Innhold
- Reservere møterom i Outlook for Windows
- Reservere møterom i Outlook for macOS
- Reservere møterom via Outlook Online (Office 365)
1. Reservere møterom i Outlook for Windows
Finne ledig møtetidspunkt for alle møtedeltakere
Vær oppmerksom på at alle møterom som er oppført under "All Rooms" i Outlook Adressebok _kun_ er for tilsatte.
1.1 Nytt møte
- Gå til fane Kalender > Hjem > Nytt møte
1.2 Planleggingsassistent
- Velg: Planleggingsassistent i menyen
- Legg gjerne til følgende:
- Til [ legg til deltakere] eller du kan velge de i Planleggingassistenten.
- Emne
- Start- og sluttidspunkt for møtet.
- Du må justere lengden på møtet, for eksempel til 1 time eller mer, da den kun viser 30 minutter fra start- til sluttidspunkt.
1.3 Legg til deltakere
1. I Planleggingsassistent:
- Klikk på: Legg til deltakere
- Marker en hvit dato og systemet foreslår mulige tidspunkter.
- Marker ønsket tidspunkt
2. Forslag til møtedager og tidspunkt – følgende farger er brukt for møtetidspunkt:
- Hvit er 'god'
- Lyseblå er 'ganske bra'
- Blå er 'dårlig'
1.4 Legg til rom
- Klikk på: Legg til rom
- Du får opp et nytt skjermbilde i Adressebok: All Rooms
1.5 Søk i Adressebok > All Rooms
- Velg ønsket møterom - du kan gjøre dette på to måter:
- Velg et bygg for å finne et ledig møterom.
- I Adressebok - velg: All Rooms.
- Her kan du velge mellom flere for å finne ledige rom på møtetidspunktet.
- Møterom du _ikke_ kan reservere dersom du ikke er medlem i en viss gruppe: Møterom med begrenset tilgang.
- Klikk: OK
1.6 Sende møteinnkalling
- Hak av valgt møterom, for eksempel SG219, som er ledig på møtetidspunktet.
- Har du sjekket flere møterom vil de vises på lista "Alle deltakere".
- Hak av kun det møterommet du ønsker å benytte til møtet.
1.7 Sjekk før du sender møteinnkalling
1. Klikk på "Avtale" ved siden av "Planleggingsassistent". Her kan du se:
- Til
- Emne
- Tidspunkt
- Sted
2. Klikk: Send – dersom ovennevnte punkter er OK.
2. Reservere møterom i Outlook for MacOS
Gjelder Outlook 2016 for Mac.
Finne ledig møtetidspunkt for alle møtedeltakere
Vær oppmerksom på at alle møterom som er oppført i Outlook adressebok _kun_ er for tilsatte.
2.1 Åpne Outlook > Calendar
- Velg Kalender - nederst til venstre i Outlook
2.2 Calendar > Meeting
- Velg: Meeting
- Legg til ønskede møtedeltakere i feltet "To:"
- Legg til møtetema i feltet for "Subject:"
2.3 Scheduling
- Velg: Scheduling - dvs. planleggingsassistent - i toppmenyen.
2.4 Scheduling Assistant > legg til ønsket møterom
Gå til Rooms, til venstre i planleggingsassistenten
- Klikk på: Add Room
- Legg til ett eller flere aktuelle møterom
- Legg til møterom ved å dra det over til Add Room
2.5 Tidspunkt
Når du har lagt til aktuelle deltakere og rom, finner du et passende tidspunkt for møtet ved å sjekke når deltakere og rom er ledige.
2.6 Send møteinnkalling
- Kontroller at tidspunkt og deltakere stemmer
- Trykk på Send-knappen for å invitere til møtet
2.7 Kvittering
Du mottar en kvittering via e-post om at møterom er reservert.
(Dersom møterom ikke er ledig, får du kvittering på at reservasjon ikke er akseptert.)
2.8 Avtale / møte i kalenderen
I kalenderen vil avtalen / møtet vises som i skjermbildet under.
3. Reservere møterom i Outlook Online (Office 365)
Eksempel: Finne et ledig møterom i P46
3.1 Åpne Outlook Online
- Logg på outlook.com/hioa.no
- Klikk på fanen: Personer
3.2 Velg møterom
Eksempel: Søk etter P46 i søkefeltet øverst i venstre hjørne.
- Velg: P46-PA706 (12 pers)
- Klikk på møteknappen.
3.3 Fyll inn nødvendige detaljer og legg til deltagere for møtet
NB! Åpne opp for pop-up om møtevinduet ikke åpnes.
- Tittel: Skriv inn ønsket tittel på arrangementet.
- Plassering: Rommet er allerede booket (som deltaker). Skriv inn plasseringen.
- Deltakere: Søk etter flere deltagere i feltet med teksten "Legg til personer".
Endre eventuelle øvrige innstillinger for møtet i feltene under.
3.5 Ferdig og sjekket alle felt?
- Trykk: Send - når møteinnkalling er ferdig.
Møterom - begrenset tilgang
Møterom med begrenset tilgang - reservasjon kun for visse grupper.