Skip to Content

Communication

Communication

Communications and profile / Communications consulting

Retningslinjer for nyhetsbrev

Her kan du lese om hvilke retningslinjer og muligheter som finnes for å sende ut nyhetsbrev på vegne av OsloMet - til eksterne og interne mottakere.

Nyhetsbrev for eksterne målgrupper

Med nyhetsbrev mener vi e-postutsending med en fast frekvens til en større gruppe mottakere. Et nyhetsbrev må ha et definert tema/nisje. Nyhetsbrev har oftes redaksjonelt utvalgt innhold som er satt opp i en grafisk mal. Brevet peker gjerne til nyheter som ligger publisert på nett.

Nyhetsbrev kan være en god formidlingskanal eller kommunikasjonskanal, men krever også ressurser til produksjon, administrasjon og analyse. Nye lover for personvern (gdpr) stiller også nye og skjerpa krav til bruk av nyhetsbrev.

OsloMet bruker i dag en konto på tjenesten Mailchimp for å administrere nyhetsbrev med ekstern målgruppe. Kontoen blir administrert av SK og har en egen databehandleravtale mellom OsloMet og Mailchimp. Kontoen er satt opp i henhold til personvern og markedsføringsloven. Det skal ikke opprettes andre kontoer for OsloMet, eller for enheter ved OsloMet, på nyhetsbrevtjenester som Mailchimp. Dette for å unngå brudd på personvernlovgivning og at OsloMet sender ut store mengder ukoordinert informasjon til eksterne mottakere.

OsloMet sender i dag ut «Nyhetsbrev fra OsloMet» hver torsdag morgen, et sentralt nyhetsbrev med fokus på forskningsformidling. Dette nyhetsbrevet blir også sendt til ansatte med mulighet å melde seg av. Se www.hioa.no/nyhetsbrev for andre nyhetsbrev administrert gjennom Mailchimp-kontoen til OsloMet.

Nyhetsbrev internt på OsloMet

For internkommunikasjon til en større gruppe OsloMet-ansatte kan følgende verktøy nyttes:

  • Outlook
  • Lister utarbeidet av BIT
  • Grupper på ansatt.oslomet.no
  • Sharepoint

”Aktuelle saker for ansatte” er et nyhetsbrev som oppsummerer de viktigste interne nyhetene på OsloMet og går ut to ganger i måneden. Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon har det redaksjonelle ansvaret.

Nyhetsbrev internt på enheter kan utformes på forskjellige måter. Enheten må selv utforme maler og innhold:

  • Maler kan lages i Outlook eller med html-koding.
  • Innholdet i interne nyhetsbrev bør lenke til info som er publisert på nettsidene eller intranettsidene til OsloMet. På denne måten kan innholdet finnes igjen via andre felleskanaler.
  • Det er et godt prinsipp at mottakere av nyhetsbrev skal bli informert om hvorfor de mottar nyhetsbrevet, og ha mulighet til å melde seg av.
  • Når du sender ut informasjon til mange er det viktig å tenke gjennom om mottakerne er i målgruppa for de budskapene du formidler.
  • Det skal ikke benyttes eksterne systemer for utsending av e-post, herunder nyhetsbrev, uten at disse er godkjent av IT.