Erasmus + saksflyt studenter

Før oppholdet

• Studenten har ansvar for å fylle ut Erasmus + Learning Agreement (LA), som er den faglige forhåndsgodkjenningen. Det finnes to typer Erasmus+ learning agreement: en Erasmus+ Online Learning Agreement (OLA) for studieutveksling og en Erasmus+ Learning Agreement Student Mobility for Traineeships (LAT) for praksisutveksling.

• LA skal primært signeres av vitenskapelig koordinator på fakultet (men det er åpnet for at administrativ koordinator også kan gjøre dette dersom de har full oversikt), av studenten og av kontaktperson ved utenlandsk partnerinstitusjon. Husk riktig fra- og til datoer, siden dette har betydning for størrelsen på stipendet, -og riktig undervisnings-/praksisspråk. Når dette er klart, oversendes LA-en til Erasmus+ teamet ved seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv (KIS) i P360 i henhold til bruksanvisning (docx bokmål).

• Erasmus+ teamet ved seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv (KIS) sender studenten en e-post med lenke til et nettskjema for å innhente informasjon til  stipendkontrakten (GA).

• Erasmus+ teamet sender så en utfylt stipendkontrakt (GA) til studenten til signering via Visma Sign.

• Erasmus+ teamet ved seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv (KIS) sender en e-post til studenten via OTRS med utfyllende informasjon om Erasmus+ stipendet når utbetalingsoversikt over første del av stipendet er sendt til økonomi. 

• Utbetaling av Erasmus-stipend kjøres sammen med lønn på faste kjøringer cirka to ganger hver måned.

Etter oppholdet

• Studenten sender skjema for bekreftelse på opphold til internasjonal koordinator på fakultet, som sjekker datoene i forhold til opprinnelig LA, og sender det videre til Erasmus+ teamet i P360 i henhold til bruksanvisning (docx bokmål).
• Studenten mottar automatisk generert e-post med lenke til rapport som fylles ut i "EU Survey Tool".
• Erasmus+ teamet sender e-post via OTRS til studenten med informasjon om utbetaling av resten av Erasmus+ stipendet når dokumentasjon og rapport er ok og utbetalingsoversikt er sendt til økonomi.