Etablering av videreutdanninger ved TKD

Alle videreutdanninger, årsstudier o.l. på 60 studiepoeng eller mindre skal forankres og vurderes opp mot OsloMets og TKDs strategiske planer og eksisterende studieportefølje. Som en del av dette må det gjøres en vurdering av rekrutteringsgrunnlag og etterspørsel av det nye studiet. Det må også redegjøres for forventet antall studenter som gjennomfører, faglig og administrativ ressursbruk (personalkostnader og evt. materialkostnader) og hvordan studiet skal finansieres.

For eksternfinansierte studier må skjema for faglig interesse.xlsx signeres av instituttleder før søknad om midler. De vanligste formene for finansiering er gjennom eksterne utlysninger (bidrag), studieavgift (salg), oppdrag fra arbeidsgivere/offentlig instans eller interne midler.

Normalt kan studier kun være enten 100% eksternfinansiert (bidrag, studieavgift, oppdrag) eller 100% internfinansiert av instituttets egne midler. Studier kan også være delvis eksternfinansiert, men for å være i tråd med EØS-regelverket om offentlig støtte bør andelen som finansieres av interne (offentlige) midler i slike tilfeller ikke være mindre enn 65%.

Beløp for studieavgift skal oppgis i kroner per student per semester. For utdanninger som går over mer enn ett semester skal beløpet være likt hvert semester.

Budsjett og skjema for faglig interesse.xlsx (gjelder bidrag/oppdragsstudier) må oversendes økonomiseksjonen. Seksjon for økonomi bidrar med kostnadsberegning og gir kommentarer.

Kontaktpersoner i seksjon for økonomi: 

• Eksternfinansierte studier: Irfan Ashraf (oslomet.no)

• Internfinansierte studier: Irfan Ashraf (oslomet.no)

Spesielt for oppdragsstudier:

Studier kan finansieres gjennom avtaler med ekstern oppdragsgiver. Dette kan f.eks. være en arbeidsgiver som ønsker en spesifikk videreutdanning for sine ansatte og vil inngå en avtale med OsloMet som leverandør. I slike tilfeller må det foreligge en skriftlig avtale mellom oppdragsgiver og leverandør (OsloMet). Her må formålet med avtalen, økonomi og partenes gjensidige forpliktelser og rettigheter beskrives.

I etableringen av nye videreutdanninger vil det være TKD som garanterer for at studiet blir gjennomført i henhold til gjeldende lovverk for studiekvalitet. Jfr. diskusjon i utdanningsutvalget ved TKD 13.10.2021 forventes det at et institutt som ønsker å etablere en videreutdanning i samarbeid med eksterne aktører må ha et tydelig faglig eierforhold til studiet. I det ligger at UF-ansatte ved TKD er sentrale for utviklingen og planleggingen av undervisningstilbudet eller forestår brorparten av undervisningen. Dette er spesielt viktig å ha som rettesnor når det vurderes å etablere studier på oppdrag.

Det er utarbeidet en avtalemal med veiledning for oppdragsstudier på tvers av fakulteter ved OsloMet. Vi anbefaler at denne tas i bruk:

• Vedlegg 1. Hovedmal avtaler EVU.docx

• Vedlegg 1.1 Veileder til avtalemal for EVU.docx

Merk at oppdragsstudier som gir studiepoeng på lik linje med andre studier må følge overordnet UH – lovverk, OsloMets forskrifter og retningslinjer for etablering. Avtaler med oppdragsgiver kan ikke gå på tvers av dette.

Oppdragsstudier er vanligvis forbeholdt søkere tilknyttet oppdragsgiver. Formelt opptakskrav på slike studier bør alltid være generell studiekompetanse eller bachelorgrad. Om annen bakgrunn ønskes i tillegg kan den legges inn som anbefalt forkunnskap i programplanen.

Alle avtaler må kvalitetssikres internt på instituttet og signeres av instituttleder.

Aktuelle sentrale og nasjonale lovverk og retningslinjer for finansiering:

• Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler (lovdata.no)

• Tolking av regelverket for finansiering av etter- og videreutdanning (EVU).pdf

• Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiering

Alle nye studietilbud ved TKD må gjennom behandling i utdanningsutvalget på fakultetet. Her behandles både det det faglige, økonomiske og administrative aspektet ved det foreslåtte studiet. For videreutdanninger er det utdanningsutvalget som vurderer etableringssøknaden, program- og emneplaner og vedtar opprettelsen. Utdanningsutvalget vurderer også om søknaden er i tråd med strategier, regelverk, kvalitetssikring m.m. (Merk likevel at etablering eller nedlegging av årsstudier vil ha en noe mer omfattende prosess enn det som er beskrevet i denne rutinen. En egen retningslinje for dette er under arbeid og vil bli lenket opp her når den er klar.)

For søknad om etablering av nytt studietilbud ved TKD på 60 studiepoeng eller mindre, skal nettskjemaet søknad om etablering av videreutdanninger og andre studier med omfang 60 studiepoeng eller mindre ved TKD (nettskjema.no) fylles ut av instituttet.

Merk at ethvert emne vil alltid måtte ha et tilhørende studieprogram. Dersom det kun skal søkes om etablering av ett enkeltstående emne, vil det derfor også måtte søkes om etablering av studieprogram for dette emnet. I nettskjema må det registreres informasjon om både studieprogrammet og emnet.

Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering (STU) tar kontakt når skjemaet er mottatt og igangsetter behandling av etableringen til utdanningsutvalget. Emne(ne) blir opprettet i  verktøyet Emneplanlegging på nett (EpN) og du vil bli bedt om å legge inn emnebeskrivelsen(e) der.

Når det er søkt om oppretting av flere emner gjøres en vurdering på om vi skal opprette et "sekkeprogram" for disse emnene eller om de må organiseres på annen måte. STU tar kontakt om denne problemstillingen er aktuell.

Basert på den informasjonen som er oppgitt nettskjema forbereder STU saken i form av en etableringssøknad til utdanningsutvalget. STU vil også gjennomgå og kvalitetssikre emneplaner før disse legges frem for utdanningsutvalget.

Mer info om utdanningsutvalget, medlemmer og møteplan (oslomet.no)

Hva skjer etter vedtak i utdanningsutvalget?

Hvis studiet blir vedtatt i utdanningsutvalget vil studieadministrasjonen sørge for å overføre program- og emneplaner fra EpN slik at de kommer på nett. STU gir beskjed til videreutdanningsansvarlig/emneleder så snart sidene er ute. Videreutdanningsansvarlig ved det aktuelle instituttet tar selv kontakt med kommunikasjonsmedarbeider for utarbeiding av studiepresentasjon og studiestartside (se mer info om dette under markedsføring og publisering av nettsider).

Kontaktperson i Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering (STU):

Solvor Horrig Helland (oslomet.no)

Ved planlegging av nytt studietilbud som krever etablering av nytt studieprogram er det viktig å være ute i god tid. Utdanningsutvalget har ett møte i måneden, og siste frist for å etablere et studium på 60 studiepoeng eller mindre som skal gå påfølgende studieår, vil være møtet i desember året før. Et studieår går fra august til juni. Eventuelle nye studier må også meldes til opptak innen 15. november (for opptak påfølgende høst) eller 10. september (for opptak påfølgende vår). Studiet kan meldes inn til disse fristene selv om det ikke er ferdig eller etablert enda.

Eksempel:

Institutt for estetiske fag ønsker å etablere et nytt studieprogram som skal gå høst 2026. For at dette skal være mulig må studiet senest utvikles i løpet av høsten 2025 og legges frem for utdanningsutvalget i løpet av november, eller aller senest desember. De siste møtene i utdanningsutvalget før jul er vanligvis veldig fulle, så det er lurt å være tidlig ute med planleggingen og ta sikte på novembermøtet.

Eksempel på tidslinje:

1. Forankring og avklaring rundt finansiering: April – august 2025

2. Utvikling av studietilbudet: Mai – september 2025

3. Utfylling av nettskjema med av bakgrunnsinformasjon til saksfremlegg: Senest 20. oktober 2025 (for novembermøtet)

4. Innmelding av studiet til opptakskontoret: Senest 15. november 2025 (uferdig studie kan meldes inn)

5. Behandling og vedtak i utdanningsutvalget: November/desember 2025

6. Oppretting av program- og emneplan i FS og publisering av tilhørende nettsider: Innen 1. januar 2026

7. Søknadsweb for høst 2026 åpner 1. januar 2026: Studiet legges ut for søkere

Ved oppretting av nytt emne i allerede eksisterende studieprogram er det noe mer fleksibilitet, men det er likevel viktig å være ute i god tid og huske på at Søknadsweb åpner 1. september for våremner og 1. januar for høstemner.

Alle studier, også de som kun har ett emne, presenteres på nett via følgende sider:

• Studiepresentasjon

• Programplan

• Emneplaner

• Studiestartside

Studiepresentasjonen skal gi klar og tilgjengelig informasjon om studiet, og er også ment som landingsside for markedsføring. Her oppsummeres studietilbudet i korte trekk, med relevant informasjon om innhold, oppbygging, opptakskrav og yrkesmuligheter i etterkant. Det er også lenker til emnesider, programplan, studiestartside o.l. Studiepresentasjonen utarbeides manuelt av kommunikasjonsrådgiver i samarbeid med institutt.

Programplanen er den detaljerte beskrivelsen av studiet som er vedtatt i utdanningsutvalget. Her finner man bl.a. overordnet læringsutbytte og detaljer om innhold, undervisningsformer, progresjonskrav osv. Dette er den overordnede fasiten for studiet. For studier med kun ett emne begrenser programplan seg til målgruppe, opptakskrav og henvising til emneplan. STU overfører programplanen fra EpN til FS/nett når studiet er vedtatt i utdanningsutvalget.

Emneplan er den detaljerte beskrivelse av det enkelte emnet som er vedtatt av utdanningsutvalget da studiet ble etablert. Læringsutbytte, undervisnings- og eksamensform, obligatoriske aktiviteter osv. kan man finne bindende informasjon om her. STU overfører emneplanen fra EpN til FS/nett når studiet er vedtatt i utdanningsutvalget. Emneplaner kan redigeres hver høst i EpN.

Studiestartsiden er en egen side med oppdatert informasjon om studiestart, registrering osv. for det enkelte studieprogrammet. Denne siden redigeres hvert semester. Studiestartsiden utarbeides og oppdateres manuelt av kommunikasjonsrådgiver på fakultetet i samarbeid med institutt og STU.

Kontaktpersoner på kommunikasjon:

• EST og PD: Hilde Marian Kringeland (oslomet.no)
• BE, IT og MEK: Olav-Johan Øye (oslomet.no)

Det er felles opptak til våre masterstudier og videreutdanninger. Hvert semester må TKD melde inn til Seksjon for opptak og veiledning (OV) hvilke studier OV skal ha opptak til. Årsstudier må derimot gå gjennom Samordna opptak. Frister for tilbakemelding er:

• 15. november for studier med oppstart i høstsemesteret

• 10. september for studier med oppstart i vårsemesteret

Merk at disse fristene er endelige og studier som ikke blir meldt inn i tide kan heller ikke tilbys kommende semester.

Søker registrerer søknad i Søknadsweb (Samordna opptak for årsstudier). Der må de legge inn opplysninger om seg selv og laste opp relevant dokumentasjon.

Gjennomføring og studentoppfølging gjøres i samarbeid mellom aktuelt institutt og STU.

Kontaktpunkter for studentforvaltning og evaluering i STU:

• Studiekonsulent for videreutdanninger teknologifag: Kristin Pedersen (oslomet.no)

• Studiekonsulent for videreutdanninger og studier under 60 stp. estetiske fag: Elisabeth Schjønsby (oslomet.no) og Kristin Ruistuen (oslomet.no)

• Studiekonsulent for videreutdanninger og studier under 60 stp. produktdesign: Magne A. Moe (oslomet.no)
• Programrapportering og emneevaluering: Lasse Saur (oslomet.no) 

Dersom et studietilbud (studieprogram, emne) ikke lenger skal tilbys ved TKD, må det fattes formelt vedtak om nedlegging av studietilbudet. Av hensyn til rapportering og god styring av studieporteføljen ved OsloMet er det viktig at studietilbud som ikke lenger tilbys og har studenter, blir formelt nedlagt, og at dette registreres i FS. Den samme instansen som fattet vedtak om etablering av studietilbudet, skal vedta nedlegging. I likhet med etableringer av studier på bachelor- og videreutdanningsnivå med omfang på 60 studiepoeng eller mindre, behandles derfor nedleggelser av studier med samme omfang i sin helhet på fakultetsnivå (av utdanningsutvalget ved TKD eller dekan). Når nedlegging følger som resultat av at et nytt studietilbud erstatter det gamle, vil nedlegging kunne behandles i samme sak som etablering.

Selve nedleggingsprosessen er på mange måter lik den som handler om etablering, dog med motsatt ønsket utfall. I korte trekk går den som følger: 

• Forankring på institutt 

• Skriftlig henstilling om nedlegging med begrunnelse (notat) sendes til STU (ved Solvor Horrig Helland)

• STU utarbeider saksfremlegg og melder inn til aktuelt møte i utdanningsutvalget ved TKD

• Saken behandles av utdanningsutvalget, og vedtak fattes på vegne av dekan (eller i enkelte tilfeller hvor nedlegging har større ringvirkninger, av dekanen selv) 

• Når nedlegging er vedtatt, registreres det i FS og studiet fjernes fra nettsiden.

Dersom et studietilbud som skal legges ned har aktive studenter, skal det i vedtak om nedlegging komme tydelig frem hvordan disse studentenes retter sikres, hvilke frister de har for fullføring, og hvilke overgangsordninger som finnes for å bytte til eventuelle nye studietilbud. 

Om man på et senere tidspunkt ønsker å «gjenopplive» et studieprogram som har blitt nedlagt, er dette mulig. Studiet må da etableres på nytt gjennom vedtak i utdanningsutvalget.