Veiledning for FS-klarerer

Oppgradering av stadium og forkasting av emner

Når godkjennere har ferdigbehandlet alle endrede emner gir denne/disse beskjed til FS-klarerer. For hver EpN-periode vil det settes frist for når godkjennere skal være ferdig. Det skal ikke ligge emner til behandling hos kvalitetssikrer (S2) eller godkjenner (S3) når fristen har utløpt. Hvis det fortsatt ligger igjen emner på lavere nivå i flyten (S0 Importert fra FS/Opprettet i EpN og S1 Utkast), skal disse enten oppgraderes til stadium FS-klarerer (S4) eller forkastes.

Forkast emne

Emner som er opprettet i EpN men ikke er sendt videre i flyten må anses som en kladd (eller en feilopprettelse/kopi) som det ikke ble noe av. Du forkaster emnet ved å klikke deg inn på det og trykke på "Forkast emne" under "Handlinger". 

Oppgrader stadium

Øvrige emner som fortsatt ligger på lavere stadier i flyten skal oppgraderes. Det gjør man ved å søke opp alle emner på fakultetet/instituttet, klikke på Oppgrader stadium, og velge stadium S4 FS-klar. Når det er gjort må man sjekke om det var noen av emnene som ikke lot seg oppgradere. Emner som ikke lar seg oppgradere mangler info i felt som EpN krever, som f.eks. nynorsk emnenavn eller emnetype i fanen Generelt. I slike tilfeller må godkjenner få beskjed om å klargjøre disse emnene for oppgradering og gi beskjed når det er gjort. Når alle emner er oppgradert til S4 skal nye emner gjennomgås før Admin får beskjed om at emneoverføring tilbake til FS kan skje.

For nye emner

Gjøres før overføring til FS

I oversiktsbildet er nye emner merket med grønn stjerne. For å få ut en liste med nye emner åpner man søkebildet og gjør et søk med Emne nytt i EpN og Administrativt sted for å få opp nye emner tilknyttet aktuelt fakultet/institutt.

Fanen Generelt

• Emnekode: Sjekk at emnekoden er i tråd med retningslinjer for koding av emner. Hør med godkjenner dersom det er uklart hvilket nivå emnet hører til.
• Registrer studienivå for emnet.
• Sjekk at emnet er knyttet til stedkoden som tilhører emnets hovedstudieprogram.

Fanen Vurdering

 I denne fanen er det en del default avhukinger som gjelder for de helt fleste emner. De tilsvarer feltene i boksen Vurdering i Emne samlebilde. Legg spesielt merke til at det må være JA på Oppgave/avhandling dersom emnet krever at oppgavetittel skal registreres av studenten selv. Endringer kan selvfølgelig også gjøres i FS i ettertid ved behov.

Fanen Undervisning

Her er det satt default verdier som finnes i boksen Undervisning i Emne samlebilde. Eventuelle endringer kan gjøres her eller i FS i ettertid.

Fanen StudentWeb

Her er det satt default verdier som finnes i boksen StudentWeb i Emne samlebilde. Eventuelle endringer kan gjøres her eller i FS i ettertid.

NB: Når dette er gjort kan Admin få klarsignal for emneoverføring tilbake til FS.

Gjøres etter emneoverføring til FS

FS-klarerer må lage en liste over alle nye emner. For nye emner må det opprettes undervisningsterminer, vurderingskombinasjoner og eventuelle forkunnskaper og vektingsreduksjoner/ekvivalenser. Hvis ikke FS-klarerer/FS-superbruker selv oppretter denne dataen i FS må den FS-ansvarlige få lista med beskjed om hva de skal gjøre. Emneplanen ligger i Emne-fanen Info, og det er planen som er grunnlaget for opprettelse.

For gamle emner

Gjøres etter emneoverføring til FS

Når det gjøres endringer i EpN som kan kreve endringer i FS-data finnes det merknader i fritekstfelt som heter Erstatningsfelt i EpN. For å få en oversikt over merknadene i erstatningsfeltene gjør man følgende: Søk opp alle emner på ditt fakultet/institutt på følgende måte og trykk Lag rapport.

I dialogboksen Lag rapport velger du Spesialrapport. Der kan du velge bort Undervisningsaktiviteter, Undervisningstermin og Anbefalte forkunnskapskrav (HiOA bruker ikke disse erstatningsfeltene). Du står da igjen med Vurderingskombinasjon, Formelle forkunnskaper, Vektingsreduksjon. Trykk Hent spesialrapport.

Du får nå en PDF-fil med alle emnene som var med i søkeresultatet. Dette er et viktig dokument som bør lagres på et trygt sted og det anbefales å printe en papirkopi. FS-klareres jobb er å luke ut de emner som har tekst under «Tekst for erstatningsfelt» som ligger under hver enkelt overskrift på hvert enkelt emne. For alle slike emner må det vurderes om det skal 1) opprettes nye forkunnskaper 2) opprettes nye vurderingskombinasjoner 3) opprettes vektingsreduksjoner eller emnekjeder 4) gjøres endringer i emnets undervisningsterminer.

Etter at data er overført fra EpN tilbake til FS kan FS-superbruker, eller annen FS-bruker som har ansvar for oppgavene, gjøre manuelle registreringer i FS der det trengs.