Innhold
- Hvorfor varsle
- Hva kan det varsles om
- Hvem kan varsle
- Hvem kan du varsle til
- Slik varsler du
- Hvordan følger varselet opp
- Hensynet til den det varsles om
- Saksbehandling i varslingssaker
- Ekstern informasjon
Hvorfor varsle
Arbeidsmiljøloven har regler som lovfester arbeidstakers rett til å varsle. Loven gir arbeidstakere som varsler vern mot gjengjeldelser og pålegger arbeidsgiver å legge forholdene til rette for varsling i virksomheten.
OsloMet ønsker å løse problemer på lavest mulig nivå. Hvis en ansatt ved OsloMet oppdager brudd på lov og regelverk, etiske normer eller alvorlige forhold som kan skade universitetet eller samfunnet, er hovedregelen at man varsler nærmeste leder. Hvis problemet ikke kan løses sammen med nærmeste leder, kan man varsle lederen på nivået over. Dersom saken ikke blir løst eller vanskelig kan løses tjenestevei (innenfor fakultet/fellesadministrasjon/senter), åpner universitetets varslingsrutiner for at saken kan sendes til universitetets varslingsnemnd.
Hva kan det varsles om
Varsling er å si fra om
- brudd på lov og regelverk
- brudd på universitetets retningslinjer
- brudd på alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt
- alvorlige forhold som kan skade universitetet eller samfunnet
Etter arbeidsmiljølovens bestemmelser har ansatte rett og i noen tilfelle også plikt til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.
For eksempel ønsker OsloMet at du sier fra om
- mobbing, trakassering eller diskriminering
- uønsket seksuell oppmerksomhet
- brudd på sikkerhetsbestemmelser
- miljøkriminalitet
- økonomiske forhold slik som korrupsjon eller økonomisk utroskap
- brudd på profesjons- og forskningsetiske retningslinjer
- aktivitet som kan skade eiendom eller infrastruktur
Det vil alltid være ulike meninger om beslutninger som fattes enten det handler om budsjettfordeling, tilsettinger, faglige prioriteringer eller vedtak med hjemmel i lov og regelverk. Å gi uttrykk for slik uenighet regnes ikke som varsling.
Hvem kan varsle
Ansatte, tillitsvalgte, fagforeninger og verneombud kan varsle på egne eller andres vegne om kritikkverdige forhold. Gjelder det trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse har du som ansatt plikt til å varsle (arbeidsmiljøloven § 2-3).
Også universitetets studenter, eksterne styremedlemmer, oppdragstakere og samarbeidspartnere kan varsle om kritikkverdige forhold.
Hvem kan du varsle til
OsloMet ønsker å løse problemer så tidlig som mulig og på lavest mulig nivå.
Ansatte skal fortrinnsvis varsle tjenestevei.
Studenter som har spørsmål om sine rettigheter som student kan kontakte studentombudet. Tilbakemeldinger vedrørende blant annet trivsel og læringsmiljø, studentservice, evalueringer m.v. kan gis via si-ifra@oslomet.no.
Dersom studenter eller andre ønsker å varsle om mobbing, uønsket seksuell oppmerksomhet, trakassering eller andre kritikkverdige forhold varsler man direkte til varslingsnemnda.
Varsling tjenestevei (gjelder ansatte)
Hvis du oppdager kritikkverdige forhold bør du ta det opp med din nærmeste leder. Hvis du mener at saken ikke kan løses lokalt, kan du ta det opp med lederen på nivået over (dekan/direktør). Du har rett til å ta med deg en person du har tillit til i møter som gjelder arbeidsmiljøet. Dette kan for eksempel være en tillitsvalgt eller et verneombud.
Varsling til varslingsnemnda
Mener du at en sak ikke blir løst eller vanskelig kan løses tjenestevei (innenfor fakultet/fellesadministrasjon/senter), kan du sende saken til varslingsnemnda. Å sende et varsel til varslingsnemnda er en tilleggskanal når kritikkverdige forhold ikke lar seg løse tjenestevei. Varsling til varslingsnemnda skal ikke erstatte ordinær konfliktløsning og kommunikasjon med ledere. Det vises til universitetets retningslinjer for konflikthåndtering.
Varsling til varslingsnemnda gjøres til universitetets varslingsnemnd v/ Stabsenhet for internrevisjon som er sekretariat for nemnda. Du kan også sende varsel direkte til varslingsnemndas leder Lill Egeland i advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS.
Varsling om forskningsetiske forhold skjer til universitetets forskningsetiske utvalg.
Skjema for varsling av kritikkverdige forhold ved OsloMet.
Ekstern varsling
Hvis intern varsling ikke fører fram eller du vurderer at det ikke er hensiktsmessig, er det mulig å varsle tilsynsmyndighetene som for eksempel Arbeidstilsynet, Sivilombudsmannen, politiet eller departementet. Du kan også varsle via egen advokat.
Bruk av media
Du bør være forsiktig med å bruke media for å få oppmerksomhet om kritikkverdige forhold. For å være beskyttet av arbeidsmiljølovens regler om vern av ansatte som varsler, er det en forutsetning at varslingen er forsvarlig. Varsling etter universitetets varslingsrutiner (internt eller eksternt) er definert som forsvarlig varsling.
Slik varsler du
Varsling kan skje på ulike måter, per brev, epost, telefon eller muntlig. Det er viktig at du i henvendelsen gjør det klart at den er å anse som et varsel. Det er også en fordel at du kan gi en så presis beskrivelse som mulig av saken:
- Hva du varsler om
- Hvor og når det skjedde
- Hvem som er involvert/vitner
- Eventuell kjennskap til tidligere saker
Anonymitet
For den videre oppfølgingen, er det ønskelig at du kan stå fram med navn. OsloMet vil så godt som det er mulig, sørge for at din identitet som varsler ikke blir kjent for flere enn det som er strengt nødvendig for saksbehandlingen. Dersom du likevel vil være anonym, kan du bruke verneombud, fagforening eller egen advokat som mellomledd. De kan da ta opp saken uten å røpe din identitet. I så fall er det bare ved en eventuell rettssak at man kan kreve å få vite din identitet.
Forsvarlig varsling
Både den som varsler og de som skal undersøke slike saker har ansvar for at saken behandles forsvarlig. Det innebærer blant annet respekt for taushetsplikt om personlige forhold, at man ikke opptrer på en ærekrenkende måte og at den som varsler fra i god tro, vernes mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver, selv om det senere kan vise seg at det ikke var tilstrekkelig varslingsgrunn.
Intern varsling anses ikke som forsvarlig dersom de kritikkverdige forholdene tas opp på en utilbørlig måte som unødvendig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljø eller enkeltpersoner i virksomheten, for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander rettet mot kolleger.
Universitetets oppfølging i varslingssaker
Den som varsler skal alltid ha en bekreftelse på at varselet er mottatt.
Oppfølging av varselet vil variere avhengig av hvor alvorlig saken er og hva den handler om. Som varsler vil du ikke nødvendigvis være part i saken og få innsyn i saksdokumentene, men når saken er avsluttet skal du få beskjed om utfallet.
Oppfølging tjenestevei
Oppfølging bør skje i tråd krav til saksbehandling for varslingssaker.
Dersom leder er inhabil, mangler beslutningsmyndighet eller ikke håndterer saken innen rimelig tid, kan du sende saken til lederen over.
Dersom en sak ikke lar seg løse tjenestevei, kan varsleren sende saken til varslingsnemnda.
Oppfølging i varslingsnemnda
Enkeltsaker knyttet til forskningsetiske forhold håndteres av universitetets forskningsetiske utvalg. Det vises til Retningslinjer for forskningsetisk utvalgs arbeid.
Varslingsnemnda skal være rådgivende og gi anbefalinger til rektor i den enkelte sak.
I samråd med varslingsnemndas sekretariat avgjør varslingsnemndas leder om, eller hvordan en sak skal følges opp. En sak som er tatt opp til behandling i nemnda, kan på ethvert tidspunkt avsluttes dersom nemnda underveis i arbeidet kommer til at det ikke foreligger kritikkverdige forhold.
Varslingsnemnda ledes av en ekstern jurist og har minst to medlemmer til;
- eksternt medlem som er organisasjonspsykolog eller psykolog
- universitetets sentrale hovedverneombud eller én som rekrutteres fra vernetjeneste/fagforening ved annet universitet eller høgskole
Dersom det er behov for det, kan nemnda utvides med ytterligere fagpersoner.
For de saker som varslingsnemnda tar opp til behandling utarbeides en rapport som overleveres rektor i møte. Rapporten sendes også varsler og den/de det er varslet om.
Oppfølging av varslingsnemndas rapport
Etter at varslingsnemndas rapport er overlevert, blir den arkivert. Rektor håndterer eventuelle innsynskrav etter offentleglova og forvaltningsloven, og avgjør om andre personer ved OsloMet har tjenstlige behov for innsyn.
Rektor avgjør hvordan rapporten skal følges opp og informerer partene i saken om sin beslutning.
Hensynet til den det blir varslet om
Når det er besluttet at en varslet sak skal forfølges, skal den det blir varslet om i utgangspunktet gjøres kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken. Forbehold tas for tilfeller hvor det av hensyn til videre saksbehandling er viktig at den det er varslet om ikke gjøres kjent med varselet.
Varslerens identitet gjøres ikke kjent med mindre det er nødvendig for sakens behandling.
Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha melding, uansett utfallet av behandlingen.
Saksbehandling
Enhver har plikt til å rette seg etter følgende generelle prinsipper for håndtering av varslingssaker. Saksbehandlingen tilpasses sakens karakter, men noen viktige prinsipper skal alltid følges;
- alle henvendelser skal tas alvorlig
- anonyme kilder kan gi viktig informasjon
- ulike måter å varsle på skal verdsettes likt
- alle henvendelser skal følges opp så raskt som mulig
- varslingssaker skal dokumenteres og håndteres konfidensielt
- det skal gis anledning til kontradiksjon
- varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser
- varsler skal få tilbakemelding på at varselet er mottatt senest innen 2 uker
- varsler og den det er varslet om skal ha beskjed om utfallet av varslingen
Dersom oppfølging av et varsel medfører behandling av personopplysninger etter personopplysningsloven har varslingsmottaker ansvar for at personopplysninger og sensitive personopplysninger behandles på lovlig/foreskrevet måte. Gjengjeldelse mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven § 2 A-1 er forbudt (arbeidsmiljøloven § 2 A-2).