Policy for beredskap og kontinuitet

• Beredskap: evnen til å forebygge, forberede seg på og håndtere hendelser, samt å gjenopprette normaltilstand, og redusere konsekvensene av uønskede hendelser eller kriser.
• Uønskede hendelser: er tilsiktede eller utilsiktede hendelser som truer eller forstyrrer normal drift, sikkerhet, eller verdier, og som krever spesifikke tiltak for å håndteres.
• Beredskapsorganisasjonen: sentral beredskapsstab, beredskapsstabene på fakultetene, IKT-beredskapsstab, krisekommunikasjonsstab og psykososialt omsorgsteam utgjør OsloMets beredskapsorganisasjon. 
• Beredskapsplanverk: Beredskapsplanene beskriver hvordan beredskapsstabene skal håndtere definerte hendelser, med utgangspunkt i konkrete oppgaver knyttet til den enkeltes rolle.

Nasjonale beredskapsprinsipper

Beredskapsorganisasjon er bygget etter de nasjonale beredskapsprinsippene som stadfester at det daglige linjeansvaret også gjelder i hendelse- og krisesituasjoner.

Systematisk arbeid med beredskap

Arbeid med beredskap inngår i en kontinuerlig og helhetlig prosess, hvor forebygging, beredskap, håndtering, gjenoppretting og læring sees på som en sammenhengende kjede.

Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS)

ROS for sikkerhet legges til grunn for utvikling av plan for øvelser og beredskapsplanverk.

Proaktiv ledelse- metode for hendelse- og krisehåndtering

OsloMet håndterer hendelse- og krisesituasjoner gjennom proaktiv ledelse.

Mål for hendelse- og krisehåndtering

OsloMet skal ha en beredskapsorganisasjon med god handlingskompetanse, som er godt forberedt på hendelser og krise.

Mål for beredskapsplaner

OsloMet skal ha et beredskapsplanverk som er oppdatert og tilgjengelig for beredskapsorganisasjonen.

Mål for varsling

Alle ansatte, studenter og tilknyttede ved OsloMet skal vite hvordan de skal varsle ved hendelse eller krise.

Planer, evaluering og oppfølging

1. OsloMet skal som en del av beredskapsplanverket ha en kontinuitetsplan for å opprettholde kritiske funksjoner ved høyt personellfravær, uavhengig av årsak.
2. OsloMet skal ha en egen pandemiplan.
3. Beredskapsplanverk og planen for systematisk opplæring, trening og øvelser skal revideres iht. siste oppdaterte ROS.
4. Øvelser og hendelser skal evalueres og dokumenteres. Forbedrings- og læringspunkter skal følges opp og konkretiseres som tiltak i en ledelsesforankret oppfølgingsplan, og beredskapsplanverk skal revideres.   

Opplæring, trening og øvelser

1. OsloMet skal ha en plan for systematisk opplæring, trening og øvelser som følges opp.
2. OsloMet skal øve og trene på den enkeltes rolle, samhandling mellom rollene og beredskapsstabene, scenario, proaktiv ledelse og samvirke.
3. Beredskapsøvelser gjennomføres minimum årlig, for alle beredskapsstaber. 
4. OsloMets informasjon om beredskap til studenter, ansatte og tilknyttede skal være relevant og oppdatert. Informasjon om hvordan man skal varsle om uønskede hendelser skal være lett tilgjengelig.

Beredskapsorganisasjonen mobiliseres når beredskapsleder vurderer at en hendelse eller krise kan håndteres mer effektivt, gjennom koordinering som en beredskapssituasjon.

Vurderingen av om hendelsen eller krisen skal håndteres av fakultetenes beredskapsstaber eller den sentral beredskapsstab, baseres på de nasjonale beredskapsprinsippene: ansvar, likhet og nærhet. En hendelse eller krise som berører forskningssentrene, fellesadministrasjonen, flere enn ett fakultet, eller har stort omdømmepotensial skal håndteres av sentral beredskapsstab.

Alle beredskapsstaber skal ha to stedfortredere for hver funksjon.

Sentral beredskapsstab

Sentral beredskapsstab består av følgende funksjoner:

• beredskapsleder (OI-direktør)
• rektor
• HR-direktør
• IKT-direktør
• seksjonssjef for driftsavdelingen eiendom
• kommunikasjonsdirektør
• utdanningsdirektør
• sikkerhetsleder
• tavlefører
• loggfører

Fakultetenes beredskapsstaber

Fakultetenes beredskapsstaber består av følgende funksjoner: 

• beredskapsleder (dekan)
• fakultetsdirektør
• seksjonssjef STU
• seksjonssjef HR
• kommunikasjonsansvarlig
• tavlefører
• loggfører

IKT beredskapsstab

IKT beredskapsstab består av følgende funksjoner:

• Beredskapsleder (IM eller CSIRT-leder)
• incident manager (IM)
• CSIRT-leder
• medlem CSIRT-team
• informasjonsansvarlig
• loggfører

Krisekommunikasjonsstab

Krisekommunikasjonsstab består av følgende funksjoner:

• Operativ leder kommunikasjon (seksjonssjef)
• presseansvarlig
• ansvarlig for virksomhets- og internkommunikasjon
• ansvarlig for sosiale medier
• ansvarlig for studentkommunikasjon
• tavlefører

Psykososialt omsorgsteam

Psykososialt omsorgsteam består av følgende funksjoner:

• Koordinator psykososialt omsorgsteam (HR)
• assisterende koordinator (HR)
• teamleder evakuering (UTD)
• teamleder pårørende (UTD)
• teamleder logistikk (ED)
• fakultetsrepresentant (HR)
• fakultetsrepresentant (STU)

Alle ansatte, studenter og tilknyttede skal gjøre seg kjent med hvordan varsle om uønskede hendelser, og med informasjonen som ligger på sikresiden.no under fanen «Når noe skjer».

Alle ansatte med rolle i beredskapsstab

• er ansvarlig for å sette seg inn i sitt ansvarsområde og gjeldende beredskapsplanverk.

• skal delta i opplæring, trening og øvelser samt evaluering av øvelser og hendelser.

• er ansvarlig for å følge opp tiltak i oppfølgingsplanen for sitt ansvarsområde, etter evaluering av øvelser og hendelser.

Rektor

• er øverste ansvarlige for beredskap på OsloMet.

• er ansvarlig for strategiske beslutninger i hendelse- og krisehåndtering i den sentrale beredskapsstaben.

• godkjenner beredskapsplanene for fakultetene og for sentral beredskapsstab.

Direktør organisasjon og infrastruktur

• er beredskapsleder har ansvaret for å lede håndteringen av hendelser og kriser i den sentrale beredskapsstaben, med delegert beslutningsmyndighet på operativt nivå.

• vurderer og beslutter om en hendelse skal håndteres som en beredskapssituasjon eller som en del av ordinær drift.

• er ansvarlig for å holde rektor løpende orientert når sentral beredskapsstab er satt.

• er ansvarlig for at stabsfunksjonene i den sentrale beredskapsstaben er dekket, og for at beredskapsstaben deltar i opplæring, trening og øvelser.

• er ansvarlig for at evaluering og oppfølgingsplan etter hendelse følges opp.

IKT-direktør

• er ansvarlig for kontakt med relevante interne og eksterne ressurser som sorterer under Avdeling for IKT når sentral beredskapsstab er satt.

• godkjenner og forvalter IKT-kontinuitetsplan.

• er ansvarlig for at stabsfunksjonene i IKT-beredskapsstab er dekket, og for at beredskapsstaben deltar i opplæring, trening og øvelser.

HR-direktør

• er ansvarlig for alle oppgaver som berører ansatte når sentral beredskapsstab er satt.

• godkjenner og forvalter Psykososial omsorgsplan.

• er ansvarlig for at stabsfunksjonene i psykososialt omsorgsteam er dekket, og for at teamet deltar i opplæring, trening og øvelser.

Kommunikasjonsdirektør

• er ansvarlig for kommunikasjon mellom sentral beredskapsstab og avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) når sentral beredskapsstab er satt.

• godkjenner og forvalter Krisekommunikasjonsplanen.

• er ansvarlig for at stabsfunksjonene i krisekommunikasjonens beredskapsstab er dekket, og for at staben deltar i opplæring, trening og øvelser.

Utdanningsdirektør

• er ansvarlig for alle oppgaver som berører studenter når sentral beredskapsstab er satt.

• er medansvarlig for Psykososial omsorgsplan.

Seksjonssjef Driftsavdelingen Eiendom

Ansvarlig for kontakt med relevante interne og eksterne ressurser som sorterer under Avdeling for eiendom når sentral beredskapsstab er satt.

Tavlefører i alle beredskapsstaber

Ansvarlig for å føre tavlene i henhold til proaktiv ledelse, og å løpende sørge for at oppgaver som beredskapsstaben skal gjennomføre følges opp gjennom stabsmøtene.

Loggfører i alle beredskapsstaber

Loggfører er ansvarlig for

• å føre logg over håndtering av hendelse.

• praktisk tilrettelegging av fysisk og digitalt rom for gjennomføring av møter, når beredskapsstab er satt.

• å skrive rapport og følge opp evaluering samt sørge for dokumentasjon av hendelseshåndtering.

Sikkerhetsleder

• Sikkerhetsrådgiver i sentral beredskapsstab.

• Ansvarlig for å varsle iht. varslingsliste når sentral beredskapsleder har besluttet å sette beredskapsstab.

• Ansvarlig for operativ kontakt med nødetater under hendelse- og krisehåndtering.

Dekan

• Strategisk og operativt ansvarlig for hendelse- og krisehåndtering på fakultetet.

• Vurderer og beslutter om en hendelse skal håndteres som en beredskapssituasjon eller som en del av ordinær drift.

• Ansvarlig for at stabsfunksjonene er dekket, og for at beredskapsstaben deltar i opplæring, trening og øvelser.

• Ansvarlig for varsling iht. varslingsliste.

• Ansvarlig for å holde sentral beredskapsleder orientert om hendelse- og krisehåndtering på fakultetet.

• Ansvarlig for at overlevering av hendelse- og krisehåndtering til sentral beredskapsstab er i henhold til «sjekkliste for overlevering», og for at hendelseshåndteringen på fakultetet er koordinert og i samsvar med de føringer som gis fra sentral beredskapsstab.

• Ansvarlig for at evaluering etter hendelse gjennomføres.

Fakultetsdirektør

Ansvarlig for kontakt med eksterne aktører og å følge opp HR og STU når fakultetet har satt beredskapsstab.

Seksjonssjef STU

Ansvarlig for oppgaver som berører studenter når beredskapsstab er satt. Arbeider etter instruks fra fakultetsdirektør.

Seksjonssjef HR

Ansvarlig for alle oppgaver som berører ansatte når beredskapsstab er satt. Arbeider etter instruks fra fakultetsdirektør.

Kommunikasjonsansvarlig fakultet

Ansvarlig for kommunikasjon mellom fakultetets beredskapsstab og Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK).

Fagansvarlig beredskap og kontinuitet

Er ansvarlig for å

• utvikle og følge opp plan for opplæring, trening og øvelser for hele OsloMet.

• gjøre plan for opplæring, trening og øvelser og beredskapsplanverk kjent og tilgjengelig for relevant personell.

• holde informasjon om beredskap på OsloMets nettsider relevant, oppdatert og tilgjengelig.

• revidere beredskapsplanverket for fakultetene og den sentrale beredskapsstaben basert på funn fra evalueringer av øvelser og hendelser, og i tråd med siste ROS.

• gjennomføre og dokumentere evaluering av øvelser.

Roller og ansvar i IKT-beredskapsstab, krisekommunikasjonsstab og psykososialt omsorgsteam er beskrevet i de respektive beredskapsplanene.