Droppe til innhold

Administrativ støtte

Administrativ støtte

Innkjøpsroller

Hva er en rolle?
  • Summen av de normer og forventninger som knytter seg til en bestemt oppgave, stilling eller gruppe
  • Innkjøpsroller er knyttet til bestemte oppgaver eller aktiviteter i en prosess
  • Å bestille varer og tjenester er en helt annen oppgave og krever en annen kompetanse enn å gjennomføre en tilbudsforespørsel
  • Vår seksjon heter innkjøp, og Innkjøp brukes om et overordnet helhetlig navn på fagområdet vårt, en innkjøper er en stillingstittel MER enn en rolle.

Roller i bestillingsprosessen på OsloMet:

Bestille varer og tjenester:

1.    Behovseier

  • Alle ansatte
  • Registrerer behov for vare eller tjeneste gjennom Min bestilling.

2.     Bestiller (Innkjøper)

  • Dedikerte ansatte med bestillings-/attestasjonsfullmakt
  • Bestiller varer og tjenester gjennom innkjøpssystemet på vegne av behovseiere for sitt ansvarsområde/sin enhet og sikrer god kvalitet på avtalen ved å gi tilbakemelding til avtaleforvalter når leveranser ikke er i henhold til avtale.

3.    Godkjenner

  • Ledere med BDM (budsjettdisponeringsmyndighet)
  • Godkjenner eller avviser bestilling utført av bestiller. Lederen har samtidig ansvar for lojalitet til rammeavtaler og for at innkjøpssystemet blir benyttet for alle vare- og tjenestekjøp.

Inngå avtale og følge den opp:

1.    Anskaffelsesleder (Innkjøper)

  • Som regel en rådgiverfra Seksjon for innkjøp
  • Leder og gjennomfører anskaffelsesprosess (tilbudsprosess/anbudsprosess) ihht strategier og retningslinjer.

2.    Spesifikasjonsansvarlig

  • Som regel en fagperson
  • Utarbeider spesifikasjonen, innhenter nødvendig informasjon om organisasjonens samlede behov og evaluerer "tekniske forhold" ved tilbudet.

3.    Behovseier

  • En eller flere personer som kjenner hele eller deler av spesifikasjonsgrunnlaget. Støtter spesifikasjonsansvarlig i arbeid med å beskrive behov, krav og evaluere løsning (der det er relevant).

4.    Avtaleeier

  • Leder med BDM (budsjettdisponeringsmyndighet)
  • Godkjenner anskaffelsesstrategi, konkurransegrunnlag og signerer avtalen. Avtaleeier har ansvar for å sikre at kontrakten blir fulgt opp.

5.    Avtaleforvalter

  • Ansatt med go kjennskap til avtalen og behovet
  • Følger opp etterlevelse av kontrakt mot brukere og leverandør.

6.    Kategoriansvarlig

  • Ansatt på Seksjon for innkjøp
  • Utarbeider, vedlikeholder og følger opp kategoristrategi.

Sentral innkjøpsrådgiver

 

Rolleinnehaver:

  • Ansatte i innkjøpsgruppa i Økonomiavdelingen

Ansvar

  • Overordnet ansvar for at regelverk om offentlige anskaffelser følges
  • Bruk og fortolkning av regelverk om offentlige anskaffelser
  • Opplæring innen alle deler av innkjøpsprosessene
  • Gjennomføre anbudskonkurranser med verdi over kr 500 000
  • Gi råd og veilede i anbudskonkurranser med verdi under kr 500 000
  • Følge opp og kontrollere at høgskolens innkjøp gjøres i henhold til regelverket

Oppgaver

Behovsvurdering:

  • Kvalitetssikre beregningen av anskaffelsens verdi og omfang

Anbudsprosesser med verdi over kr 500 000:

  • Praktisk gjennomføring av konkurransen
  • Utarbeide prosjekt og fremdriftsplan for anbudsprosessen
  • Være kontaktleddet mellom HiOA og leverandører i konkurranseperioden
  • Konkurransegrunnlaget:
    • Kvalitetssikre kravspesifikasjon med tanke på formalia
    • Være rådgiver i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlag
  • Tilbudsinnhenting
  • Evaluering:
    • Kvalifisere leverandører
    • Kvalitetssikre avtaleeiers evaluering
    • Utarbeide evalueringsmatrise
  • Tildeling:
    • Skrive tildelingsbrev sammen med avtaleeier
  • Fylle ut anskaffelsesprotokoll
  • Ferdigstille kontrakt
  • Behandle innsynsbegjæringer
  • Behandle klager

Oppfølging:

  • Kontraktsfortolkning
  • Veilede/støtte til avtaleeiere i oppfølging

Kontroll:

  • Følge opp avvik og utarbeide forslag til tiltak/sanksjoner
chatbot-portlet