Posthåndtering ved OsloMet

Vanlig utgående internpost legges i internpost-utboks på lokalt droppunkt, det betyr nærmeste hente- og leveringspunkt for post.

Internpost hentes og leveres en eller to ganger daglig.

Spesialforsending internt

Er det spesielle ting som skal sendes, for eksempel mye/viktig/behov for høyere sikkerhetsgrad, kontakt Posttjenesten før du skal sende det.

Vanlige utgående brev legges i utgående post-utboks på lokalt droppunkt (hente- og leveringspunkt for post).

Garantifrist for at posten skal være sikret å gå ut samme dag, er som hovedregel kl. 13.30.

Det er noen få unntak. Kontakt ev. lokal postansvarlig for avklaring.

Leveringsfrist for brev

Frist for levering av post direkte til Posttjenesten:

• Kjeller kl. 13.30
• Pilestredet 14.00

Kontakt Posttjenesten dersom du:

• skal sende rekommandert post
• skal foreta massebrevsutsendelser
• trenger et svarsendingsopplegg
• skal sende med bud, for eksempel for brev hvor det er behov for ekstra høy leveringssikkerhet, eller mulighet for sporing.

Innland

1. Du må selv pakke inn det som skal sendes på en måte som tilfredsstiller dine egne krav til forsvarlig emballering og innpakking.
2. Merk pakken godt, og teip på et ark med ‘Til Posttjenesten’ på oversiden og all nødvendig informasjon på undersiden. Posttjenesten trenger all relevant avsender- og mottakerinformasjon: Navn, adresse, og i en del tilfeller telefonnummer. Send ev. opplysningene på e-post.
3. Den klargjorte pakken må leveres eller sendes til Posttjenesten. Posttjenesten foretar bestilling av forsendelse og generering av pakkelapp.

Utland

Pakker til utlandet må i tillegg ha en innholdsdeklarasjon. Med unntak av mindre dokumentsendinger må det også vedlegges tollpapirer som må signeres av avsender. Kontakt Posttjenesten for ytterligere informasjon.

Pakkesendingstyper

Vi kan normalt bestille følgende pakkesendingstyper:

• Lokal budfrakt
• Nasjonal frakt (postpakke og bud)
• Internasjonal budfrakt
• Cargosendinger (sendinger over 35 kg.)

Adressering av internpost

Slik adresserer du internpost: NAVN, ENHET, BYGG, og ev. ETASJE

Eksempler:

Håvard Hedde, Fakultet TKD, Kjeller
Anne Knutsdotter, Fakultet HF, Fysioterapi, P44
Per Spelmann, Avd. eiendom, P46, 6. et.

Vedrørende navn

Det er svært viktig at både for- og etternavn er med.

Vi mottar en del internpost hvor det bare står fornavn, og denne kan være svært vanskelig å finne rett mottaker til.

Vedrørende enhet

Hvis det ikke er plass til hele enhetsnavn, skriv noe som fungerer (for eksempel «Fysio»), og skriv forståelig. Bruk gjerne STORE BOKSTAVER hvis det er plass.

Adressering av post til universitetet

Hvis du skal oppgi adresse til noen som skal sende noe til deg, er det viktig å være klar over at hvilken adresse som skal brukes, er avhengig av forsendelsesmåte. Her er hovedprinsippene:

Postboksadresse for brev og pakker som ikke leveres på døren

Oppgi postboksadresse:

OsloMet – storbyuniversitetet

[Ditt navn]

Postboks 4, St. Olavs plass

0130 Oslo

Gateadresse for brev og pakker som leveres med bud, men som ikke skal leveres direkte til deg

Om det ikke inngår i tjenesten at budet skal levere pakken direkte til deg, eller om du ikke ønsker slik direktelevering til deg: Oppgi universitetets navn, ditt navn og studiestedets gateadresse.

For eksempel:

OsloMet – storbyuniversitetet

[Ditt navn]

Kunnskapsveien 55

2007 Kjeller

(Norway)

eller

OsloMet – storbyuniversitetet

[Ditt navn]

Pilestredet 46

0167 Oslo

(Norway)

Pakken vil bli levert til Posttjenesten, og du vil få beskjed om at pakken har kommet. Du kan da hente den hos Posttjenesten eller få den levert til ditt lokale droppunkt (hente- og leveringspunkt for post) med internposten.

Pakke som skal leveres direkte til deg

Om det inngår i tjenesten at budet skal levere pakken direkte til deg: Oppgi universitetets navn, ditt navn, gateadresse og telefonnummer som du kan nås på.

For eksempel:

OsloMet – storbyuniversitetet

[Ditt navn]

Kunnskapsveien 55

2007 Kjeller

(Norway)

Tlf. 333 66 999

Brev

Hvis du vil være sikker på at et brev går ut samme dag, må du levere det: 

• på lokalt droppunkt (hente- og leveringspunkt for post) innen kl. 13.30

eller

• direkte til Posttjenesten i Pilestredet innen kl. 14.00.
• direkte til Posttjenesten på Kjeller innen kl.13.30.

Pakke - innland

Pakker må klargjøres av Posttjenesten før utsendelse. De må derfor leveres til Posttjenesten tilstrekkelig tidlig til at Posttjenesten rekker å klargjøre sendingen.

Pakke - utland

For visse typer utlandssendinger må du også legge ved tolldokumentasjon. Kontakt Posttjenesten for mer informasjon.

Hvis du ikke har mottatt et brev eller en pakke du venter på, og som burde ha kommet frem på det tidspunktet du etterlyser sendingen, er mest sannsynlig sendingen ikke kommet til universitetet.

Kontakt avsender for informasjon

Vi anbefaler derfor at du først tar kontakt med avsender og får greie på følgende: 

1. Når sendingen ble sendt.
2. Hvilken måte den ble sendt på, som brev, rekommandert post eller annen pakkesendingstype.
3. Hvilket navn og hvilken adresse som ble brukt.

Registrert post

Be om å få sporingsnummeret, hvis det er snakk om registrert post - som rekommanderte sendinger og de fleste pakker.

Hvis du ikke finner ut av det, kontakt Posttjenesten. Ha alle relevante opplysninger klare.

Feil navn eller videresendt digitalt

I visse tilfeller kan sendingen ha kommet til universitetet, men ikke kommet fysisk til deg.

• Dette kan gjelde for eksempel hvis navn på mottaker er feil.
• En del brevpost blir også skannet og videresendt til mottaker i Public 360. Det fysiske dokumentet vil da ikke bli sendt til deg, men bli arkivert.

Ta kontakt med Posttjenesten hvis du har ytterligere spørsmål om etterlyste sendinger.

Hvis du har sporingsnummeret på pakken du har sendt eller venter på kan du sjekke hvor pakken til enhver tid er.

Hvis det er en pakke du venter på, kontakt avsender for sporingsinformasjon.

Her er noen av de hyppigst brukte sporingssidene:

• Posten/Bring: http://www.posten.no/

• DHL: http://www.dhl.no/no/express/sporing.html

• UPS: https://www.ups.com/WebTracking/track?loc=no_NO

• TNT: https://www.tnt.com/express/no_no/site/home/applications/tracking.html

• FedEx: http://www.fedex.com/no/

• PostNord: http://www.postnord.no/nb/bedrift/Sider/bedrift.aspx

• Schenker: http://www.logistics.dbschenker.no/log-no-no/start/

Spørsmål om konvolutter

– Jeg trenger noen A5-konvolutter, helst i dag. Kan jeg få det av dere?

Det er avhengig av mengde, hvilken enhet du tilhører, og hvor mye det haster.

Posttjenesten kan avhjelpe akutte behov for små kvanta for alle. Ved større kvanta eller mindre hast, henviser vi normalt til rekvisita-ansvarlig på brukerens enhet.

– Jeg trenger 2000 A4-konvolutter og 1500 svarsendingskonvolutter som skal brukes til en undersøkelse knyttet til et prosjekt. Kan jeg få dem fra deg?

For vanlige konvolutter skal man normalt kontakte rekvisita-ansvarlig på egen enhet. Hvis enheten ikke har, kan vi kanskje være behjelpelig med at man kan få låne fra oss (i den grad vi har nok tilgjengelig hos oss).

Svarsendingskonvolutter får man hos oss, eller via oss. Men for større utsendelser må bruk av dette systemet avtales på forhånd, da portokostnadene vil kunne bli belastet prosjekt eller brukerens enhet.

Spørsmål om utsendelse av post

– Kan jeg sende ut privatpost gjennom postsystemet på universitetet? Selger dere frimerker?

Du kan sende ut privatpost i mindre kvanta gjennom postsystemet til universitetet hvis det du sender er ferdig frankert. Vi selger ikke frimerker.

– Er det her man sender post?

Ja. Posttjenestens lokaler på Kjeller og i Pilestredet er utsendingspunktene for post på de to studiestedene.

– Jeg skal sende noe til Danmark, hvordan gjør jeg det? Er det noe spesielt jeg må gjøre? Kan dere hjelpe meg med det?

Hva du gjør er avhengig av om du skal sende brev eller pakke, og om det som skal sendes er dokumenter eller ikke-dokumenter.

Er innholdet verdifullt, eller det er viktig å kunne spore sendingen? Da anbefaler vi pakke. Du må selv klargjøre pakken.

Posttjenesten foretar bestilling og adresseetikett-generering. Se øvrige detaljer under punktet Sende pakker.

– Jeg trenger noe å pakke noen bøker og permer som jeg skal sende til Sverige i. Kan dere hjelpe meg med det?

Vi har det man skulle trenge av pakkingsutstyr. Det er bare å stikke innom og velge (vi hjelper til der det er nødvendig).

– Jeg skal sende en del spørsmål til noen studenter som de skal svare på og jeg har laget ferdig noen brev her som de skal bruke for å svare. Har dere noen måte å frankere dem på?

Vi har svarsendingskonvolutter som er egnet til dette. Kontakt Posttjenesten for mer informasjon.

– Jeg skal sende en kjølepakke til Brussel. Hvordan gjør jeg det?

Fakultet for helsevitenskap har en avtale for temperatursensitive sendinger med et transportfirma, det er mulig de kan være behjelpelige. Posttjenesten kan formidle kontakten/bidra med kontaktinformasjon.

Spørsmål om mottak av post

– Jeg savner en pakke som ble sendt til meg men som ikke er kommet frem. Har dere noe liggende som dere ikke finner ut av? Vet du hva som kan ha skjedd? Hvor er pakken min?

Vi trenger informasjon om hvem som er avsender, og om når pakken ble sendt eller normalt skulle ankomme. Vi sjekker om noe nylig har kommet inn, og vi sjekker vår registreringsbok for innkommende pakker.

Hvis vi ikke finner noe må vi be mottaker om å ta kontakt med avsender, og ev. skaffe sporingsnummer.

– Jeg savner et brev som ble sendt til meg men som ikke er kommet frem. Har dere noe liggende som dere ikke finner ut av? Vet du hva som kan ha skjedd? Hvor er brevet mitt?

Det er dessverre ikke mulig å spore vanlige brev. Vi må derfor fokusere på hva som kan ha skjedd. Vet mottaker hvordan brevet ble adressert? Hvis mottaker vet dette, kan vi gjøre vurderinger utfra dette. Vi vil også sjekke det som ev. nettopp har kommet inn og ennå ikke er blitt sendt videre.

Bruker kan også ta kontakt med SDI og sjekke med dem. (De åpner innkommende registreringsverdig post.) I tilfelle brevet ikke har kommet ennå, noterer vi relevant informasjon med tanke på å kontakte bruker hvis brevet kommer.

– Jeg savner en internkonvolutt som ble sendt til meg men som ikke er kommet frem. Har dere noe liggende som dere ikke finner ut av? Vet du hva som kan ha skjedd? Det er viktig.

Vi har aldri internpost liggende. Alt går videre.

Hvor kom konvolutten fra? Hvordan var den adressert? Hvis den er blitt sendt feil, blir den som regel sendt tilbake til oss.

Vi sjekker også om adresseinformasjonen som kommer opp i personsøket stemmer. I tilfelle feiladressering tar vi kontakt med postansvarlig på enheten som konvolutten ble sendt til og sjekker om konvolutten er der.

– Jeg savner en bok som ble sendt til meg men som ikke er kommet frem. Har dere noe liggende som dere ikke finner ut av? Vet du hva som kan ha skjedd? Det er en dyr bok.

Vi spør først om hvem som er avsender.

Er det Universitetsbiblioteket? Ta kontakt med dem og hør om boken virkelig er sendt. Det tar noe tid fra boken er registrert som sendt i Oria til den faktisk går ut i internpostsystemet. Det tar også litt tid i internposten.

Er det en annen ansatt? Vi spør om hvilken adresse som er brukt, og sjekker dette mot informasjonen i personsøket. Hvis alt ser ut til å stemme, kan vi ikke gjøre annet enn å vente og se om internpostsendingen med boken skulle dukke opp hos oss.

Er det en ekstern avsender? For eksempel et forlag? Mulighetene for å finne ut noe avhenger av om boken er sendt som brev eller pakke. Se spørsmål om savnede brev eller pakker over.

– Jeg trenger å bestille noe kjølevarer fra et laboratorium i Tyskland som høgskolen skal betale for. Har vi noen måte å lage en slik bestilling på?

Fakultet for helsevitenskap ha en avtale med et transportfirma, vi anbefaler å kontakte fakultetet for å sjekke om de kan være behjelpelige.

– Jeg jobber i PP33 og skal få noe tilsendt fra Kunsthøyskolen, og hun som skal sende det lurer på hvilken adresse hun skal bruke. Kan jeg oppgi PP33? Vi har jo ikke noe mottaksapparat der.

Hvordan blir sendingen sendt? Er det et brev eller Postens servicepakke? Bruk universitetets postadresse.

Hvis det en pakke som skal leveres av bud (Dør-til-dør, Ekspress, lokal budsending, etc.; bruk gateadressen til Posttjenesten (i dette tilfellet Pilestredet 46, 0167 Oslo), med ditt navn på.

Hvis det haster og mottakeren vil være sikker på å få sendingen levert direkte til deg, og så fort som mulig, kan avsender bruke en budtjeneste som leverer på døren. Mottaker må da oppgi adressen hun befinner seg på, telefonnummer hun kan nås på, OG være tilgjengelig.