Periodeovergang og ny arkivperiode høsten 2025

1. Sørg for å ha oppdatert status på alle fullførte/komplette/gamle saker til "Avsluttet av saksbehandler" innen fristen 24. oktober.
   • Unntak: Saker under arbeid som ikke kan fullføres innen 24. oktober lar du bli stående i status "Under behandling". Bokmerk gjerne sakene som står under behandling slik at det blir lett å finne dem igjen mandag 3. november. Du finner veiledning i å bruke bokmerker her (public360online.com, krever innlogging).
2. Ferdigstill og ekspeder så mange dokumenter som mulig i sakene som står under behandling innen fristen 30. oktober kl. 12.00.
   • Unntak: De dokumentene det ikke er mulig å ferdigstille før 30. oktober kl.12.00 lar du stå i status "Reservert". SDI håndterer disse i samarbeid med aktuelle saksbehandlere etter periodeovergangen.
3. Avslutt alt arbeid med dokumenter og saker, og logg ut av Public 360 innen kl. 12.00 torsdag 30. oktober.
4. Det blir nedetid for Public 360 fra 30. oktober kl. 12.00 til 3. november kl. 12.00.
5. Logg på Public 360 mandag 3. november etter kl. 12.00.
6. Kontroller at du finner sakene dine som har status "Under behandling". Disse skal nå ha fått en saksreferanse/lenke som tar deg til tilsvarende sak i ny periode slik at du kan fortsette saksbehandlingen.  Dersom du ikke finner sakene dine, send en e-post til dokhjelp@oslomet.no. 

Merk: Saksmappene som er overført til ny periode inneholder ingen dokumenter eller filer. Disse ligger igjen i den gamle saksmappa.

Skal du jobbe videre på et dokument fra gammel sak i ny arkivperiode?

Sakene som er overført til ny periode inneholder ingen dokumenter og filer. Dersom du skal jobbe videre på et dokument i gammel sak, må du kopiere fila fra den gamle til den nye saksmappa.

3 metoder for kopiering:

• Du kan laste ned en kopi av fila ("hent kopi") i redigerbart format (ofte word), mellomlagre den og legge den til i et nytt dokument på den nye saken.
• Erfarne brukere kan også bruke funksjonen "kopier" under filhandlinger for å overføre filer fra et dokument i gammel sak til et dokument i ny sak.
• Hvis du vil kopiere både dokument og fil, er det mulig å velge "lagre som" under dokumentfunksjoner på dokumentet fra gammel periode. Klikk deretter på filfanen og marker filene du vil ha med videre. 

Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

Saker under behandling som ikke blir opprettet i ny periode

Vi gjør oppmerksom på at enkelte saker ikke blir opprettet i ny periode selv om de står i status "Under behandling" i den gamle arkivperioden:

• Saker der det ikke har vært aktivitet siden 31.12.2022
• Saker med personnavn i tittelen
• Saker opprettet av integrasjon/systembruker

Postregistrering

Under nedetiden blir registrering av post fra det sentrale postmottaket forsinket. SDI oppretter og fordeler saker i Public 360 fortløpende så snart den nye arkivperioden starter, mandag 3. november.

Innsynskrav

• Innsynskrav som mottas av SDI i nedetiden sendes til saksbehandlere på e-post for behandling.
• SDI etterregistrerer det innkomne innsynskravet i Public 360 mandag 3. november.
• Saksbehandler mottar det etterregistrerte innsynskravet i Public 360.
• Saksbehandler svarer ut det etterregistrerte innsynskravet i Public 360, eller etterregistrerer svar som allerede er sendt ut via andre kanaler.

Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

Du vil kun ha lesetilgang til saker og dokumenter i den gamle arkivperioden. Du kan søke etter saker/dokumenter på vanlig måte, men du kan ikke legge til eller endre noe i dem.

Etter 3. november blir det en lengre periode der SDI går igjennom alle saker, kontrollerer metadataene, og oppdaterer saksstatus til «Avsluttet».

Når SDI har fullført arbeidet med kvalitetssikring, skal dokumentasjonen avleveres til Arkivverket. Da flyttes også dokumentasjonen fra aktiv Public 360 til historisk Public 360. SDI informerer om når dette skjer.

Når dokumentasjonen er flyttet til historisk Public 360 kan du fremdeles søke etter den, men du må bruke søkefunksjonen «Søk i historiske data» under "Avansert søk" i Public 360 for å finne den.

Brukeropplevelsen i Public 360 i den nye arkivperioden vil stort sett være som før. Endringene påvirker i hovedsak SDI sitt arbeid.

Det settes metadataverdi for arkivdel og arkivkoder på saker i forbindelse med regelmessig kvalitetssikring/journalføring. Disse arkivdelene og arkivkodene endres når OsloMet går fra emneinndelt til funksjonsbasert klassifikasjon.

De nye arkivkodene

Oversikt over klassifikasjonen og de nye arkivkodene finner du her (public360online.com, krever innlogging).

De nye arkivdelene

I perioden 2014-2025 har OsloMet sitt arkiv vært delt opp i 4 arkivdeler:

• Student
• Personal
• Sak
• Historisk

I den nye arkivperioden får Public 360 følgende arkivdeler:

• Internadministrasjon
• Forskning
• Utdanning
• Formidling
• Museum og samling
• Arkivdeler for saker som opprettes av integrasjoner:
  • Integrasjon HR
  • Integrasjon Utdanning
  • Integrasjon Øvrig

I den nye arkivperioden vil Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) revidere rutinene for opprettelse av saker og dokumenter i Public 360 (sharepoint.com, krever innlogging). SDI vil ta kontakt med enheter som vurderes til å ha særskilte behov.