Word er tilrettelagt for at du som jobber med dokumentbehandling kan tilgjengeliggjøre innholdet på enklest mulig måte gjennom å benytte deg av det ferdige oppsettet i Word. Et eksempel på dette er å bruke overskriftstilene i Word, og ikke fet eller kursiv skrift når du skal ha en overskrift. Et annet eksempel er å bruke punktlistene til Word og ikke bindestreker.
Hva sier forskriften (uu.difi.no)?
Hva må du gjøre for å oppfylle kravene?
Alle kravene som er listet opp under, er beskrevet i detalj på denne siden på difi.no.
Alle dokumenter må oppfylle følgende krav for å kunne bli publisert på oslomet.no:
- Språket i dokumentet skal følge klarspråk i staten. Å ha et enkelt, tydelig og konsist språk uten interne begreper og forkortelser, er også et krav i loven om universell utforming. Se gjennom sjekklisten for skribenter på sidene til språkrådet.
- Alle overskrifter må være formatert riktig. Du sikrer deg rett formatering ved å bruke predefinerte overskrifter i Word, og følge hierarkiet slavisk (først Overskrift 1, deretter Overskrift 2 og så videre). Dette betyr at du ikke kan bruke fet skrift, kursiv, understrek eller versaler.
- Alle bilder og illustrasjoner må ha en alternativ tekst som beskriver bildet som for en blind. Hvis bildet viser en graf, må informasjon som kun fås ved å se denne grafen også beskrives med tekst.
- Tabeller skal være laget med tabellverktøyet til Word.
- Punktlister og nummererte lister skal være opprettet med listefunksjonaliteten i Word.
- Det skal være god kontrast mellom tekstfarge og bakgrunnsfarge. Du kan måle om du oppfyller kravene med måleverktøyet Colour Contrast Analyser (gratis og tilgjengelig for alle på paciellogroup.com).
- Du må angi hvilket språk teksten er skrevet på. Dette gjør du ved å velge språk i stavekontrollen til Word, men det pleier å skje automatisk hvis du skriver på bokmål eller nynorsk.
- Lenker skal være beskrivende og vise tydelig hvor den fører brukeren som klikker på dem. Det er for eksempel ikke godkjent å ha en internettadresse løst i teksten (du må markere tekst og klikke “Sett inn” og “Kobling”), og heller ikke en lenketekst som kun sier “her” eller “les mer”.
- Hvis teksten du skal ha på nett ikke legges ut i HTML og CSS (som en vanlig nettside), er det obligatorisk å legge ut dokumentet i et tilgjengelig PDF-format. Vi krever derfor at dokumenter som skal på oslomet.no skal være i PDF-format hvis det ikke kan ligge som en nettside.
Steg for steg
- Opprett dokument i Word basert på kriteriene over.
- Sjekk gjennom listen for hva som må være på plass.
- Sjekk Word-dokumentet for eventuelle feil i en tilgjengelighetssjekker (support.office.com).
- Gjør eventuelle tilpasninger for å kunne oppnå full score i sjekkeren.
- Gjør Word-dokumentet om til en PDF.
- Navngi dokumentet på en forståelig og god måte uten forkortelser, interne uttrykk eller status for dokumentet. Filtittelen skal være som en god lenketekst som beskriver dokumentet for brukeren. Dato for oppdatering og revidering og lignende får brukeren på selve nettsiden.
Brukerveiledninger
• Hvordan du kan opprette tilgjengelige Word-dokumenter (Microsoft).
• Kontrollere for tilgjengelighetsproblemer i Word (Microsoft).
• Redaktørens ansvar for universell utforming (uu.difi.no).