Flere pålegg etter arkivtilsyn
Tidligere i høst gjennomførte Arkivverket et varslet tilsyn ved OsloMet. Resultatet er flere pålegg om utbedringer.
Tilsynet ble gjennomført for å kontrollere at arkivforholdene ved OsloMet er i samsvar med arkivloven og forskrifter. Tilsynet hadde hovedfokus på arkivorganisering og elektronisk arkivering.
Under tilsynet kom det frem at:
- OsloMet mangler en oppdatert arkivplan og skriftlige rutiner for enkelte områder.
- Manglende dokumentasjon for enkelte systemer.
- OsloMet har etterslep på ordning og listeføring av over 1500 hyllemeter papirarkiv.
- Flere arkivlokaler har alvorlige mangler blant annet knyttet til riktig brannsikring.
OsloMet har fått fire overordnede pålegg:
- Oppdater arkivplan
- Dokumenter hvordan krav til fullelektroniske systemer ivaretas
- Lag en plan for å ordne og listeføre avsluttede papirarkiver
- Sikre at kravene til spesialrom for arkiv er ivaretatt
Viktig arbeid videre
- Arbeid for å oppdatere rutiner og planverk i organisasjonen er allerede igangsatt. En handlingsplan for hvordan OsloMet skal følge opp påleggene, med tidsfrister, skal sendes Arkivtilsynet i slutten av november. Ledere og saksbehandlere vil involveres ytterligere i det viktige arbeidet fremover, sier direktør for organisasjon og infrastruktur Vigdis By Kampenes.
Kontrollsøk viste at Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) har god kontroll på journalføringsarbeidet. Under tilsynet kom det også frem at mye arbeid er igangsatt for å oppdatere rutiner og planverk i organisasjonen.
Rektor, direktør for organisasjon og infrastruktur, IT-direktør, arkivleder og fagpersoner deltok på tilsynet.
- Jeg er imponert over hvordan SDI har forberedt tilsynet med struktur og ryddighet på oversendt materiale. Oppfølgingen videre må ha like høy kvalitet og her må vi alle bidra, sier By Kampenes.
Du kan lese hele tilsynsrapporten for OsloMet (arkivverket.no) på Arkivverkets nettsider.
Del av en større innsats
54 offentlige virksomheter får tilsyn av Arkivverket i 2024.
Prioriterte forvaltningsområder er universitets- og høyskolesektoren og helsesektoren. Tilsynet er en del av en større innsats der målet er å avdekke eventuelle avvik og bidra til bedre arkivkvalitet hos virksomhetene.
Kontakt Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) på e-post: dokhjelp@oslomet.no om du har spørsmål.
Les også: Arkivtilsyn hos OsloMet
