Periodisering i Public 360 høsten 2025

Public 360 er OsloMets sak- og arkivsystem. Arkivet ivaretar forvaltningsmessig, rettslig, historisk og kulturell dokumentasjon ved OsloMet for ettertiden.

Som offentlig organ er OsloMet forpliktet til å periodisere arkivet; å dele arkivet opp i tidsperioder. Nåværende arkivperiode ved OsloMet startet i 2014, og skal avsluttes høsten 2025.

Når arkivperioden avsluttes, skilles arkivmaterialet for perioden 2014-2025 ut fra det aktive arkivet. Uttrekk av sakene deponeres hos Arkivverket for bevaring, og etableres som en historisk database i Public 360, der det er mulig å gjøre søk. 

En ny, aktiv arkivperiode ved OsloMet starter 1. november 2025.

Public 360 vil fremdeles være sak- og arkivsystemet i den nye arkivperioden, men arkivet skal ordnes etter nye prinsipper, da OsloMet går over fra emneinndelt arkivnøkkel til en ny, funksjonsbasert klassifikasjon (sikt.no).

Periodiseringen ved OsloMet er del av et sektorbasert prosjekt for UH17, med bistand fra Sikt.

Opprydding i Public 360

Det nåværende arkivet ved OsloMet avsluttes 31. oktober 2025. Før arkivet kan lukkes, må alle data være korrekte. Dokumentasjonen i Public 360 må være gjenfinnbar og tilgjengelig som historisk database i den nye arkivperioden. Det innebærer at:

• data kvalitetssikres
• dokumenter må ferdigstilles
• åpne saker skal avsluttes

Du må aktivt bidra inn i periodiseringen ved å ferdigstille dokumentene dine og avslutte egne saker i Public 360.

Etter torsdag 30 oktober kl. 12.00 kan du ikke gjøre endringer i nåværende saksmapper. Hvis en sak må fortsette i den nye arkivperioden, skal det opprettes en ny saksmappe i Public 360 der du kan fortsette saksbehandlingen. SDI vil gi deg nærmere informasjon om dette.

Oppgaver og veiledning

• Oppgaver og nærmere veiledning til opprydding i Public 360 finner du her.
• Det arrangeres Teamskurs og workshop i september - oktober, se tidsplanen her.
• Ledere oppfordres til å koordinere ryddearbeidet i egen enhet.

Frister for opprydding i Public 360

• Innen fredag 24. oktober 2025 må du ha satt status "Avsluttet av saksbehandler" på alle saker som er ferdig saksbehandlet.
• Innen torsdag 30. oktober 2025 kl. 12.00 må du ha ferdigstilt alle dokumentene dine, og satt status "Avsluttet av saksbehandler" også på saker som skal videreføres til ny arkivperiode.

Se øvrige frister i tidsplanen.

Oppdateringer og varsler

Det vil komme oppdateringer, påminnelser og varsler i Teamet for Public 360 i løpet av høsten.

Enheter med særskilte behov

SDI vil ta kontakt med enheter som vurderes til å ha særskilte behov ved overgangen til ny arkivperiode.

Nedetid

Det er planlagt nedetid for Public 360 fra 30. oktober kl. 12.00 til 3. november kl. 12.00.

Pålogging til Public 360 i ny arkivperiode

3. november kl. 12.00 kan du begynne å saksbehandle i Public 360 igjen, i den nye arkivperioden.

Du finner en teknisk veiledning til opprydding i Public 360 her (public360online.com, krever innlogging)

Se også skriveregler for Public 360 og rutiner for de enkelte fagområdene her (oslomet.no)

Tøm innholdet i fanen «Innkommende» i Public 360

Du finner fanen "Innkommende" her (public360online.com, krever innlogging)

Avskriv, omfordel eller svar ut dokumenter som ligger i underfanene:

• Mine ubesvarte dokumenter
• Innsynskrav
• Dokumenter til gjennomgang
• Dokumenter til godkjenning/signering

Veiledning til avskriving av dokumenter (public360online.com, krever innlogging)
Veiledning til å besvare dokumenter (public360online.com, krever innlogging)
Veiledning til dokumenter på gjennomgang og godkjenning (public360online.com, krever innlogging)

Tøm innholdet i fanen «Arbeidsdokumenter» i Public 360

Du finner fanen "Arbeidsdokumenter" her (public360online.com, krever innlogging)

Sjekk inn filer, ferdigstill og ekspeder dokumenter, og avslutt saker som ligger i underfanene:

• Mine dokumenter under arbeid
• Låste filer
• Godkjente dokumenter til utsendelse
• Mine åpne saker

Saker som er ferdig saksbehandlet skal settes til status «AS- avsluttet av saksbehandler".

Veiledning til ekspedering av dokumenter (public360online.com, krever innlogging)

Vær spesielt oppmerksom på

• dokumentkategori: Kontroller at dokumentet har korrekt kategori; dokument ut/inn, internt notat med/uten oppfølging.
• titler: fil-, dokument-, og sakstitler skal inneholde sentrale ord og uttrykk som gir en god beskrivelse av innholdet. Gjør deg kjent med skrivereglene for Public 360 her (public360online.com, krever innlogging).
• filer: Kontroller at alle hovedfiler og vedlegg er fullstendige og korrekte. Finner du tomme eller korrupte filer, ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no
• kontakter: Kontroller at nødvendig sakspart/kontakt/mottaker/avsender er knyttet til sak/dokument med rett kontaktkort.
• ekspedering: Dokument ut skal primært ekspederes til digipost hvis mulig. Digipost kan kun brukes ved sending til privatpersoner. Til virksomheter må du ekspedere til epost. Har du ekspedert via andre kanaler enn P360, velger du ekspederingskanal utskrift.
• dokumenter som er opprettet ved en feil: Disse skal settes til utgått. Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no
• avslutning av saker: Saker kan ikke avsluttes dersom det ligger dokumenter i status «reservert» på saken, eller gjennomgangs- eller godkjenningsflyt som ikke er lukket på dokumentene. Ta kontakt med den enkelte saksbehandler og be denne ferdigstille dokumentene.

Saker som krysser periodeskillet - Hva gjør du hvis saksbehandlingen ikke er ferdig innen torsdag 30. oktober kl. 12.00?

• Saker under arbeid i Public 360: Har du saker som ikke kan saksbehandles ferdig før nåværende arkivperiode er over, må du likevel avslutte disse i Public 360 innen fristen. Sakene skal deretter opprettes på nytt i P360 i den nye arkivperioden. Her kan du fortsette saksbehandlingen, med henvisning til de gamle saksmappene. SDI vil gi deg nærmere informasjon om dette.

• Dokumenter til manuell registrering i Public 360: Får du dokumenter som skal registreres i Public 360 så nær fristen at du ikke vil rekke å behandle dem, råder vi deg til å vente med registrering til den nye arkivperioden starter, 3. november 2025.

• Notater og brev ut som ikke kan ekspederes i Public 360 innen fristen: Har du opprettet dokumenter som ikke kan ekspederes innen fristen? Rådfør deg med SDI på dokhjelp@oslomet.no

SDI vil gi deg nærmere informasjon om saker som krysser periodeskillet.

Følgende oppgaver gjelder ledere spesielt

• Koordinering: Ledere oppfordres til å koordinere ryddearbeidet i Public 360 ved egen enhet.

• Fordeling: Ledere må sørge for at fanen «Til fordeling» i Public 360 blir sjekket jevnlig, slik at det ikke ligger igjen ufordelte dokumenter, kopier eller saker i den enkelte enhet ved periodeskillet.
  Veiledning i å fordele dokumenter (oslomet.no).*

• Ubesvarte dokumenter: Ledere må sørge for at innkommende dokumenter til enheten i Public 360 svares ut av saksbehandlere fortløpende.
  Veiledning til ubesvarte dokumenter i egen enhet (oslomet.no).*

• Godkjenning/signering: Ledere må sørge for at dokumenter godkjennes/signeres fortløpende, slik at saksbehandlingen ikke blir forsinket. Et dokument til godkjenning/signering genererer normalt varsel i Outlook med lenke til oppgaven, men oppgaven ligger også under fanen "Innkommende – dokumenter til godkjenning/signering".
  Veiledning til godkjenningsflyten (public360online.com, krever innlogging).
  Instruksjonsvideo om godkjenningsflyten (oslomet.no).*

*Bildene i instruksjonsvideoene kan avvike noe fra nåværende versjon av Public 360.

Restanseoversikt

13. oktober og 24. oktober sender SDI restanseoversikt til ledere. Ledere følger opp i egen enhet.

Kanal for ledere

Det er opprettet en en egen kanal for ledere i Teamet for Public 360. Her vil SDI legge ut meldinger, og du har mulighet til å stille spørsmål. Har du ikke tilgang til kanalen? Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no

Se også «Oppgaver for alle som bruker Public 360».

Du kan alltid ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

Følgende oppgaver gjelder alle som er sekretærer for utvalg

I den nye arkivperioden kan du ikke fortsette utvalgsbehandlingen i tidligere saksmapper. Det må opprettes nye saker i Public 360 der utvalgsarbeidet kan fortsette, med henvisning til de gamle saksmappene. SDI vil gi deg nærmere informasjon om dette arbeidet.

• Sørg for at dokumenter knyttet til møter og sakslister har rett skjerming og er ferdigstilt/journalført.
• Kontroller at innkallinger er ekspedert, og at referat/protokoll er ekspedert og journalført.
• Status på møter skal være satt til "Avholdt", med mindre det er sensitive saker. Da skal status være "Låst sakskart".
• Sørg for at saksbehandlere ikke oppretter saksframlegg for møter med dato i ny arkivperiode før den nye arkivperioden tar til.
• Sørg for at møteinnkalling og protokoll ligger i samme arkivperiode.
• Har du opprettet dokumenter som ikke kan ekspederes innen 30. oktober? Rådfør deg med SDI på dokhjelp@oslomet.no

Dersom du må gjennomføre utvalgsmøter nær opp til periodeskillet, råder vi deg til å gjennomføre møtene uten å bruke modulen. Møtedokumenter kan eksempelvis oversendes via FileSender. Rådfør deg med SDI på dokhjelp@oslomet.no

Kanal i Teamet for Public 360

Det er opprettet en egen kanal i Teamet for Public 360 for dem som er sekretærer for utvalg. Her vil SDI legge ut meldinger, og du har mulighet til å stille spørsmål. Har du ikke tilgang til kanalen? Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no

Se også «Oppgaver for alle som bruker Public 360».

Du kan alltid ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

Følgende oppgaver gjelder HR spesielt

Arbeidsavtaler som skal sendes til digital signering høsten 2025 bør saksbehandles i god tid. Signeringsfrist bør settes til senest 24. oktober. Dette sikrer at den signerte avtalen, samt lønns-seksjonens videre behandling i Public 360, kommer inn i den gamle arkivperioden.

Dersom du ønsker signeringsfrist etter periodeskillet, bør du vurdere å vente med utsendingen fra Public 360 til 3. november, eller benytte deg av alternative signerings-/utsendingsløsninger, som FileSender.

Se også «Oppgaver for alle som bruker Public 360».

Du kan alltid ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

Er du usikker på hvordan du avskriver, omfordeler eller ekspederer dokumenter, avslutter saker eller jobber med kontaktkort? SDI vil gjerne hjelpe deg.

• Opplæring: Se tidsplanen for en oversikt over kurs og workshops høsten 2025.
• E-post: Send en henvendelse til dokhjelp@oslomet.no
• Telefon: Fra 1. september er telefonen for brukerstøtte åpen mellom kl. 10 og 14, mandag, onsdag og fredag. Kontakt oss på 67235959, eller søk opp «Dokhjelp SDI» for Teamssamtale.

• 9. september, 2025
  • Teamskurs, gjennomgang av oppgaver for alle - opprydding i Public 360 - 30 minutter (lenke til kurs kommer)
• 23. september, 2025
  • Teamskurs, gjennomgang av oppgaver for alle - opprydding i Public 360 - 30 minutter (lenke til kurs kommer)
• 19. september, 2025
  • Teamskurs for ledere, gjennomgang av oppgaver - opprydding i Public 360 - 30 minutter (lenke til kurs kommer)
• 30. september 2025
  • Workshop, fysisk oppmøte - opprydding i Public 360 - 2 timer (lenke til kurs kommer)
• 7. oktober 2025
  • Workshop, fysisk oppmøte - opprydding i Public 360 - 2 timer (lenke til kurs kommer)
• 13. oktober 2025
  • SDI sender restanseoversikt til ledere. Ledere følger opp i egen enhet.
• 24. oktober 2025
  • SDI sender en siste restanseoversikt til ledere. Ledere følger opp i egen enhet.
• 24. oktober 2025
  • Signeringsfrist for arbeidsavtaler i Public 360.
• 24. oktober 2025
  • Frist for å sette status "Avsluttet av saksbehandler" på alle saker som er ferdig saksbehandlet.
• 30. oktober 2025, kl. 12.00
  • Frist for å sette status "Avsluttet av saksbehandler" på alle saker som skal videreføres til ny arkivperiode.
    Detaljert informasjon om videreføring av dokumenter under arbeid publiseres av SDI i uke 41.
• 30. oktober kl. 12.00 - 3. november kl. 12.00
  • Produksjonssetting og nedetid i Public 360
• 3. november 2025 kl. 12.00
  • Pålogging til Public 360 i ny arkivperiode er mulig