Etablering av Open Access-tidsskrift

Verdt å gjøre ved oppstart av et nytt vitenskapelig tidsskrift

1. Sørg for at det er satt av ressurser ved fakultetet/instituttet for drift. Det kan bli et problem hvis man starter opp tidsskrifter uten at det er satt av langsiktige tidsressurser. Dette er med andre ord en forutsetning.

2. For å sikre forutsigbarhet må tidsskriftene forankres på avdelingsnivå. Det må utarbeides en langsiktig plan for utgivelse - en forretningsplan - som inneholder punkter som: Tilgjengelige ressurser, konsept, behovsanalyse, driftsplan, sikring av realistisk utgivelsespolitikk (minimum seks artikler eller likemannsvurderte bidrag av andre former per år, OG et minimum på tre års fremtidig utgivelse).

Et vellykket tidsskrift er bygget på en solid forretningsplan. En skriftlig plan som beskriver hva tidsskriftet handler om, bakgrunnen for å lansere et tidsskrift, hvordan det skal finansieres, alle parter som vil bli involvert, og hvilke roller de skal utføre, i tillegg til dine målgrupper og hvordan du vil nå dem.

En generell forretningsplan omfatter flere elementer. Disse er f.eks.:

• Konseptet - hva er det unike formålet med å lansere ditt tidsskrift? Hva er mål og omfang, og hva betyr det for forskningsmiljøene og muligens andre?
• Behovsanalysen (lesere og forfattere) - Hvem vil lese og / eller bidra til tidsskriftet ditt? Hvordan vil du nå markedet (fange en stor og lojal base av forfattere og lesere)? Finnes det allerede sammenlignbare tidsskrifter? Hvordan ønsker man å få bidragsytere (over tid) – har man en plan for hvordan tiltrekke seg de beste manuskriptene?
• Redaksjonen - Hvem skal drifte tidsskriftet og hva er deres kvalifikasjoner? Hvilke konkrete ferdigheter og ressurser har disse personene? For å sikre robusthet kan man vurdere å ha en redaksjonskomite med medlemmer fra forskjellige institusjoner. Man bør vite hvem som skal være fagfelle-vurderere og hvordan man skal opprettholde fagfellene over tid.
• Driftsplan - Hvilke arbeidsprosesser må følges og gjennomføres? Hvordan vil daglige oppgaver utføres?
• Økonomisk analyse - Hvilke økonomiske kostnadene vil tidsskriftet pådra? Hvordan vil disse kostnadene bli oppfylt? Omfatter vanligvis en 3-5 års budsjett som vil reflektere den økonomiske modellen(e) du baserer tidsskriftet på.
• Budsjett der det redegjøres for utgifter og inntekter. Del av forankringen på avdelingsnivå er avdelingens kunnskap om hva det koster å starte et tidsskrift. Hvert tidsskrift som i dag er driftet på OsloMet blir bedt om å stipulere hvor mye tid som brukes på redaksjonelt arbeid. Støttetjenestene stipulerer også kostnader knyttet til tidsskriftene.
• Publiseringsavgift – skal det åpnes for Article Processing Charges (APC)? Dette vil først være aktuelt når tidsskriftet er veletablert og har stor tilgang på artikler. Ved alle høyere utdanningsinstitusjoner i Norge er det etablert et eget publiseringsfond som dekker APC ved publisering i OA-tidsskrifter for egne forfattere.

3. Det bør tenkes over hvordan tidsskriftet skal presenteres på nett.

• Banner/logo: Tidsskriftet bør som et minimum ha et eget banner med tidsskriftets navn/logo.
• Design: Man kan velge å bruke et standardoppsett i programvaren, eller man kan utvikle et eget design.
• Utseende artikler: Artiklene bør ha en helhetlig formatering, der blant annet navnet på tidsskriftet og helst DOIen bør fremgå på førstesiden av hver artikkel. Hvilke filformat ønsker man å publisere i? PDF, HTML, ePub, XML?
• Navn og URL: Tidsskriftene vil få tildelt en egen URL på plattformen, men står fritt til å kjøpe inn eget domene for tidsskriftet. Tidsskriftet bør f.eks. ha et navn som fungerer på engelsk om målgruppen er internasjonal
• Språk: Bør tilpasses målgruppen for tidsskriftet. Vurdere om man skal publisere bare på engelsk eller både engelsk og norsk/annet.

4. Indeksering, arkivering og formidling. Når man starter et tidsskrift må man også sørge for å få formidlet informasjon om tidsskriftet i relevante kanaler, både for å få inn artikkelforfattere og nye lesere. Dette er noe redaksjonen konstant bør arbeide med, både i nye tidsskrifter og for å øke spredningen til et eksisterende tidsskrift.

Se spesielt på kanaler redaksjonen selv bruker for å finne informasjon på sitt fagområde, og undersøk hvordan eget tidsskrift kan komme inn i samme kanal.

Digitale Tjenester kan hjelpe med indeksering. Vi sørger blant annet for registrering i Directory of Open Access Journals (DOAJ) og bibliotekkatalogen Oria, og for synlighet i søkemotorer som Google, Bing og Google Scholar.

5. Vurderingsprosessen; få på plass fagfellevurderingsprosessen og hvordan bestemme hvilke artikler som skal antas.

6. Kontraktsforhold – det bør lages en skriftlig avtale mellom de institusjonene som samarbeider om tidsskriftutgivelser for å sikre en felles forståelse hos de ulike samarbeidspartnerne.  

Administrere

I tillegg til kjernevirksomheten ved å publisere et tidsskrift, er det en rekke av administrative aktiviteter som også må håndteres. Selv om disse kanskje ikke har innvirkning på den daglige driften av tidsskriftet umiddelbart, vil de sikkert gjøre det hvis det går for lang tid. Eksempler: søknader om midler og årlig statistikk. Universitetsbiblioteket kan levere tallene og informere om søknadsmuligheter, men tidsskriftene må selv benytte disse der det er relevant.

Forespørsler

Redaksjonen vil jevnlig motta henvendelser, informasjon, etc. til tidsskriftets e-postadresse eller når den sendes direkte til et medlem av redaksjonen. Et medlem av publiseringsteamet bør være utpekt til å motta og svare på generell mail og henvendelser på vegne av publiseringsteamet. Dette vil trolig være redaksjonssekretæren eller redaktøren.
Tidsskriftet må ha tydelig kontaktinformasjon.

Hvordan får man et ISSN-nummer

Tidsskriftet må ha publisert noe før man kan få et ISSN-nummer. Dette kan være en prøveutgave av tidsskriftet.

ISSN-kontoret ved Nasjonalbiblioteket (nb.no)

Registrering som vitenskapelig kanal

Tidsskrifter, nettsteder og periodika skal:

• Være identifiserbare med valid ISSN, bekreftet av det internasjonale ISSN registeret
• Ha en vitenskapelig redaksjon (eller tilsvarende) som primært består av forskere ansatt ved forskningsinstitusjoner/enheter som utfører forskning
• Ha rutiner for ekstern fagfellevurdering
• Ha en nasjonal eller internasjonal forfatterkrets, dvs. at maksimalt 2/3 av forfatterne kan tilhøre en og samme institusjon.

Nivå 1-registrering gjøres på NSDs hjemmesider, hvor du også finner kravene som må oppfylles for å bli godkjent som vitenskapelig kanal på nivå 1 (hkdir.no).

Skjema for registrering av vitenskapelige publiseringskanaler (hkdir.no)

Hold deg oppdatert!

Publiseringslandskapet endrer seg raskt. For å være konkurransedyktig må du holde deg oppdatert på trender og utviklingstrekk som påvirker vitenskapelig publisering generelt og på Open Access-feltet spesielt.
En god måte å holde oversikt på er å følge med på noen av nettstedene, organisasjonene og bloggene som handler om Open Access-publisering.