Arbeidsmiljøundersøkelsen ARK

Arbeidsmiljølovens slår fast at arbeidsmiljøet skal være helsefremmende og fullt forsvarlig: «Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon,…». Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidsmiljøloven blir overholdt, og arbeidstaker har både rett og plikt å medvirke til dette. Det er i begges interesse at arbeidsplassen virker helsefremmende. Forskning viser at høyt jobbengasjement og høy arbeidsglede bidrar til god helse. OsloMet velger å benytte en kvantitativ medarbeiderundersøkelse for å kartlegge og kontrollere status på arbeidsmiljøet – slik arbeidsgiver plikter. Prosessen rundt slik undersøkelsen er lagt opp inkl. oppfølging i etterkant, sikrer medarbeidernes medvirkning.

Verdiene i OsloMets nye strategi frem mot 2050 er inkluderende, nyskapende og tett på samfunnet. Et velfungerende arbeidsmiljø er en forutsetning for å oppfylle vår visjon: OsloMet utvikler kunnskap som løser samfunnets utfordringer

Arbeidsmiljøundersøkelsen ARK

Arbeidsmiljøundersøkelsen ARK er forkortelse for arbeidsmiljø- og arbeidsklimaundersøkelser.

• Skal gjennomføres og vil være åpen for besvarelse 6. - 27. januar 2025
• Har fokus på å avdekke forhold ved vårt arbeidsmiljø av felles interesse som vi kan gjøre noe med.
• Sendes ut til alle som jobber ved OsloMet i 40 prosent stilling eller mer, midlertidig ansatte, sykmeldte og ansatte som har permisjon med lønn.

Utviklingsarbeid

Alle ansatte oppfordres til å svare på arbeidsmiljøundersøkelsen. Dette vil gi informasjon på alle nivåer i organisasjonen som grunnlag for å bevare det som er bra og å gjøre noe med områder som bør bli bedre. Benytt derfor muligheten til å besvare undersøkelsen, og til å bidra aktivt i oppfølgingsarbeidet i din organisasjonsenhet.

Undersøkelsen er besluttet av rektor i universitetets ledergruppe (ULM), og forankret i arbeidsmiljøutvalget ved OsloMet. Undersøkelsen gjennomføres i samarbeid med ARK-sekretariatet ved NTNU.

Verdiene i OsloMets nye strategi frem mot 2050 er inkluderende, nyskapende og tett på samfunnet. Et velfungerende arbeidsmiljø er en forutsetning for å oppfylle vår visjon: OsloMet utvikler kunnskap som løser samfunnets utfordringer.

Følgende sier noe om hvilke temaer i undersøkelsen som peker seg ut ift. OsloMets verdier:

Verdi: Inkluderende - inkluderende arbeidsmiljø

Inkludering handler om å skape et miljø der ansatte føler seg velkomne, verdsatt og i stand til å bidra. I arbeidsmiljøundersøkelsen ARK er disse temaene eksempler på områder som bygger opp under verdien inkluderende:

• Fungerende medvirkningsarenaer
• Medvirkning og involvering
• Informasjonsflyt og informasjon om beslutninger
• Konflikthåndteringsklima
• Tilhørighet til arbeidsplassen 
• Arbeid-hjemkonflikt

Verdi: Nyskapende - kan knyttes til temaene:

• Innovasjonsklima
• Muligheter for faglig utvikling
• Mening og motivasjon i jobben
• Mestringsklima
• Bruke kunnskap og ferdigheter

Verdi: Tett på samfunnet

Temaet Mening og motivasjon i jobben kan sees i sammenheng med det å være tett på samfunnet. Her undersøkes det om ansatte opplever å ha et meningsfylt og viktig arbeid som er motiverende og engasjerende.

Tema i undersøkelsen er faktorer som forskning viser bygger godt arbeidsmiljø, mestringsklima, samt indre og ytre motivasjon. Dette kan eksempelvis være meningsfylt arbeid, ansvar, tilbakemeldinger, psykologisk trygghet og autonomi. Indre motivasjon kan påvirke faktorer som arbeidsinnsats, kvalitet, turnoverintensjon og tilhørighet til organisasjon. 

Et arbeidsmiljø preget av motiverte og engasjerte medarbeidere er en forutsetning for at vi skal lykkes med å nå våre overordnede mål.

Ledelse

Formålet med spørsmålene om ledelse er for å kartlegge din opplevelse av lederne som helhet ved din enhet. Hvilken enhet du tilhører står tydelig på første side i spørreundersøkelsen.

Mer om Hvem er ledelsen ved min enhet? (ntnu.no)

Uakseptabel oppførsel 

Fra 2023 inkluderer arbeidsmiljøundersøkelsen ARK spørsmål om uakseptabel oppførsel, som diskriminering, mobbing, trakassering og seksuell trakassering. Disse spørsmålene erstatter tidligere nasjonale undersøkelser på området. Svarene blir oppsummert i en egen rapport på OsloMet-nivå.

Svarene danner et viktig grunnlag for systematisk arbeid med å forebygge uakseptabel adferd. Siden undersøkelsen er anonym, vil ikke svarene dine kunne følges opp individuelt. Vær oppmerksom på at undersøkelsen ikke er en varslingskanal. Det vil imidlertid bli gitt informasjon om hvordan du kan si ifra hvis du ønsker det.

Om ARK forskning og bruk av ARK-data (ntnu.no)

Linjeledere er ansvarlig for resultater, oppfølgingsarbeidet inkl. at det utarbeides tiltaksplaner hvor ansatte bidrar. Verneombud skal bidra i planlegging og bli trukket med på råd. HR-rådgivere, eller i enkelte tilfeller bedriftshelsetjenesten, vil kunne bistå ledere i prosessen ved behov.

Arbeidsmiljøundersøkelsen er forankret i arbeidsmiljøutvalget (AMU) og sentralt IDF ved OsloMet. Disse vil bli informert underveis. 

Organisering av ARK-arbeidet ved OsloMet

Styringsgruppe 

HR-sjefsmøtet, hvor HR-direktør og HR-seksjonssjefer ved fakultet, senter og fellesadministrasjonen deltar, er styringsgruppe for ARK-arbeidet. HR-direktør Randi Stene er prosjekteier for arbeidet.

Arbeidsgruppe

I vårsemesteret 2024 ble det nedsatt en tverrgående arbeidsgruppe med representanter fra HR fra hvert fakultet, senter og fellesadministrasjon. Følgende er faste medlemmer av arbeidsgruppen:

• Anne K. Blikra, Fakultet for helsevitenskap (HV) (prosjektleder fra 26 juni 2024)
• Karin L. Bakke-Tallaksen, Avdeling for HR, fellesadministrasjonen (FA)
• Ken Henry Hyttemoen, Fakultet for samfunnsvitenskap
• Lise Kvanvik, Senter for velferd og arbeidslivsforskning (SVA)
• Katja Bakken Lindseth, Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD)
• Cecilie Marie Rønning Voster, Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier (LUI)
• Kate Olsen, Fakultet for helsevitenskap
• Ann-Katrin Grønstad, Fakultet for helsevitenskap
• Kristine Sandaker, stedfortredende sentralt hovedverneombud

Involvering av verneorganisasjonen 

Stedfortredende sentralt hovedverneombud (SHVO) inngår som fast medlem av arbeidsgruppen. «Møteplassen» hvor alle verneombudene ved OsloMet møter, blir holdt orientert om arbeidsmiljøarbeidet inkl. arbeidsmiljøkartleggingen.

Ansattes anonymitet er garantert av vår virksomhet (OsloMet) og vår  samarbeidspartner ARK-sekretariatet ved NTNU som samler inn data og utarbeider rapporter i etterkant. Avtalen med ARK innebærer følgende:

• Analyser som involverer bakgrunnsvariabler blir kun behandlet på virksomhetsnivå, det vil si for hele organisasjonen samlet sett, og ikke bli brutt ned på de enkelte enheter.
• En uke etter at etter at svarfristen for hele undersøkelsen har gått ut, vil det ikke lenger være noen kobling mellom vedkommendes e-postadresse og besvarelse. 
• Det vil kun bli utarbeidet rapporter dersom det er 5 besvarelser eller flere i organisasjonsenheten.
• Ledere får informasjon om svarprosenten i sin enhet, men gis ikke innsyn i besvarelsene til enkeltpersoner, deres bakgrunnsvariabler eller hvem som har svart og ikke.
• Det vil ikke bli foretatt noen analyser av rådata mens undersøkelsen er åpen for besvarelse. I denne perioden blir det kun hentet ut opplysninger om svarprosent.

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) er ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen og oppbevaring av data. På oppdrag fra NTNU har NSD (Norsk senter for forskningsdata AS) vurdert behandlingen av personopplysninger i dette prosjektet som i samsvar med personopplysningsloven/GDPR.

Universitetets ledergruppe (ULM) vil få presentert resultatene for hele OsloMet først så snart resultatene foreligger. Tilsvarende vil AMU og sentralt IDF. Resultatene fra undersøkelsen skal brukes både sentralt, på fakultet og senter. Hver enhetsleder får tilgang til sine egne resultater, noe som betyr at for eksempel en dekan får rapporter for egen ledergruppe, eget fakultet og alle underliggende enheter i sitt fakultet. Overordnet leder har ansvar for å følge opp sine ledere, slik at alle ledere med personalansvar gjennomfører tilbakemeldingsmøter og følger opp resultatene gjennom tiltaksplaner for egen enhet.

Det kan i noen tilfeller være andre forhold ved arbeidsmiljøet enn det arbeidsmiljøundersøkelsen fanger opp, som ønskes diskutert. Tilbakemeldingsmøtene skal legges opp slik at det også gis tid og rom for å diskutere andre forhold av betydning for arbeidsmiljøet som er av felles interesse.

Det vil  bli gitt obligatorisk opplæringen til alle ledere med personalansvar i form av to lederseminarer på Zoom. Verneombudene ved OsloMet til bli invitert til å delta på disse to lederseminarene. Målsettingen med lederseminarene er å gi lederne kunnskap om hvordan lese rapportene,  hvordan legge opp gode tilbakemeldings- og tiltaksprosesser, samt tips og råd i forbindelse med utvikling av tiltaksplaner.

Eierskap og felles forståelse

Hensikten med tilbakemeldingsmøtet er å etablere eierskap og felles forståelse for resultatene i egen enhet, samt å ha dialog om hvordan leder og medarbeidere sammen kan bidra til utvikling av arbeidsmiljøet. Konkrete tiltak for oppfølging av bevarings- og forbedringsområder i arbeidsmiljøet skal identifiseres gjennom denne dialogen.

Alle medarbeidere har ansvar for å delta og å bidra aktivt til å utarbeide tiltak for utvikling og opprettholdelse av arbeidsmiljøet.

Prosessveiledere fra HR kan veilede og sparre med lederne i forbindelse med forberedelse, gjennomføring og oppfølging av arbeidsmiljøarbeidet, og i noen tilfeller også bistå med prosessfasilitering. 

• Hva er ARK? (youtube.com, ca. 6 min)

• Jobbkrav-ressursmodellen (youtube.com, ca. 5 min)

• Oppfølging av medarbeiderundersøkelsen i ulike faser (film.oslomet.no, 3:28 min)

Et engasjerende og motiverende arbeidsmiljø kommer ikke av seg selv – det skaper vi sammen gjennom dialog, god ledelse og godt medarbeiderskap

Som figuren under viser legges det opp til at medarbeiderundersøkelsen og arbeidsmiljøsamtaler (tidligere HMS samtaler kjøres) annet hvert år. Det vil altså være en sammenheng mellom disse to som sikrer at medarbeiderundersøkelsen blir fulgt opp.

Arbeidsmiljøsamtaler vil bl.a. fange opp hvilke faktorer som fremmer og hemmer jobbengasjement, hvordan har vi fulgt opp forrige medarbeiderundersøkelse, hva som gjenstår og bør videreføres inneværende år, og evt. nye/andre tema som er viktige for oss i forhold til å skape et godt arbeidsmiljø.

NTNU har samlet ofte stilte spørsmål og svar om ARK-undersøkelsen.