Prosessbeskrivelse for støtte til store søknader ved SAM

Alle som ønsker å søke som prosjektleder/koordinator, må først få godkjenning fra sin instituttleder/faggruppeleder. Alle søkere oppfordres til å gi tidlig beskjed om sine søknadsplaner. Dette gjør det mulig for fakultetet å tilrettelegge og planlegge nødvendig støtte og bistand gjennom søknadsprosessen.

Frister

Siste frist for å få godkjenning er 12 måneder før søknadsfrist eller planlagt innsending av søknad, forutsatt at varsel om utlysningen eller et utkast til utlysning er publisert innen dette tidspunktet.

Fristen for innmelding gjelder kun koordinerte søknader. Likevel oppfordres alle søkere til å melde fra om sine søknadsplaner så tidlig som mulig.

Innmelding av søknader

Alle søknader skal meldes inn på følgende skjema (forms.office.com). Søknaden kan skrives på engelsk eller norsk. Dersom søknaden ledes av en forsker på SAM, skal søkeren kort redegjøre for følgende punkter:

• Forskningsproblem og/eller forskningsspørsmål

• Mulig samfunnsnytte (hvis relevant)

• Hvordan prosjektet er relevant for den aktuelle utlysningen

• Mulige samarbeidspartnere internt (SAM/ OsloMet) og eksternt (nasjonalt/internasjonalt)

Samtale med fakultetsledelsen

Etter innsendt skjema, inviteres søkeren til en samtale med fakultets- og instituttledelsen. Formålet med samtalen er å drøfte sentersøknadens innhold, relevans for utlysningen og eventuelle behov for støtte i søknadsprosessen. Dette er også en anledning til å få strategiske innspill og avklare spørsmål knyttet til prosjektet.

Intern godkjenning

Dekanen, i samråd med instituttleder, godkjenner eller avslår søknaden. Godkjenning skjer på bakgrunn av samtalen, samt informasjonen som er gitt i skjemaet.

Er du partner i en søknad?

Forskere som er partner i andres søknader må melde inn søknaden på følgende skjema (forms.office.com). Disse søknadene må godkjennes av søkerens institutt-/faggruppeleder.

FoU-seksjonen tilbyr omfattende støtte til prosjektledere gjennom hele søknadsprosessen. FoU-rådgiver inviterer til et oppstartsmøte med prosjektleder, hvor videre oppfølging avtales. Når det er aktuelt, kobles også ressurspersoner fra fellesadministrasjonen på for å bidra med spesialkompetanse. 

For store søknader bistår FoU-rådgiveren prosjektleder med å overholde interne krav og frister. Dette kan inkludere støtte til søknader om institusjonelle stipendiater eller PES-midler for EU-søknader. FoU-rådgiveren bistår i å sikre at nødvendige prosesser blir gjennomført i tråd med OsloMets interne krav og retningslinjer.

FoU-rådgiveren kan inviteres til møter med prosjektteamet og partnere og deltar tett i hele prosessen. Rådgiveren gir råd og veiledning om søknadsutforming, strategi og krav, og bidrar til å sikre at søknaden svarer på utlysningen og oppfyller alle kriterier fra både finansiør og OsloMet.

FoU-rådgiverne tilbyr grundig gjennomgang av søknadsutkast og gir tilbakemeldinger som fokuserer på hvordan søknaden svarer til kravene i utlysningen og søknadsmalen. FoU-seksjonen holder også kontakt med finansiør, og kan bistå med å avklare eventuelle spørsmål eller uklarheter som måtte oppstå underveis i søknadsprosessen.

Økonomiseksjon har ansvar for utarbeiding og kvalitetssikring av alle budsjetter, inkludert de som gjelder partnersøknader. Alle søknadsbudsjetter skal kvalitetssikres av økonomiseksjonen før innsendelse. For å sikre god tid til dette arbeidet, inviteres søkeren til et første budsjettmøte senest seks måneder før søknadsfristen. FoU-seksjonen koordinerer prosessen og sørger for at økonomiseksjonen blir involvert.

Fakultetet tilbyr fagfellevurdering for alle søkere til store strategisk viktige utlysninger. Formålet er å styrke kvaliteten på søknaden gjennom tilbakemeldinger fra erfarne forskere.

Fagfellepanelet består vanligvis av to eksterne, fortrinnsvis internasjonale, eksperter med erfaring fra lignende ordninger og én forsker fra OsloMet, som gir konstruktive kommentarer og innspill til søknadsutkastet. FoU-seksjonen deltar også. Prosjektleder vil bli bedt om å gi innspill til aktuelle fagfeller, slik at panelet kan settes sammen på en hensiktsmessig måte.

Fagfellevurdering organiseres av FoU-seksjon omtrent én måned før søknadsfristen. Søknadsutkastet må sendes til fagfellene minst tre arbeidsdager før møtet, og det forventes at søknaden er tilnærmet ferdigstilt.

Når søknadsportalen åpnes for nye søknader, oppretter prosjektlederen søknaden i portalen og gir tilgang til FoU- og økonomirådgivere som jobber med søknaden.

Prosjektleder er ansvarlig for å legge inn all nødvendig informasjon og vedlegg i søknadsportalen. Økonomiseksjonen legger inn og kvalitetssikrer budsjettinformasjonen, mens FoU-rådgiver gir innspill til og kvalitetssikrer øvrig søknadsinformasjon og vedlegg før søknaden sendes inn.

Søknadene bør sendes inn i god tid før søknadsfristen, og senest dagen før. Det er kun prosjektleder som kan sende inn søknaden. FoU-seksjonen har ikke anledning til å sende inn søknader på vegne av forskere.

Astrid Limandvik: amlim@oslomet.no

Gøril Borgen-Eide: goril@oslomet.no  

Inger Johanne Flatland: ingerjf@oslomet.no

Kaarina Ritson: kaarri@oslomet.no

Hanna Karv (seksjonssjef): hannakar@oslomet.no