Forvaltningsmodell for styringsdokumenter - Ansatt

Forvaltningsmodell for styringsdokumenter

Forvaltningsmodell for styringsdokumenter

God dokumentforvaltning har som formål å sikre tydelige roller, ansvar, myndighet og fremgangsmåter for gjennomføring av oppgaver. Dette bidrar til forutsigbarhet, effektivitet og kvalitet, og sikrer at lover og regelverk etterleves.
Publisert
Sist oppdatert

Generelt gjelder at det er et lederansvar å sikre tilstrekkelige og hensiktsmessige styringsdokumenter innen eget ansvarsområde. For å sikre en enhetlig og hensiktsmessig forvaltning har OsloMet etablert et rammeverk for håndtering av interne styringsdokumenter.

Rammeverket definerer et dokumenthierarki med inndeling av dokumenttyper, etablerer et sett med roller og ansvar for å sikredokumenteierskap, samt gir føringer for utvikling, publisering og vedlikehold av interne styringsdokumenter.

Dokumenthierarkiet viser hvilke typer styringsdokumenter som er gyldige i virksomheten, angir hvorvidt dokumentene skal gi overordnede eller mer detaljerte føringer og angir myndighet til å godkjenne de ulike styringsdokumentene.

Dokumenthierarkiet for styringsdokumenter ved OsloMet i en trekant inndelt i fem lag. På toppen av trekanten ligger en bar med teksten "Eksterne lover, forskrifter, krav, føringer" dette er dokumenter som ligger utenfor dokumenthierarkiet. Toppnivået i trekanten er "styringsprinsipper", deretter følger "Interne forskrifter", "Retningslinjer, Reglement, Dekanvedtak", deretter "Prosedyrer, Rutinebeskrivelser, Håndbøker". Disse fem øverste lagene er rammet inn av en rød strek for å markere at disse dokumenttypene inngår i "OsloMet styringsdokumenter". I den nederste raden ligger "annen dokumentasjon (ikke styringsdokumenter). "Dekanvedtak" har en asterix med forklaringstekst under figuren. Denne teksten lyder: Unntak -"lønnspolitikk" og "tilpasningsavtalen" utgjør overordnede føringre som har fått unntak fra angitte dokumentkategorier på grunn av etablerte dokumentnavn innen universitet- og høyskolesektoren.

  • Nivå 1 - Overordnede styringsprinsipper - vedtas av styret

    På dette nivået ligger dokumenter og informasjon som inneholder overordnede styringsprinsipper som er almengyldige for virksomheten.

  • Nivå 2 - Forskrifter - vedtas av styret

    På dette nivået ligger forskrifter som angir hvordan lovregulerte krav skal forstås og anvendes ved OsloMet.

  • Nivå 3 - Overordnede føringer - godkjennes av rektor, dekan, divisjonsdirektør eller utvalg

    På dette nivået ligger overordnede dokumenter og informasjon som angir rammer og prinsipper som skal legges til grunn for utøvelsen av oppgaver (fokus vil ligge på hva og hvem). Dekanvedtak er kun gjeldende innenfor eget fakultet.

  • Nivå 4 - Detaljerte føringer - godkjennes av ledere på ulike nivåer

    På dette nivået ligger dokumenter eller informasjon med detaljerte føringer som sier noe om hvordan og når aktiviteter skal utføres, der ledelsen ønsker å gi felles føringer for fremgangsmåte. Disse vil som regel være forankret i overordnede føringer.

  • Andre dokumenter

    Dette nivået omfatter planer, prosessbeskrivelser, veiledninger, skjemaer etc. som kan gi føringer, men som ikke defineres som styringsdokumenter.

    Se retningslinjer for forvaltning av styringsdokumenter ved OsloMet (lenke kommer).

  • Relaterte lenker

    Retningslinjer for forvaltning av styringsdokumenter ved OsloMet (lenke kommer).