Ofte stilte spørsmål om periodisering - Ansatt

Ofte stilte spørsmål om periodiseringen i Public 360 høsten 2025

Ofte stilte spørsmål om periodiseringen i Public 360 høsten 2025

Her finner du svar på ofte stilte spørsmål om periodiseringen i Public 360 høsten 2025.
Publisert
Sist oppdatert

  • Jeg har 200 egne åpne saker i Public 360. Kan SDI hjelpe meg med en masseoppdatering for å få avsluttet sakene?

    SDI kan dessverre ikke hjelpe saksbehandlere med masseoppdatering. 200 saker bør være overkommelig hvis du starter i god tid.

    Se denne veiledningen for hvordan du effektivt kan avslutte saker ved hjelp av søk (public360online.com, krever innlogging).

    Ledere som mener at en enhet sitter på spesielle utfordringer kan sende en henvendelse til dokhjelp@oslomet.no.

  • Ansatte i min avdeling har uavsluttede saker, men flere av dem jobber ikke lenger på OsloMet. Hva gjør jeg med disse sakene?

    Ledere kan selv avslutte saker, eller fordele saker til andre saksbehandlere.

    Ledere bør derfor gjøre en vurdering av den enkelte saken:

    • Ser det ut som saken er komplett? – Avslutt saken.
    • Er det andre i enheten som har overtatt ansvaret for saksområdet? – Fordel saken til aktuell saksbehandler.

    Se veiledning til endring av saksansvarlig her (under pkt. 4 – «Omfordeling av saker som er feilfordelt") (public360online.com, krever innlogging).

  • Jeg står som ansvarlig for saker jeg i realiteten ikke er saksbehandler for i Public 360. Hva skal jeg gjøre med disse sakene?

    Er det du som har opprettet saken, har overordnet ansvar for saken, eller er ansvarlig for minst ett dokument i saksmappa?

    • Kontroller at saken er komplett, og sett status til "Avsluttet av saksbehandler".
    • Dersom du ikke får lukket saken fordi dokumenter ikke er ferdigstilt, ta kontakt med saksbehandlere pr. dokument og be dem ferdigstille. Sett deretter status "Avsluttet av saksbehandler" på saken.

    Er det åpenbart at en annen saksbehandler bør stå som ansvarlig på saken?

  • Skal jeg avslutte saker der jeg venter på svardokumenter?

    Nei, hvis du venter på dokumenter i en pågående sak, avslutter du ikke saken, men lar den stå i status «Under behandling».

    SDI vil sørge for at saken opprettes på nytt, med referanse mellom ny og gammel saksmappe, slik at du kan fortsette saksbehandlingen i den nye arkivperioden.

    Alle saker som du vet er fullført, skal du sette til status "Avsluttet av saksbehandler" innen 24. oktober.

  • Jeg har avsluttet en sak, men får nye dokumenter som tilhører saken. Hva gjør jeg?

    Før periodeskillet

    Fram til 29. oktober kan SDI gjenåpne saker for deg dersom det kommer nye dokumenter på en avsluttet sak.

    • Send en henvendelse til dokhjelp@oslomet.no og be om å få åpnet saken.
    • Når du har lagt inn aktuelle dokumenter i saken, må du huske å sette saksstatus til "Avsluttet av saksbehandler" igjen.

    Etter periodeskillet

    Dersom det kommer nye dokumenter på en avsluttet sak etter 29. oktober, gjør du følgende:

    • Logg deg på Public 360 i den nye arkivperioden, fra 3. november kl. 12.00.
    • Opprett en ny sak med referanse til den gamle saken. Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.
    • Fortsett saksbehandlingen i den nye saksmappa.

  • Jeg har saker som strekker seg over lange tidsperioder, der det kan komme nye dokumenter først etter et par år. Skal jeg avslutte sakene, eller la dem stå åpne?

    Er du sikker på at det vil komme nye dokumenter etter en tid? 

    • La saken stå i status "Under behandling".
    • SDI vil sørge for at saken opprettes på nytt i ny arkivperiode, med referanse mellom ny og gammel saksmappe, slik at du kan fortsette saksbehandlingen.

    Er du usikker på om det vil komme nye dokumenter på saken?

    • Sett saken til "Avsluttet av saksbehandler".
    • Skulle det komme nye dokumenter på saken før 29/10 2025, kan SDI gjenåpne saksmappa for deg. Send en henvendelse til dokhjelp@oslomet.no. Når du har lagt inn aktuelle dokumenter i saken, setter du status til "Avsluttet av saksbehandler" igjen.
    • Kommer det nye dokumenter på saken i den nye arkivperioden, må du opprette en ny saksmappe med referanse til den gamle saken. Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

    Alle saker du vet er ferdige skal du sette til status "Avsluttet av saksbehandler".

  • Saker som ikke er ferdige før periodeskillet skal opprettes som en ny saksmappe i den nye arkivperioden. Hvordan kan jeg forsikre meg om at jeg ikke mister oversikten når dokumentasjonen blir splittet på to saker?

    2 funksjoner i Public 360 kan hjelpe deg med å holde oversikten:

    Saksreferanser

    Saksmappene i gammel og ny arkivperiode skal være koblet til hverandre i Public 360 via referanser. Du vil kunne se at en sak startet i forrige arkivperiode, og du får mulighet til å klikke deg fra ny til gammel saksmappe, og vice versa.

    Bokmerker

    Du kan også sørge for å bokmerke de sakene du har under behandling ved periodeskillet. Bokmerkene samler seg som ditt private register i venstremenyen i Public 360. Du finner veiledning i å bruke bokmerker i Public 360 her (public360online.com, krever innlogging).

  • Jeg har samlemapper i Public 360 som jeg ønsker å jobbe videre med, hva skjer med dem etter periodiseringen?

    ​​​​​​Som hovedregel vil ikke samlesaker, f.eks. saker som inneholder diverse forhold relatert til en spesifikk person, videreføres til ny arkivperiode. Eksempel på en slik samlesak kan være kandidatmappe for PhD. Årsaker:

    • OsloMet går fra en tidligere emnebasert ordning av arkivet til en ny, funksjonsbasert klassifisering som ikke støtter samlemapper.
    • Samlesaker er ofte problematiske med hensyn til personvernlovgivningen fordi de kan inneholde for mye informasjon om en enkelt person, og det blir vanskelig å sørge for god tilgangsstyring.
    • Samlesaker kan også være problematiske med hensyn til hva som blir publisert på OsloMets offentlige journal, på grunn av allmenhetens rett til innsyn, samt muligheten for sammenstilling av informasjon.

    Enheter som har brukt samlemapper i gammel arkivperiode, må endre sin rutine for opprettelse av saker. Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

  • Hvordan skal jeg klare å holde oversikt over sakene mine i den nye arkivperioden hvis jeg ikke får opprette samlemappe og dokumentene ligger i forskjellige saksmapper?

    Tre funksjoner i Public 360 kan hjelpe deg med å få oversikt:

    Kontaktkort

    Det er viktig at saksbehandlere er nøyaktige med å knytte alle dokumenter og saker til kontaktkort, både for personer og virksomheter. Når du søker opp kontaktkortet til en person/virksomhet i Public 360, får du en samlet oversikt alle saker og dokumenter der denne personen/virksomheten enten er avsender, mottaker eller lagt til som kontakt.

    Bokmerker

    Saker og dokumenter kan bokmerkes i Public 360, se veiledning om bokmerker her (public360online.com, krever innlogging). Bokmerkene samler seg oversiktlig, som ditt private register, i venstremenyen i Public 360.

    Prosjekt-funksjonen

    Det er mulig å benytte seg av prosjekt-funksjonen i Public 360, for å samle alle saker/dokumenter av en viss type, eller innenfor samme emne. Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no dersom du trenger veiledning i å opprette prosjekt i Public 360.

  • Jeg er saksbehandler for flere midlertidige stillinger hvor det er mulighet for forlengelse av arbeidsavtalen. Hvis det blir snakk om forlengelse, hvor skal arbeidsavtalene sendes fra? Må vi opprette nytt saksnummer, eller skal vi be dere om hjelp til å åpne sakene igjen?

    Dersom all annen saksbehandling rundt en ansettelse er fullført før en eventuell forlengelse, setter du status "Avsluttet av saksbehandler" på saken innen 24/10 2025.

    Blir det aktuelt med forlengelse i den nye arkivperioden, fra og med 3. november kl. 12.00, må du opprette en ny saksmappe. Dette skyldes at forlengelse og fornying av arbeidsavtale, i henhold til den nye funksjonsbaserte klassifikasjonen, vil bli definert som en egen sak.

    En fornyelse av en arbeidsavtale i den nye arkivperioden får altså et annet saksnummer enn den opprinnelige ansettelsessaken i den gamle arkivperioden.

  • Hva skal jeg gjøre med dokumenter i kategorien «Internt notat uten oppfølging» som har status «Reservert» eller «Godkjent»?

    Alle interne notater uten oppfølging skal til slutt ekspederes. Dersom det ikke er knyttet mottakere til notatet, fungerer ekspederingen kun som en melding til arkivet om at dokumentet er ferdigstilt.

    Dersom det ligger mottakere på notatet, og notatet er opprettet langt tilbake i tid, kan du vurdere om mottakerne bør fjernes. Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

  • Hva skal jeg gjøre med et eldre dokument i kategori «Brev ut» som har blitt liggende i status «Reservert»?

    Et brev ut som har status «Reservert» er ikke blitt sendt til mottaker via Public 360.

    Først bør du undersøke om dokumentet er sendt til mottaker gjennom andre systemer enn Public 360.

    Dersom mottakeren allerede har mottatt dokumentet: Velg kanal «Utskrift» i Public 360 når du ekspederer dokumentet. Ved ekspedering med «Utskrift» blir ikke dokumentet sendt til mottakeren. Ekspederingen fungerer kun som en melding til arkivet om at dokumentet er ferdigstilt.

    Vær oppmerksom på at eventuelle interne kopimottakere vil motta dokumentet i Public 360, også når du ekspederer til utskrift. Du kan vurdere om interne mottakere bør fjernes. Ta kontakt med SDI på dokhjelp@oslomet.no for veiledning.

  • Jeg bruker prosjekt-funksjonen i Public 360 for å få oversikt over saker og dokumenter innenfor samme tema. Må prosjekter som ikke er avsluttet opprettes på nytt i den nye arkivperioden på samme måte som saksmappene?

    Nei, prosjektene må ikke avsluttes, og de skal ikke opprettes på nytt i ny arkivperiode. Prosjektene du har opprettet i Public 360 lever videre akkurat slik de er, og kan knyttes til nye dokumenter og saker i den nye arkivperioden.

  • Vil jeg fremdeles kunne se bokmerkene mine i Public 360 i den nye arkivperioden?

    Ja, du vil ha tilgang til alle bokmerkene dine i den nye arkivperioden.