Droppe til innhold
Læringsressurser og verktøy / Timeplanlegging ved OsloMet

Rutiner for timeplanlegging

Her finner du rutinebeskrivelser for timeplanlegging for våren 2020

Timeplanene legges i timeplanleggingssystemet TP (timeplan).

Innhold på denne siden

  1. Frister
  2. Innmelding av rombehov for undervisning og annen timeplaninformasjon 
  3. Registrering av grunnlagsdata
  4. Hovedbestilling og automatisering
  5. Implementeringsplan for timeplanleggingen av timeplanen for høsten 2019 
  6. Kvalitetssikring av timeplanene
  7. Undervisningsdetaljer
  8. Endringer og avbestillinger

Frister 2020

Frist for innmelding av rombehov og timeplaninformasjon

  • 01.10 for vårsemesteret
  • 01.03 for høstsemesteret

Frist for publisering av timeplanene

  • 20.11 for vårsemesteret
  • 01.06 for høstsemesteret

Innmelding av rombehov for undervisning og annen timeplaninformasjon

  • Faglig ledelse har ansvar for at fakultets rombehov blir innmeldt til timeplanlegger på fakultet. Ansvaret kan delegeres til koordinator, emneansvarlige eller fagansvarlig. 
  • Høsten 2019 må alt meldes inn.
  • Fra 2020 skal kun endringer i rombehov, emneplaner eller programplaner meldes inn. TP gjenbruker data fra tidligere semestre emnet er meldt inn dersom det ikke skal gjøres endringer.
  • Timeplanlegger på fakultet sender ut lenke til innmeldingsskjema til faglig ledelse eller den som har fått delegert ansvar for timeplan.
Innmeldingen danner grunnlagsdata i FS og TP
  • Emnekodene til de emner som skal undervises kommende semester
  • Undervisningsaktiviteter med undervisningsform (forelesninger, grupper, seminar, lab osv.)
  • Undervisningsomfang (antall timer, frekvensen, antall uker, antall studenter, navn på foreleser
  • Særkrav til bygning/rom/undervisningstidspunkt
  • Behov for spesielt utstyr eller spesialrom
  • Viktige pedagogiske eller didaktiske sammenhenger som skal tas hensyn til 
  • Dersom det av pedagogiske grunner er avgjørende at undervisningen har en bestemt rekkefølge må dette spesifiseres. 
  • Annen timeplaninformasjon som ikke trenger rom, men som er nødvendig eller nyttig for studentene: 
    • For studiestart må oppmøte dato, tid og sted stå i timeplanen
    • Praksisperiode, praksisdager eller praksistimer
    • Eventuelle ekskursjoner eller utflukter
    • Større arrangementer, for eksempel karriere dag, studentfestivaler, foreningsdag må meldes om til timeplanlegger i god tid. 
    • Annet
Fakultetene har ansvar for at innmeldingene inneholder korrekt informasjon.

Registrering av grunnlagsdata

Timeplanlegger i samarbeid med FS-superbruker på fakultet registrer i FS og TP den informasjonen som blir meldt inn.

Hovedbestilling og automatisering 

  • Ut fra data i innmeldingene utfører systemeier (Utdanningsavdelingen sentralt) en hovedbestilling for felles undervisningsrom i TP.
  • TP lager et automatisk forslag til timeplan i hovedbestillingen på bakgrunn av informasjonen som er meldt inn. Systemet prioriterer det som er vanskeligst å legge og å flytte på, som forelesninger med mange studenter eller undervisning som går på tvers av emner, studieprogrammer eller kull/klasser.
  • Det automatisk genererte forslaget skal korrigeres og kvaliteetssikres av fakultetene.
  • Spesialrom kan bookes lokalt på fakultetet før eller etter hovedbestillingen, eller legges ved hovedbestillingen. 
Romressurser og tidspunkt innenfor normaltid fordeles automatisk etter følgende kriterier:
  • Studentgrupper: Undervisning må ikke legges samtidig som annen undervisning eller eksamen som studentene skal delta på
  • Foreleser: Undervisning må ikke legges samtidig som annen undervisning foreleser skal gi
  • Antall studenter: Rommet må være stort nok. Videre vil stort antall studenter legges først.
  • Eventuelle særkrav: Behov for romtype eller utstyr
  • Viktige pedagogiske eller didaktiske sammenhenger skal tas hensyn til, som for eksempel rekkefølge av undervisningen eller behov for spesielt utstyr. Dette må nevnes i innmeldingsskjemaet. 
  • 2-timers bolker prioriteres i felles undervisningsrom.
  • Det er mulig ønske seg hele campuser (f.eks. hele Pilestredet eller Kjeller) – det er da man har størst sjanse for å få rom, øvre eller nedre del av campus Pilestredet eller spesifikke bygg, slik at TP legger der hvis det er ledige rom. Men størst mulig fleksibilitet gir best arealutnyttelse.  
  • I særtilfeller kan samlingsbasert undervisning og oppdragsstudier legges på spesifikke dager. 
Fakultetene er selv ansvarlige for å legge inn studentgrupper, studentantall, navn på foreleser og antall undervisningstimer/-uker innen fristen.

Framdriftsplan for timeplanlegging våren 2020

  • 01.oktober - Frist for innmelding av rombehov
  • 01.oktober- 30.oktober kl. 16- registrering av grunndata på fakultet
  • 30.ktober-4. eller 5.november- Hovedbestilling
  • 5.-19.november- Korrigering og kvalitetssikring på fakultet
  • 20.november- Publisering av vårens timeplaner

Kvalitetssikring av timeplanene

Timeplanene skal kvalitetssikres før publisering.
  • Faglig ledelse har ansvar for å påse at kvalitetssikring blir gjennomført på sitt fakultet. De kan delegere ansvaret til koordinator, emneansvarlig eller fagansvarlig. 
  • Timeplanlegger på fakultet gir beskjed til faglig ledelse og de som har fått delegert ansvar om at timeplanene er klare for kvalitetssikring. Disse sjekker emnetimeplan i TP (se også OsloMets veiledning for å sjekke emnetimeplan i TP). 
  • Timeplanlegger og koordinartor, emneansvarlig eller fagansvarlig samarbeider for å oppnå best mulig kvalitet.

Undervisningsdetaljer

Etter publisering av timeplanene, kan emneansvarlig/fagansvarlig selv redigere noen av feltene i TP for å gi studentene mer undervisningsdetaljer og unngå å lage en skyggetimeplan (se OsloMets veiledning og UiO sin veiledning om detaljering)
 
Alle timeplaner inneholder
  • Emnekode
  • Dato og tidspunkt
  • Sted -bygg og rom hvis internt på OsloMet. Eksterne lokaler eller oppmøte må føres inn ved detaljering.

Feltene som emneansvarlig kan redigere i TP

  • Kort tema eller en tittel. Det er lurt å ha sammenheng med det som står i Canvas (OsloMets læringsplattform) modulene.
  • Legge til/ta vekk intern underviser. Det er ikke mulig å dobbel booke en fagperson som allerede står på undervisning. (Vi anbefaler at emneansvarlig legger til navn på underviser. Da vil underviser få timeplanen sin rett i sin Outlook kalender.) 
  • Legge til/ta vekk ekstern underviser
  • Eventuelt gi studentene en beskjed i pensum- eller ressursfeltet, eller informasjon om læringsressurser.  
  • Eventuelt føre inn eksterne lokaler eller oppmøtested for ekskursjoner enten i feltet tittel eller feltet pensum/ressurser. 

Studentenes personlig timeplan på MinSide

I studentenes personlig timeplan på MinSide, vil er det en del lenker
  • En lenke til Canvas 
  • Bygg er lenket opp til informasjon om bygget på nettsidene
  • Romnummer er lenket opp til innendørsnavigasjonssystemet Mazemap, som viser hvor rommet ligger i bygget.
  • Navn på intern underviser er lenket opp til hennes/hans profil på nettsidene. 

Endringer og avbestillinger

OsloMet har som mål å gi ansatte og studenter mest mulig forutsigbare timeplaner. Det er derfor ikke ønskelig med mange endringer. 

  • Alle løpende timeplanendringer underveis i semesteret utføres av timeplanlegger på fakultetene i TP, hvis dato, rom eller tidspunkt skal endres.
  • Emneansvarlig kan fortløpende (etter at timeplanen er publisert) legge til/ta vekk navn på underviser og fordele undervisningen i rommene som allerede er booket. 
  • For alle endringer skal studentene få beskjed så tidlig som mulig. Faglige ansvarlige har ansvar for at studentene får beskjed, for eksempel via pushvarsel i Canvas.
  • For å sikre god utnyttelse av romressursene må kansellert undervisning meldes til lokal timeplanlegger så snart som mulig. 
  • I utgangspunktet skal alle endringer som innebærer å bytte rom, dato og tid, og som gjøres etter at timeplanene er fastsatt godkjennes av instituttleder.

Kontaktinformasjon - timeplanlegging

Har du spørsmål vedrørende timeplanlegging ved OsloMet?
Kontakt seksjon for digitalisering av utdanning- timeplan
Kontakt HV - Fakultet for helsevitenskap
Kontakt LUI - Fakultet for Lærerutdanning og internasjonale studier
Kontakt SAM - Fakultet for samfunnsvitenskap
Kontakt TKD - Fakultet for teknologi, kunst og design

Ansvars- og rolleavklaringer

BOTT-universitetssamarbeidet: 

BOTT står for Bergen-Oslo-Trondheim-Tromsø og er et samarbeid mellom Universitetene i Bergen (UiB) Oslo (UiO), Norges Arktiske universitet (UiT) og Norges Teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU). Det er BOTT som eier og drifter TP.

Seksjon for digitalisering av utdanning (DiU) (under Avdeling for utdanning): 

DiU er systemeier av TP (timeplan) og disponerer alle arealer som brukes til undervisning. Seksjonen har ansvar for å koordinere timeplanarbeidet ved OsloMet og kjøre felles hovedbestilling i TP (fordeler felles undervisningsrom). Den samarbeider med TPs leverandør BOTT, og står for utvikling av systemet i samarbeid med timeplanleggerne på fakultet. 

Faglig ledelse: 

Faglig ledelse har ansvar for det pedagogiske innholdet og opplegget for sin utdanning, samt personalansvar for faglig ansatte. Faglig ledelse har overordnet ansvar for timeplanleggingen på sitt fakultet. De kan delegere ansvaret til en koordinator, emneansvarlig eller fagansvarlig. Faglig ledelse har også ansvar for at studentene får lunsjpause i løpet av dagen.  

Emneansvarlig: 

Emneansvarlig er en faglig ansatt som har ansvar for det pedagogiske og faglige innholdet i et eller flere emner. Han/hun kan være studieleder, fagansvarlig, koordinator eller emneansvarlig. 

Underviser: 

Underviser holder undervisning for studentene. Undervisere skal avtale med studentene en lengre lunsjpause dersom det er flere forelesninger etter hverandre.  

Timeplanlegger: 

Timeplanlegger er en administrativansatt som legger timeplanene (booker rom) for timeplanlagt undervisning i TP. Timeplanlegger samarbeider med faglig ledelse, og de som har fått delegert ansvar om timeplanen på fakultet. I tillegg samarbeider de med Seksjon for digitalisering av utdanning (DiU) om utvikling av TP og hovedbestilling i TP. 

Begrepsforklaringer

Automatisering av timeplanen:

TP legger tid, dato og rom automatisk i en felles hovedbestilling basert på grunnlagsdataene. Ergo, TP gir et forslag til logistikken så lenge vi gir systemet god og korrekt informasjon i form av grunnlagsdata.

Fellesundervisningsrom:

Fellesundervisningsrom (FUR-rom) er rom som eies og driftes av eiendomsavdelingen ved OsloMet via DiU (utstyr av auditoriehjelpen) og kan brukes av alle fakultetene. Det er ofte snakk om grupperom, seminarrom, klasserom og auditorier.

Grunnlagsdata:

Grunnlagsdata er data om undervisningen, f.eks. undervisningsform, emnekode, varighet og antall studenter. Grunnlagsdata kommer fra innmeldingene eller ligger allerede i FS fra tidligere innmeldinger.

Hovedbestilling:

Hovedbestilling betyr at fakultetene ikke bestiller lokalt, men sender ønskene sine til en felles bestilling for alle fakultetene. DiU kjører hovedbestillingen. Det er i hovedbestillingen at TP fordeler rom, tid og dag.

Innmelding:

Innmelding er en samlet bestilling av romønsker og annen timeplaninformasjon (for eksempel, praksisperiode) som utgjør grunnlagsdata i TP. Faglig ledelse eller den som har fått delegert ansvar skal overlevere dette til timeplanlegger på fakultet, og kvalitetssikre resultatet før publisering av timeplanen.

Spesialrom:

Spesialrom eies og driftes av fakultetene, for eksempel, laboratorier, verksteder, øvingsrom, osv., og som kun brukes av enkelte utdanninger.

Timeplan:

Timeplan er en oversikt over når og hvor studentene skal møte til diverse aktiviteter, herunder undervisning, oppmøte til studiestart, praksisperioder, med mer.

TP:

TP står for timeplan. TP er rombooking-, timeplanlegging- og eksamensplanleggingssystemet som OsloMet tok i bruk i 2018. Det er utviklet av UiO. Det eies og driftes av BOTT-universitetssamarbeidet (Bergen-Oslo-Trodheim-Tromsø).

chatbot-portlet