saksbehandling for varslingssaker.
Dersom leder er inhabil skal saken håndteres på nivået over.
Om saken ikke håndteres innen rimelig tid, kan varsler løfte den til et høyere nivå.
Saker som ikke lar seg løse tjenestevei, kan løftes til varslingsnemnda.
Oppfølging i varslingsnemnda
Varslingsnemnda skal være rådgivende og gi anbefalinger til rektor i den enkelte sak.
I samråd med varslingsnemndas sekretariat avgjør varslingsnemndas leder om, eller hvordan en sak skal følges opp. En sak som er tatt opp til behandling i nemnda, kan på ethvert tidspunkt avsluttes dersom nemnda underveis i arbeidet kommer til at det ikke foreligger kritikkverdige forhold.
Varslingsnemnda ledes av en ekstern jurist og består av minst to medlemmer til;
- eksternt medlem som er organisasjonspsykolog eller psykolog
- universitetets sentrale hovedverneombud eller én som rekrutteres fra vernetjeneste/fagforening ved annet universitet eller høgskole
Dersom det er behov for det, kan nemnda utvides med personer med nødvendig fagkompetanse.
For de saker som varslingsnemnda tar opp til behandling utarbeides en rapport som overleveres rektor i møte. Rapporten sendes også partene i saken.
Enkeltsaker knyttet til forskningsetiske forhold håndteres av universitetets forskningsetiske utvalg. Det vises til informasjon om forskningsetikk.
Oppfølging av varslingsnemndas rapport
Etter at varslingsnemndas rapport er overlevert, blir den arkivert med begrenset tilgang. Rektor håndterer eventuelle innsynskrav etter offentleglova og forvaltningsloven, og avgjør om andre personer ved OsloMet har tjenstlige behov for innsyn.
Rektor avgjør hvordan rapporten skal følges opp og informerer partene i saken om sin beslutning.
Hensynet til den omvarslede
Når det er besluttet at en varslet sak skal forfølges, skal den omvarslede i utgangspunktet gjøres kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken. Forbehold tas for tilfeller hvor det av hensyn til videre saksbehandling er viktig at den det er varslet om ikke gjøres kjent med varselet.
Varslerens identitet gjøres ikke kjent med mindre det er nødvendig for sakens behandling.
Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha melding, uansett utfallet av behandlingen.
Saksbehandling
Enhver har plikt til å rette seg etter følgende generelle prinsipper for håndtering av varslingssaker. Saksbehandlingen tilpasses sakens karakter, men noen viktige prinsipper skal alltid følges;
- alle henvendelser skal tas alvorlig
- anonyme kilder kan gi viktig informasjon
- ulike måter å varsle på skal verdsettes likt
- alle henvendelser skal følges opp så raskt som mulig
- varslingssaker skal dokumenteres og håndteres konfidensielt
- det skal gis anledning til kontradiksjon
- varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser
- varsler skal få tilbakemelding på at varselet er mottatt senest innen 2 uker
- varsler og den omvarslede skal ha beskjed om utfallet av varslingen
Dersom oppfølging av et varsel medfører behandling av personopplysninger etter personopplysningsloven har varslingsmottaker ansvar for at personopplysninger og sensitive personopplysninger behandles på lovlig/foreskrevet måte. Gjengjeldelse mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven § 2 A-1 er forbudt (arbeidsmiljøloven § 2 A-2).