UH Sak

UH Sak leverer saksbehandlingsplattformen ServiceNow, og en arkivkjerne fra Documaster. Systemet vil inneholde basis-funksjonalitet for saksbehandling og automatisk arkivering for alle. I tillegg leveres løsningen med fire ferdige prosesser/arbeidsflyt for:

• Styrer, råd og utvalg
• Godkjenning av utdanning
• Begjæring om innsyn
• Kompetanseopprykk 

OsloMet inngår i den nasjonale utrullingsplanen som SIKT har ansvaret for. Vi er i fjerde pulje i rekken av universiteter og høgskoler som tar i bruk UH Sak. NTNU er pilot i prosjektet. 

Prosjektgruppe er under etablering ved OsloMet, og det jobbes med å få definert ulike arbeidspakker og prosesser for gjennomføring. 

Arbeidspakkene er

• teknisk etablering av løsningen 
• innføring og brukeradopsjon
• styring, forvaltning, drift og utvikling

I tillegg etableres det arbeidsgrupper for alle tjenesteområder/prosesser som leveres med løsningen. 

• Styrer, råd og utvalg
• Godkjenning av utdanning
• Begjæring om innsyn
• Kompetanseopprykk 

Skal UH Sak erstatte Public 360?

Ja

Hva er det vi får av funksjonalitet ved innføringen?

Løsningen blir levert med ferdige saksbehandlingsprosesser for

• opprykk til professor (kompetanseopprykk)
• godkjenning av utdanning
• begjæring om innsyn
• møte- og utvalgsmodul
• basisfunksjonalitet for saksbehandling og automatisk arkivering 

Hvem skal bruke UH sak?

Alle saksbehandlere som har materiale som skal arkiveres vil bruke systemet. 

Kan saksbehandlingsplattformen i ServiceNow og Microsoft365 "snakke sammen"? 

Ja.

Er det lett å finne igjen saker ved automatisk arkivering? Er det interne søket godt?

Det er litt for tidlig å si noe helt konkret her før vi er mer inne i den tekniske løsningen. Vi kjenner per nå ikke til søkefunksjonaliteten i detalj. Samtidig har gjenfinning vært et sentralt tema for SIKT i anskaffelsen. Det at funksjonsanalysen (FUP), som i bunn og grunn er et klassifikasjonssystem, utgjør et fundament i løsningen gir grunn til å anta at det skal være lett og oversiktlig å søke opp og få ut de dokumentene/dataene man trenger i ettertid.​ 

Hva med arbeidsfordeling for oppretting av nye felles prosesser utover de som blir levert? ​

Tanken er at strukturen legges på nasjonalt nivå og gjelder for alle i UH-sektoren siden vi driver med det samme og har samme krav til dokumentasjon og andre lovkrav. Samtidig har man mulighet til å tilpasse de enkelte prosessene lokalt. Det er lagt opp til en delingskultur i sektoren som gjør at om en institusjon utvikler en prosess, kan den deles i en app for at andre institusjoner kan ta samme prosess i bruk og eventuelt gjøre nødvendige lokale tilpasninger. Selve grunnstrukturen på funksjons- og underfunksjonsnivå forvaltes på nasjonalt nivå.​

Vil UH Sak kunne integreres med Felles studentsystem (FS)? For eksempel gjennom direkte registrering i FS av permisjonssøknader?​

Det er satt opp en integrasjon mellom FS og UH Sak slik at vedtak som gjøres vil kunne tilbakeføres til korrekte felter i FS. Hvordan det detaljert vil foregå for permisjonssøknader har vi ikke detaljert svar på riktig ennå.​

Avviklingsplan P360? Skal alt over i Documaster? 

På sikt skal alt som ligger i Public 360 og alle arkivsystemer fra tidligere perioder migreres over til Documaster (som er arkivkjernen i UH Sak løsningen). Fra saksbehandlingsbildet vil man kunne søke opp alt fra Public 360 og tidligere. I det løsningen tas i bruk er det ikke sikkert migreringen er helt ferdigstilt. Man vil da sette opp funksjonalitet som gjør at man vil kunne søke opp det som ligger i Public 360.​

Hva er forbindelsen mellom Tjenesteplattformprosjektet (TJP) som utvikler tjenester i ServiceNow og UH Sak som skal benytte samme plattform? Vil de to instansene av ServiceNow snakke sammen?

TJP tok i bruk nettopp fordi UH Sak bygger på samme saksbehandlingsplattform. Målsettingen for TJP er å

• finne en bedre løsning for kundebehandling (erstatte køhåndteringssystemet OTRS for saksbehandling)
• ta i bruk en digital tjenesteplattform
• bygge kompetanse og legge til rette for å jobbe kontinuerlig med tjenesteutvikling ved OsloMet

Vi har med andre ord vært i forkant med å bygge kompetanse for å motta UH Sak som autoritativ plattform for tjenesteutvikling og saksbehandling, noe som er en stor fordel for OsloMet.

Du kan lese mer på nettsiden for TJP. 

Du kan lese mer om prosjektet på SIKTs nettsider.