Prosessbeskrivelse for støtte til tematiske søknader ved SAM

Alle som ønsker å søke om eksterne midler, må først få godkjenning fra sin instituttleder eller faggruppeleder. Alle søkere oppfordres til å gi tidlig beskjed om sine søknadsplaner. Dette gjør det mulig for fakultetet å tilrettelegge og planlegge nødvendig støtte og bistand gjennom søknadsprosessen.

Innmelding

Alle søknader skal meldes inn på følgende skjema (form.office.com). Søknaden kan skrives på engelsk eller norsk, og dersom søknaden ledes av SAM, skal søkeren kort redegjøre for følgende punkter:

• Forskningsproblem og/eller forskningsspørsmål

• Mulig samfunnsnytte

• Hvordan prosjektet er relevant for den aktuelle utlysningen

• Mulige samarbeidspartnere internt (SAM/ OsloMet) og eksternt (nasjonalt/internasjonalt)

Skjemaet mottas av nærmeste leder, som enten godkjenner eller avslår søknaden. Hvis det er behov for mer informasjon, kan nærmeste leder be om en utdypning.

• Generell frist for å få godkjenning er senest tre måneder før søknadsfristen, forutsatt at varsel om utlysningen eller et utkast til utlysning er publisert innen dette tidspunktet.

• For Forskningsrådets tematiske utlysninger med søknadsfrist våren 2026, er fristen 19. januar 2026.

Fristen for innmelding gjelder kun koordinerte søknader. Likevel oppfordres alle søkere til å melde fra om sine søknadsplaner så tidlig som mulig.

Planlegger du å søke midler fra Forskningsrådets tematiske utlysninger med frist våren 2026? For disse utlysningene er fristen for å søke om godkjenning fra din leder satt til 20. januar 2026.

Merk at Forskningsrådet gjør endringer i saksbehandlingssystemet, noe som kan få konsekvenser for den interne søknadsprosessen på SAM. Dersom dette blir aktuelt, vil det bli informert om dette separat.

Alle søknader skal meldes inn på følgende skjema (form.office.com)

Idéseminar for søkere

For søknader som rettes mot Forskningsrådets tematiske frister våren 2026, vil det bli arrangert et idéseminar 26. januar 2026. Under seminaret skal søkeren presentere prosjektideen kort for representanter fra instituttledelsen, fakultetsledelsen og FoU-seksjonen. Deltakerne vil gi tilbakemelding på ideen, relevans for utlysningen og innspill til videre utvikling.

Merk at deltakelse på seminaret er en obligatorisk forutsetning for å kunne sende inn søknaden. Instituttleder eller faggruppeleder tar en endelig beslutning om godkjenning basert på søknaden samt eventuelle bidrag og tilbakemeldinger fra idéseminaret

Instituttleder eller faggruppeleder tar en endelig beslutning om godkjenning basert på søknaden samt eventuelle bidrag og tilbakemeldinger fra idéseminaret.

Søknader som tidligere har fått en karakter over finansiørens terskelverdi, kan gjenbrukes. Dersom en søknad har fått en lavere karakter, må forskeren redegjøre for hvordan den skal forbedres, basert på tilbakemeldingene fra finansiøren.

Søknader som gjenbrukes, må også godkjennes av instituttleder eller faggruppeleder. Godkjenning gis basert på innsendt skjema (forms.office.com).

Forskere som er partner i andres søknader (partnersøknader), må melde inn søknaden på følgende skjema (forms.office.com). Også disse søknadene må godkjennes av søkerens institutt- / faggruppeleder.

FoU-seksjonen tilbyr omfattende støtte til prosjektledere gjennom hele søknadsprosessen. FoU-rådgiver inviterer prosjektleder til et oppstartsmøte for å planlegge videre oppfølging. Under dette møtet avtales det hvordan rådgiveren kan bistå prosjektet. FoU-rådgiveren kan også delta i møter med prosjektteamet etter behov.

FoU-rådgivere tilbyr å lese og kommentere på søknadsutkast med fokus på hvordan teksten svarer til utlysningen og den tilhørende søknadsmalen. Søker kan få innspill til avsnitt om blant annet. «impact», formidling, gjennomføring og etikk. FoU-seksjonen gir tilbakemeldinger på søknadsutkast i to omganger for å sikre høy kvalitet på søknaden.

FoU-seksjonen holder kontakt med Forskningsrådet underveis, og kan bistå med å avklare eventuelle uklarheter i utlysningen eller søknadsprosessen.

Økonomiseksjon har ansvar for utarbeiding og kvalitetssikring av alle budsjetter. Alle søknadsbudsjetter skal være kvalitetssikret av økonomiseksjonen før søknaden sendes. Dette gjelder også partnersøknader. FoU-seksjonen sørger for at økonomiseksjonen kobles på prosjektet i god tid. Søkeren inviteres til et første budsjettmøte senest to måneder før fristen med mindre annet er avtalt.

Fakultetet tilbyr fagfellevurdering for søkere til Forskningsrådets tematiske forskerprosjekter, samt utvalgte andre utlysninger. Formålet er å styrke kvaliteten på søknaden gjennom tilbakemeldinger fra erfarne forskere.

Fagfellepanelet består vanligvis av én ekstern internasjonal ekspert med erfaring fra lignende ordninger og én forsker fra OsloMet, som gir konstruktive kommentarer og innspill til søknadsutkastet. FoU-seksjonen deltar også. Prosjektleder vil bli bedt om å gi innspill til aktuelle fagfeller, slik at panelet kan settes sammen på en hensiktsmessig måte.

Fagfellevurdering organiseres av FoU-seksjon omtrent én måned før søknadsfristen. Søknadsutkastet må sendes til fagfellene minst tre arbeidsdager før møtet, og det forventes at søknaden er tilnærmet ferdigstilt. Som et minimum bør de faglige delene av søknaden, inkludert avsnittene om excellence og impact, være godt utviklet og klare for vurdering.

Når søknadsportalen åpnes for nye søknader oppretter prosjektlederen søknaden i søknadsportalen og gir tilgang til FoU- og økonomirådgivere som jobber med søknaden.

Informasjon og vedlegg i søknadsportalen legges inn av forskere. Økonomiseksjonen legger inn budsjettinformasjon i søknadsportalen. FoU-rådgiver gir innspill til og kvalitetssikrer øvrig søknadsinformasjon/vedlegg i søknadsportalen før innlevering.

Søknadene bør sendes inn i god tid før søknadsfristen, og senest dagen før. Det er kun prosjektleder som kan sende inn søknaden. FoU-seksjon kan ikke sende inn søknader på vegne av forskere.

Inger Johanne Flatland: ingerjf@oslomet.no

Kaarina Ritson: kaarri@oslomet.no

Hanna Karv (seksjonssjef): hannakar@oslomet.no