Forretningsorden – Fakultetsstyrer OsloMet
Møteinnkalling og dagsorden
Dagsorden og møtedokumenter gjøres tilgjengelige for fakultetsstyrets medlemmer digitalt, gjennom OsloMets etablerte kanaler, normalt syv dager før møtet.
Dagsorden skal inneholde oversikt over saker som skal behandles (vedtakssaker), samt saker til orientering (meldingssaker).
Vedtakssaker kan behandles selv om de ikke står på utsendt dagsorden, når dekanen har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse, og mer enn halvparten av styremedlemmene er enig i at saken kan behandles. Dekanen skal i så fall, så tidlig som mulig og i forkant av møtet, orientere lokalt IDF om at saken kommer til behandling.
Det fattes ikke vedtak i meldingssaker eller under eventuelt-saker.
Møteledelse
Fakultetsstyret ledes av styreleder (dekan), og i dennes fravær av dekans formelle stedfortreder.
Møtefrekvens og møteplan
Styreleder sørger for at styret holder møte så ofte som nødvendig. Styret kan sammenkalles hvis mer enn 1/3 av styrets medlemmer krever dette. Møteplan for styret vedtas av styret for hvert år.
Møtegjennomføring
Fakultetsstyret skal behandle saker i innkalte møte, med mindre styreleder finner at saken kan foreleggs skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.
Fakultetsstyrets møter skal holdes for åpne dører med unntak av saker unntatt offentlighet. Fakultetsstyret beslutter hvilke saker som skal behandles for lukkede dører ved konstituering av møtet, etter forslag fra styreleder.
I møtet kan tilhørere besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger dersom styret eller styrets leder ber om det.
Forslag til vedtak må foreligge skriftlig før en sak tas opp til avstemming.
Vedtaksførhet
Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme, eventuelt varamedlem i deres sted.
Avstemming
Vedtak treffes ved alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt ved lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, er styreleders stemme avgjørende gjennom dobbeltstemme.
Et medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme.
Det er ikke anledning til å avgi blank stemme, eller avstå fra å stemme.
Et styremedlem må være til stede fra det tidspunktet en sak er tatt opp til behandling for å kunne stemme, og medlemmet må delta i hele stemmegivningen.
Møtebok
Det føres vedtaksprotokoll fra styrets møter. Det føres separat vedtaksprotokoll for personalsaker som er unntatt offentlighet.
Vedtaksprotokollen skal gjengi voteringsresultat med stemmetall og hvordan det enkelte medlem har stemt. Separat vedtaksprotokoll gjengir ikke hvordan det enkelte medlem har stemt. Framsatte forslag til vedtak som det stemmes over, skal i begge tilfeller gjengis med forslagsstillers navn.
Eventuelle stemmeforklaringer eller protokolltilførsler må varsles i møtet før behandling av neste sak på dagsorden og skal leveres skriftlig før møtet heves.
Saker som skal behandles utenom møter skal omtales i protokollen for påfølgende møte.
Protokollen bevitnes godkjent ved møtets slutt av styreleder og to av styrets medlemmer.
Møteplikt og forfall
Et medlem av fakultetsstyret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Eventuelle forfall til styret skal meldes snarest til sekretariatet, slik at varamedlem kan innkalles.
Taushetsplikt
Når styret behandler personalsaker eller personlige forhold, skal møtet lukkes. Styremedlemmene har taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13. Tilsvarende gjelder ved andre saksforhold som dekkes av forvaltningsloven §§13-13f.
Selv om saksforholdet ikke faller innunder ovennevnte regler, kan møtet ellers lukkes etter styrets beslutning, når saksforholdet krever det.
Saker unntatt offentlighet sendes bare til styrets faste medlemmer og innkalte varamedlemmer.
Habilitet
Medlemmer av fakultetsstyret kan være inhabile til å forberede en sak for avgjørelse eller å treffe avgjørelse i en forvaltningssak, jf. Forvaltningslovens § 6. Dette vil gjelde:
a) Når medlemmet selv er part i saken
b) Når medlemmet har, eller har hatt, et familie-, verge- eller fullmektigforhold til en person som er part i saken
Medlemmet er også inhabilt når det foreligger andre, særskilte forhold, som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet. Blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for medlemmet selv, eller noen som det har en nær personlig tilknytning til. Å ha vært saksbehandler for en styresak gjør som hovedregel ikke et styremedlem inhabilt. Det må i så fall komme inn særlige momenter, f.eks. et sterkt engasjement for en bestemt løsning i et konfliktpreget spørsmål. Det skal også legges vekt på om det er reist inhabilitetsinnsigelse av noen part.
Det er ikke tilstrekkelig kriterium for inhabilitet at et styremedlem har et kollegialt eller personlig forhold til den som blir berørt av vedtaket.
Det enkelte medlem av fakultetsstyret plikter selv å si i fra i god tid om aktuelle forhold som gjør eller kan gjøre henne/ham inhabil, slik at varamedlem kan innkalles.
Er det tvil om habiliteten, kan også spørsmålet tas opp under konstitueringen av møtet. Avgjørelsen av habilitetsspørsmålet treffes av styret selv uten at vedkommende deltar, jf. forvaltningslovens § 8.
Et medlem som er inhabilt, fratrer behandlingen av saken og avstemning, men behøver ikke å forlate møterommet dersom saken ikke er unntatt offentlighet.