Innhold
- Hva er personopplysninger
- Kort om Fagpersonweb
- Formålet med behandling av personopplysninger i Fagpersonweb
- Hvilke personopplysninger blir behandlet i Fagpersonweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
- Automatisk saksbehandling
- Utlevering av dine personopplysninger til andre
- Sikkerheten rundt dine personopplysninger
- Dine rettigheter
- Kontakt
1. Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.
2. Kort om Fagpersonweb
Fagpersonweb er en webapplikasjon som lar fagpersoner utføre en del nødvendige studieadministrative rutiner og oppgaver. Fagpersonweb er tenkt å fungere som et støtteverktøy i undervisningen og sensureringen.
3. Formålet med behandling av personopplysninger i Fagpersonweb
Formål
Hovedformålet med behandling av dine personopplysninger i Fagpersonweb er å gi deg oversikt over dine roller på emner, kurs og studieprogrammer, samt dine veiledningsforhold for å bistå i administrative oppgaver knyttet til undervisning og veiledning.
Rettslig grunnlag
Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene i Fagpersonsweb er Personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav b. Personvernforordningen er EUs nye lovgivning på personvernområdet, og skal gjelde for hele EU/EØS fra 25. mai 2018/sommeren 2018. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Fagpersonweb er regulert i avtale mellom deg som ansatt og din arbeidsgiver.
4. Hvilke personopplysninger blir behandlet i Fagpersonweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Det finnes ingen sensitive personopplysninger i Fagpersonweb.
Når du logger deg på i Fagpersonweb lagrer vi ditt løpenummer i institusjonens FS-database, din IP-adresse og eventuelle feilmeldinger. Hvis du logger deg inn med FEIDE, blir også FEIDE-brukernavnet ditt logget. Dette for at Unit skal kunne bistå deg med feilsøking hvis det skulle bli behov for det. Personopplysningene dine knyttet til dine innlogginger lagres i tre måneder før de slettes.
Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i Fagpersonweb. Denne informasjonen slettes etter 6 måneder.
I tillegg blir din identitet knyttet til studieadministrative oppgaver du utfører i Fagpersonweb, som oppmøteregistrering, godkjenning av obligatoriske aktiviteter og sensur lagret. Disse personopplysningene slettes normalt ikke.
Fagpersonweb behandler også informasjon om dine aktive og tidligere roller i forbindelse med undervisning og vurdering, og eventuell kontaktinformasjon som er registrert i institusjonens FS-base. Disse personopplysningene lagres frem til de eventuelt slettes av institusjonen du jobber ved/for.
Personopplysninger på studenter, som du registrerer i Fagpersonweb, sendes til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS).
5. Automatisk saksbehandling
Personopplysningene dine vil ikke være gjenstand for automatisert saksbehandling eller profilering.
6. Utlevering av dine personopplysninger til andre
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
OsloMet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
- Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning
Fagpersonweb utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.
- Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)
Fagpersonweb driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.
- UNINETT AS
Det er mulig å logge inn i Fagpersonweb med FEIDE. FEIDE utvikles og leveres av UNINETT AS. Hvis du logger inn med FEIDE vil ansatte ved UNINETT AS, som har behov for det i sin jobb, ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes dine personopplysninger hos FEIDE.
- Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi)
Det er mulig å logge inn i Fagpersonweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. ID-porten tilbys av Difi. Hvis du logger inn med en av innloggingsløsningene i ID-porten, vil ansatte ved Difi, som har behov for det i sin jobb, ha tilgang til ditt fødselsnummer, samt data knyttet til din innlogging i Fagpersonweb. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.
Difi er behandlingsansvarlig for opplysninger som benyttes for å administrere MinID. Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger. Vi henviser til deres informasjonssider om personvern for ytterligere informasjon.
- Andre fagpersoner ved din institusjon
Innloggede brukere i Fagpersonweb kan se informasjon om dine nåværende og tidligere roller, samt din kontaktinformasjon. Dette for å tilrettelegge for samhandling i forbindelse med planlegging av undervisningsoppgaver. Tilsvarende vises ditt navn og kontaktinformasjon til dine medsensorer i sensurkommisjoner for å lette samhandling i sensurprosessen.
7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger
OsloMet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse av datasystemene vi benytter for å sikre dine personopplysninger i EpN. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang til dine personopplysninger. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i sitt arbeide.
8. Dine rettigheter
Se nettside om Dine rettigheter.
9. Kontakt
Se nettside om Kontakt
Tjenesteleverandør
Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning er tjenesteleverandør av EpN. Det vil si at Unit utvikler og forvalter EpN og at Unit har det daglige ansvaret for driften av EpN. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i EpN.
Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@unit.no.