Universell utforming av dokumenter - Ansatt

Universell utforming av dokumenter

Universell utforming av dokumenter

Alle dokumenter du lager skal være universelt utformet sånn at informasjonen er tilgjengelig for alle brukerne våre, uavhengig av fysiske eller kognitive evner.

Det er mye enklere å universelt utforme et dokument mens du lager det enn å prøve å fikse det i etterkant.

Ansvaret for universell utforming ligger hos den som eier dokumentet. Det betyr at enheten der du jobber har ansvar for at dokumentet er universelt utformet før dere sender det fra dere.

Hvordan oppfyller du kravene til universell utforming?

Noen av de viktigste tingene du må huske når du lager et universelt utformet dokument er at

  • alle overskriftene er formatert riktig med «stiler» i Word og har rett hierarki (overskrift 1, så 2 osv.) 
  • teksten har klart språk
  • alle lenkene beskriver godt hva det er du lenker til
  • alle bilder, illustrasjoner og grafer har en alternativ tekst, som beskriver bildet for en som ikke kan se det

Om du er usikker på om du har gjort det rett, kan du bruke Office 365 sin innebygde "Accessibility Checker" (microsoft.com, på engelsk), som fungerer både i Word, Excel, PowerPoint, Outlook, og det meste av Office 365-produkter.

Hvis du trenger en innføring eller oppfriskning i hva du må huske på og hvordan du gjør det i praksis, kan du se gjennom dokumentveiledningen til Digitaliseringsdirektoratet (uutilsynet.no). Den viser deg hvordan du enkelt kan universelt utforme dokumentet ditt.

Du kan også lese om ulike dokumenttyper (uutilsynet.no), som Word, Excel, PDF og PowerPoint, og hva som gjelder for forskjellige formater.

Innholdet i dokumentet ditt må være tydelig og lett å forstå. Se gjennom Språkrådets generelle skriveråd (sprakradet.no) for å sjekke om dokumentet ditt er skrevet i klarspråk.

Skal dokumentet ditt på nett?

Hvis dokumentet du lager skal på nett, må du først vurdere om det kan lages som nettside. Tekstdokumenter skal først og fremst legges ut i nettsideformat (HTML), men hvis det er en grunn til at innholdet ikke kan legges ut som universelt utformet nettside, så skal det legges ut som PDF.

Generelt om universell utforming ved OsloMet.