Rutine for AV-utstyr på LUIs spesialrom

LUI har i 2020 betalt for å få samme brukerstøtte på vanlige lyd- og bildesystemer, uavhengig av hvilket type undervisningsrom de befinner seg i.

I praksis betyr det at LUI-ansatte får støtte fra Auditoriehjelpen på sine spesialrom. Spesialrom er egne undervisningsrom som fakultetene eier og drifter selv.

AV-teknisk utstyr på spesialrom sjekkes også før høstens studiestart, på samme måte som felles undervisningsrom.

Auditoriehjelpen utfører brukerstøtte på AV-utstyr på spesialrom:

• Støtte på «standard» AV-teknisk utstyr for forelesning og presentasjon. Ikke på annet spesial-AV-utstyr.
• Brukerstøtte inkluderer enklere servicearbeid som utskiftning av defekte kabler, projektorlamper og annet lett tilgjengelig utstyr.

Kostnader tilknyttet standard AV-utstyr på spesialrom dekkes av fakultetet

Fakultetets dekker utgifter tilknyttet utskiftning, reparasjon og vedlikehold av standard AV-utstyr på spesialrom. Michael Kovacs har ansvar for godkjenning av kostnader tilknyttet standard AV-utstyr på spesialrom.

• Meld alltid feil eller mangler på AV-utstyr til Auditoriehjelpen.
• For øyeblikkelig teknisk bistand i et rom skal bruker ringe direkte til Auditoriehjelpen. Det er ikke alle rom på OsloMet som er utstyrt med telefon. Bruker henvises da til å bruke mobiltelefon.
• Brukerstøtte vil primært bli utført av en studentassistent, men Auditoriehjelpen vil stille med en av sine faste medarbeidere, dersom situasjonen krever det eller studentassistenten ikke er tilgjengelig.

Ved henvendelser på telefon til Auditoriehjelpen vil følgende rutiner gjelde i beskrevet rekkefølge:

1. Henvendelsen vi bli forsøkes løst pr. telefon. Bruker vi bli bedt om å beskrive feilen henvendelsen gjelder for og kan bli bedt om å utføre enkle operasjoner over telefon som et ledd i feilsøking.

2. Operatør vil ta i bruk digitale fjernhjelpsprogrammer for å løse henvendelsen om feilbeskrivelsen tilsier at dette er mulig.

3. Operatør vil rykke ut til rom om ingen av de overstående tiltakene løser henvendelsen. 

Om den tekniske feilen er av en slik karakter at den ikke lar seg løse på stedet:

Auditoriehjelpen vil prøve å finne en midlertidig løsning. Om det ikke lar seg løse vil man som ytterste konsekvens måtte flytte eller avlyse undervisning.

Det tilfaller en kostnad for å rette feil på AV-utsyr på et spesialrom

Dersom det tilfaller en kostnad tilknyttet feilretting av AV-utstyr på et spesialrom skal Auditoriehjelpen alltid ta kontakt med Michael Kovacs. Michael Kovacs vil da i samråd med Auditoriehjelpen iverksette nødvendig tiltak. Om nødvendig vil innmelder av saken også involveres i saksgangen.

Dersom feilen som meldes inn gjelder AV-utstyr som ikke er av «standard type»

Det finnes AV-utstyr i noen spesialrom som ikke faller inn under «standard» AV-utstyr.

Oppstår det behov tilknyttet ikke-standard AV-utstyr skal Auditoriehjelpen alltid ta kontakt med Michael Kovacs.

Vedrørende innkjøp av «ikke-standard» og nytt AV-utstyr på spesialrom

I utgangspunktet er det seksjons- eller institutteieren av et spesialrom som har ansvar for kostnader tilknyttet ikke-standard AV-utstyr på sine spesialrom.

Det kan for eksempel være ønske om nytt eller en oppgradering av eksisterende utstyr utover standard. Michael Kovacs skal uansett alltid involveres i saken.

Hvis en fagseksjon har behov for/ønsker AV-utstyr utover standard utstyr på et spesialrom

Seksjonen skal først klarere behovet/ønsket med aktuell leder, som igjen klarer med institutt.

Saken skal deretter meldes skriftlig til Michael Kovacs. Institutt bør ha avklart og oppgi om de dekker kostnaden, eller om de ber fakultetet dekke hele eller deler av kostnaden.

Dersom institutt ber fakultetet dekke kostnaden. Generelt må alle investeringer meldes inn i god tid, slik at de kan kartlegges, vurderes og eventuelt budsjetteres for.