Varslingsveiledning

OsloMet skal følge gjeldende lover og sørge for at alle har et forsvarlig arbeids- og læringsmiljø. Vi har et ansvar for å undersøke alle varsel og for å iverksette tiltak hvis kritikkverdige forhold avdekkes. Derfor er det viktig at du sier ifra dersom du oppdager kritikkverdige forhold. Varsler skal behandles konfidensielt, og du skal ikke oppleve negative konsekvenser fordi du varsler.

Både ansatte og studenter har rett til å varsle om kritikkverdige forhold ved OsloMet. 

For ansatte og studenter

Det kan varsles om alle kritikkverdige forhold. Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet, for eksempel forhold som kan innebære

• fare for liv eller helse
• fare for klima eller miljø
• korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• myndighetsmisbruk
• uforsvarlig lærings- eller arbeidsmiljø
• brudd på personopplysningssikkerheten (personvernbrudd meldes i egen avvikskanal)

Særskilt for ansatte

I enkelte tilfeller har du som ansatt en plikt til å varsle. Dette gjelder forhold om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, samt dersom du blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Ved forhold eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, er det viktig at du varsler om dette med en gang. 

Forhold som kun gjelder ditt eget arbeidsforhold er i utgangspunktet ikke omfattet av varslingsreglene, med mindre det omfatter forhold som er nevnt i definisjonen over her. Forhold som gjelder ditt eget arbeidsforhold, bør tas opp med leder eller leders leder.  

Særskilt for studenter

Vi har forskjellige måter å si ifra på:

• Forhold som kun gjelder ditt eget studieforhold er i utgangspunktet ikke omfattet av varslingsreglene, med mindre det omfatter forhold som er nevnt i definisjonen i punktet «hva kan det varsles om?» over.
• Dersom du er student og ønsker å si ifra om forhold som ikke er så alvorlig at det faller innenfor begrepet kritikkverdige forhold, men som du opplever som utfordrende kan du ta kontakt gjennom Si-ifra! kanalen ved å sende en e-post til si-ifra@oslomet.no.
• Rent personlige forhold og forhold som oppstår utenom undervisning og studiet vil i utgangspunktet falle utenfor OsloMet sin myndighet. 

Ansatte og studenter kan alltid varsle internt, og det er ingen formkrav på hvordan det skal gjøres. Som ansatt bør du først forsøke å varsle til leder eller leders leder, dersom varselet gjelder forhold knyttet til ditt eget arbeidsforhold. 

Du kan varsle via varslingsskjemaet i varslingskanalen vår, som du finner gjennom den gule knappen øverst på siden her. Dersom du varsler via varslingskanalen, vil varselet mottas av administrator i varslingskanalen. Det er fire administratorer i varslingskanalen, hvorav to er ansatt ved avdeling for HR og to er ansatt ved avdeling for utdanning. Dersom meldingen gjelder et mulig kritikkverdig forhold (det vil si at det defineres som varsel i lovens forstand), sender administrator varselet til relevante medlemmer av OsloMet sitt mottaksutvalg. Mottaksutvalget består av administrator, sentralt hovedverneombud, leder for varslingsnemda og jurist ved avdeling for HR. Mottaksutvalget bestemmer hvordan saken bør håndteres av OsloMet, og sender saken videre til den som skal saksbehandle varselet. Utgangspunktet er at varsel skal håndteres av riktig linjeleder.  

Mottaksutvalget følger forvaltningslovens regler om habilitet ved håndtering av saker. Det vil si at medlemmene av mottaksutvalget ikke skal delta i håndtering i saker hvor de er inhabile. Dersom varselet gjelder rektor, må håndteringen av varselet gjøres av styret. 

Du kan også varsle internt til OsloMet via verneombudet, studentombudet, tillitsvalgt eller advokat. Det er mulig å varsle eksternt til offentlig tilsynsmyndighet, som for eksempel Arbeidstilsynet, Sivilombudet, politiet eller aktuelt departement, som Kunnskapsdepartementet. Nærmere vilkår knyttet til å varsle offentligheten finner du i arbeidsmiljøloven § 2 A-2 (3) (lovdata.no).  

I OsloMet sin prosessbeskrivelse for håndtering av varsel (cp.compendia.no) kan du lese mer om administrators og mottaksutvalgets prosedyrer ved mottak og vurdering av varsel. 

Et varsel bør inneholde konkret og tydelig informasjon om det kritikkverdige forholdet. Varselet bør beskrive:

• Hva har skjedd? 
• Hvem er involvert?
• Hvor skjedde det? 
• Når skjedde det?
• Har det skjedd flere ganger?
• Var det vitner til stede?
• Dersom du tidligere har varslet om samme forhold til andre hos OsloMet (f.eks. leder eller rektor), er det viktig at du opplyser om dette.
• Legg ved konkrete eksempler og bevis/dokumentasjon dersom det finnes.

• Et varsel skal tas på alvor og undersøkes i henhold til lov. Det er mulig å varsle anonymt.   
• Et varsel skal behandles innen rimelig tid. 
• Gjengjeldelse er forbudt. Det innebærer at man ikke skal oppleve noen form for negative konsekvenser som følge av at man har varslet.  
• Habilitet er et grunnleggende prinsipp for behandling av varsel. 
• Involverte i saken skal få innsyn i opplysningene som gjelder seg selv i henhold til gjeldende lovgivning. 
• OsloMet skal i undersøkelsen ivareta grunnleggende prinsipper om kontradiksjon.
• Konfidensialitet skal ivaretas ved behandlingen av varsel. Varslers identitet og opplysningene i saken ikke skal være kjent for flere enn nødvendig.  
• Behandlingen av varselet skal legges opp på en slik måte at belastningen for de involverte blir så liten som mulig. 
• Involverte har rett til å ha med seg en støtteperson i samtaler.  

OsloMet har i tillegg utarbeidet en veiledende prosessbeskrivelse for håndtering av varsel (cp.compendia.no). Denne er ikke absolutt, men er ment som et hjelpeverktøy i saksbehandlingen. 

Enkelte varsel behandles av OsloMet sin varslingsnemnd. Varslingsnemnda ledes av en ekstern jurist og består per i dag av minst to medlemmer til;

• eksternt medlem som er organisasjonspsykolog eller psykolog
• universitetets sentrale hovedverneombud eller dennes stedfortreder
• dersom det er behov for det, kan nemnda utvides med nødvendig fagkompetanse.

Varslingsnemda behandler varsel av alvorlig karakter, og som av ulike grunner ikke kan behandles i linjen ved OsloMet. Ved avgjørelsen av om en sak skal behandles i linjen eller sendes til varslingsnemnda, vil OsloMet legge vekt på varslers eget ønske.

Varslingsnemnda skal være rådgivende, og gir anbefalinger til rektor i den enkelte sak.

I samråd med varslingsnemnda avgjør varslingsnemndas leder om, eller hvordan, en sak skal følges opp. En sak som er tatt opp til behandling i nemnda, kan på ethvert tidspunkt avsluttes dersom nemnda underveis i arbeidet kommer til at ytterligere undersøkelser av nemda ikke er hensiktsmessig.

For saker som varslingsnemnda tar opp til behandling utarbeides en rapport som overleveres rektor. Rektor avgjør hvordan rapporten skal følges opp, og informerer partene i saken om sin beslutning.

Det er mulig å varsle anonymt i varslingskanalen vår.

Om du varsler anonymt er det svært viktig at du tar vare på innloggingsinformasjonen du får tildelt i systemet når varselet er innsendt. Du trenger denne innloggingsinformasjonen for å logge deg inn i varslingskanalen. I varslingskanalen kan OsloMet kommunisere med deg anledning varselet dersom vi har behov for mer informasjon. 

Du kan også varsle gjennom å bruke verneombud, fagforening eller egen advokat som mellomledd. De kan da ta opp saken uten å røpe din identitet.

Selv om det er mulig å varsle anonymt, er det viktig å være klar over at du kan bli identifisert enten gjennom opplysninger i selve varselet eller i forbindelse med undersøkelsen av varselet. Selv om OsloMet kjenner din identitet, skal den alltid behandles konfidensielt og OsloMet vil ikke gjøre din identitet kjent med mindre det er nødvendig for sakens behandling. 

Ofte kan OsloMet ha behov for flere opplysninger for å kunne følge opp varselet. Vær oppmerksom på at anonym varsling kan begrense OsloMet sin mulighet til å følge opp eller avklare innholdet i varselet, selv om vi da vil forsøke gjennom kommunikasjon i varslingskanalen. 

Du har alltid rett til et fullt forsvarlig arbeids- eller læringsmiljø.  For ansatte som varsler, skal arbeidsgiver særlig påse at den som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Gjengjeldelse som følge av varsling er forbudt. Med gjengjeldelse menes negative konsekvenser som følge av du har varslet. Dersom det er nødvendig, skal det sørges for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.

Som varsler vil du ikke nødvendigvis ha rett til å få innsyn i saksdokumentene, eller krav på informasjon om hva som skjer i saken. Du har alltid rett til en bekreftelse på at varselet er mottatt, og når undersøkelsen er avsluttet skal du få beskjed om dette.  

Din identitet gjøres ikke kjent med mindre det er nødvendig for sakens behandling. 

Du skal få innsyn i opplysningene som gjelder deg selv i henhold til gjeldende lovgivning. OsloMet skal i undersøkelsen ivareta grunnleggende prinsipper om kontradiksjon.

OsloMet har ikke anledning til å dele opplysningene med andre enn de som har tjenstlig behov for informasjonen. 

Også den det er varslet om har rett til et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø. OsloMet har et ansvar for å ivareta både den det er varslet om og øvrige involverte. 

Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om ha informasjon om at undersøkelsen er avsluttet. 

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi håndterer dine personopplysninger ved saksbehandling av innkomne varsel. 

Behandlingsansvarlig 

OsloMet er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne personvernerklæringen.

Hvorfor samler vi inn og behandler personopplysninger?

Vi samler inn personopplysninger for å undersøke varsel i henhold til de kravene som følger av arbeidsmiljøloven kapittel 2 A og universitets- og høyskoleloven kapittel 4.

Rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger knyttet til saksbehandling av varsel er personvernforordningen artikkel 6 (1) bokstav c, jf. nr. 3 bokstav b og artikkel 9 (2) bokstav b, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-3 og universitets- og høyskoleloven § 4-3 b. 

Hvilke personopplysninger samler vi inn og behandler?

Hvilke personopplysninger som samles inn, vil bero på innholdet i det enkelte varsel. Som oftest vil vi samle inn alminnelige personopplysninger som navn og kontaktinformasjon, men omfanget av personopplysninger er saksavhengige. Det vil også kunne samles inn særlige kategorier personopplysninger, dersom sakens karakter tilsier at dette er nødvendig for å kunne behandle varselet. Særlige kategorier personopplysninger kan eksempelvis være helseopplysninger eller opplysninger om fagforeningstilhørighet.   

Hvilke behandlinger gjør vi med dine personopplysninger?

Innkomne varsel og tilhørende personopplysninger vil registreres i vår varslingskanal når varselet er innsendt, og mottas da av administrator i systemet. OsloMet har fire administratorer i varslingskanalen, hvorav to av disse fungerer som vara. 
Varselet vil deretter fordeles til OsloMet sitt mottaksutvalg og deretter saksbehandler(e), i henhold til OsloMet sine rutiner. Varselet vil da saksbehandles i henhold til OsloMet sine rutiner for behandling av varsel. Dette kan innebære å vurdere varselet, innhente dokumentasjon, gjennomføre referatførte samtaler med involverte og å skrive rapport med konklusjon.  

Personopplysninger som er underlagt arkivlovgivningen vil bli overført til OsloMet sitt arkivsystem, hvor det blir arkivert i henhold til gjeldende regelverk. 

Hvor henter vi personopplysningene dine fra?

Personopplysningene dine vil innhentes fra varslet, relevant dokumentasjon tilknyttet varslingssaken eller gjennom samtaler med andre involverte.

Overføres det personopplysninger til andre?

Dersom varslet skal behandles i OsloMet sin varslingsnemnd, vil opplysningene i varselet overføres til ekstern leder av varslingsnemnda.  Per 1. april 2024 er leder av varslingsnemnda advokat Lill Egeland i advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig. Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig er selv behandlingsansvarlig for de personopplysninger som behandles hos advokatfirmaet. Utover dette vil ikke personopplysningene overføres til andre. 

Sikkerheten tilknyttet behandlingen av dine personopplysninger

Det er tilgangsstyring både i OsloMet sin varslingskanal og i OsloMet sitt arkivsystem. For personopplysninger knyttet til varsling foreligger strenge rutiner for tilgang. Det er kun de med tjenstlig behov som vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Alle data i varslingskanalen og i OsloMet sitt arkivsystem er beskyttet med egnet sikkerhet.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysninger knyttet til varslingssaker vil ofte være underlagt arkivlovgivningens bestemmelser. I slike tilfeller vil personopplysningene arkiveres i henhold til gjeldende regelverk. Opplysninger, som ikke er underlagt arkivlovgivningen, vil slettes når de ikke lenger er nødvendige.  

Se mer om rettigheter knyttet til rett til innsyn, retting og sletting og kontaktinformasjon til personvernombudet ved OsloMet i øvrige personvernerklæringer. 

Dine rettigheter

Du har rett til å utøve de rettighetene som følger av personvernforordningen. Se nærmere informasjon om dine rettigheter i OsloMets personvernerklæring.

Kontaktinformasjon

Kontaktperson for behandlinger av personopplysninger er fagansvarlig for personvern Julie Dessen.

Dersom du har behov for å snakke med ressurspersoner, kan du ta kontakt med ditt verneombud, din fagforening eller din lokale HR-enhet.

Verneombudet har varslingsplikt om forhold som kan medføre ulykke eller helsefare. Fagforeningenes tillitsvalgte har taushetsplikt om de forholdene du forteller om.  

Dersom du har behov for å snakke med ressurspersoner, kan du ta kontakt med 

• studentombudet (Studentombudet | Studentstøtte - Student - minside) eller
• studentpresten (Studentpresten | Studentstøtte - Student - minside).

Se for øvrig nærmere informasjon om OsloMet sitt støttetilbud til studenter her: Studentstøtte - Student - minside.