Personvernombudet
- Telefon :
- 63 23 55 34
- E-post :
- personvernombud@oslomet.no
Fysisk behandling og lagring av forskningsdata
Hovedregelen er at personopplysninger skal være avidentifiserte (se definisjonsliste), når de lagres. Det må aldri være større grad av personidentifikasjon enn det som er nødvendig for forskningen. Du vil sjelden ha behov for å registrere navn eller fødselsnummer på forskningsdeltaker
Utvalgsstørrelse kan ha betydning i forhold til om personopplysningene anses tilstrekkelig avidentifiserte eller anonymiserte (se definisjonsliste). Er utvalget mindre, er det flere personidentifiserende opplysninger som må fjernes fra personopplysningene i avidentifisering-/anonymiseringsprosessen, enn ved et større utvalg.
Dokumentene skal merkes med "Inneholder forskningsdata" eller lignende. Merkingen plasseres på et godt synlig sted.
Oppbevaring og behandling av forskningsprøver og annet råmateriale som ikke er anonymisert skal skje med respekt for giveren av materialet, samt på en slik måte at konfidensialitet, integritet (riktighet) og tilgjengelighet ivaretas.
Forskningsprøver
Forskningsprøver bør lagres avidentifisert, jf. helseforskningsloven § 27.
Ved lagring i skap/fryser må skapet/fryseren være låsbart med lås som kan adgangsreguleres. Står skapet i et rom som er alminnelig tilgjengelig anbefales det å bruke en safe eller at skapet har to dører, slik at det er vanskelig å bryte opp. Dersom skapet oppbevares i et rom som ikke er alminnelig tilgjengelig, kan det være tilstrekkelig med et ordinært låsbart skap. Formålet er
- å sikre personvernet til forskningsdeltaker, dersom prøvene er lagret med personidentifiserbare opplysninger,
- å sikre at uvedkommende ikke tar i bruk skap/frysere og setter inn/tar ut prøver.
Ved behandling av forskningsprøvene må du forsikre deg om at ikke uvedkommende er til stede i rommet du oppholder deg i.
Skap/fryser må være brannsikret og ha brannvarsler og brannslokkingsapparat/sprinkelanlegg i samme rom, dersom forskningsprøvene er viktige for å sikre etterprøvbarheten.
Spesielt for frysere:
- Overvåkning av temperatur er viktig for å sikre kvaliteten til prøvematerialet. Ved hjelp av temperaturlogger kan kvaliteten dokumenteres.
- De må stå i rom med tilstrekkelig ventilasjon, da de genererer mye varme.
- Ved strømstans må det kunne settes i gang et nødaggregat for å sikre tilstrekkelig strømforsyning, slik at fryserne holder riktig temperatur (minus 80 grader).
Du må loggføre når, hvem og til hvilket formål hver gang du håndterer forskningsprøvene.
Ved merking bør du bruke et strekkodesystem som gjør det effektivt å håndtere store mengder prøvemateriell.
Papirbaserte forskningsdata som ikke er anonymiserte
Ved behandling av papirbaserte forskningsdata bør forskningsdataen være avidentifisert. Koblingsnøkkel på papir og personopplysninger (i for eksempel spørreskjema) skal holdes adskilt.
Du skal lagre papirbaserte forskningsdata som ikke er anonymiserte i et avlåst arkiv eller et skap som er adgangsregulert. Står skapet i et rom som er alminnelig tilgjengelig anbefales det å bruke en safe eller at skapet har to dører, slik at det er vanskelig å bryte opp. Dersom skapet oppbevares i et rom som ikke er alminnelig tilgjengelig, kan det være tilstrekkelig med et ordinært låsbart skap. Se også Retningslinjer for informasjonssikkerhet om Lagre, sende, dele, og slette).
Skap må være brannsikret og ha brannvarsler og brannslokkingsapparat/sprinkelanlegg i samme rom, dersom råmaterialet er viktige for å sikre etterprøvbarheten.
Dersom papirbasert forskningsdata lagres på kontoret i arbeidstiden, skal kontoret låses når du forlater det, se også Retningslinjer for informasjonssikkerhet om Fysisk sikring av OsloMets lokaler.
Det bør foreligge en rutine for lagring av nøkler/nøkkelkort til dører og skap.
Du må loggføre når, hvem og til hvilket formål hver gang du håndterer de papirbaserte forskningsdataene.