Innkjøpsroller
Hva er en innkjøpsrolle?
- Summen av de normer og forventninger som knytter seg til en bestemt oppgave, stilling eller gruppe
- Innkjøpsroller er knyttet til bestemte oppgaver eller aktiviteter i en prosess
- Å bestille varer og tjenester er en helt annen oppgave og krever en annen kompetanse enn å gjennomføre en tilbudsforespørsel
- Vår seksjon heter innkjøp, og Innkjøp brukes om et overordnet helhetlig navn på fagområdet vårt, en innkjøper er en stillingstittel MER enn en rolle.
Roller i bestillingsprosessen på OsloMet
Bestille varer og tjenester
1. Behovseier
- Alle ansatte
- Registrerer behov for vare eller tjeneste gjennom Min bestilling.
2. Bestiller (Innkjøper)
- Dedikerte ansatte med bestillings-/attestasjonsfullmakt
- Bestiller varer og tjenester gjennom innkjøpssystemet på vegne av behovseiere for sitt ansvarsområde/sin enhet og sikrer god kvalitet på avtalen ved å gi tilbakemelding til avtaleforvalter når leveranser ikke er i henhold til avtale.
3. Godkjenner
- Ledere med BDM (budsjettdisponeringsmyndighet)
- Godkjenner eller avviser bestilling utført av bestiller. Lederen har samtidig ansvar for lojalitet til rammeavtaler og for at innkjøpssystemet blir benyttet for alle vare- og tjenestekjøp.
Inngå avtale og følge den opp
1. Anskaffelsesleder (Innkjøper)
- Som regel en rådgiver fra Seksjon for innkjøp
- Leder og gjennomfører anskaffelsesprosess (tilbudsprosess/anbudsprosess) i henhold til strategier og retningslinjer.
2. Spesifikasjonsansvarlig
- Som regel en fagperson
- Utarbeider spesifikasjonen, innhenter nødvendig informasjon om organisasjonens samlede behov og evaluerer "tekniske forhold" ved tilbudet.
3. Behovseier
- En eller flere personer som kjenner hele eller deler av spesifikasjonsgrunnlaget. Støtter spesifikasjonsansvarlig i arbeid med å beskrive behov, krav og evaluere løsning (der det er relevant).
4. Avtaleeier
- Leder med BDM (budsjettdisponeringsmyndighet)
- Godkjenner anskaffelsesstrategi, konkurransegrunnlag og signerer avtalen. Avtaleeier har ansvar for å sikre at kontrakten blir fulgt opp.
5. Avtaleforvalter
- Ansatt med go kjennskap til avtalen og behovet
- Følger opp etterlevelse av kontrakt mot brukere og leverandør.
6. Kategoriansvarlig
- Ansatt på Seksjon for innkjøp
- Utarbeider, vedlikeholder og følger opp kategoristrategi.
Sentral innkjøpsrådgiver
Rolleinnehaver:
- Ansatte i innkjøpsgruppa i Økonomiavdelingen
Ansvar
- Overordnet ansvar for at regelverk om offentlige anskaffelser følges
- Bruk og fortolkning av regelverk om offentlige anskaffelser
- Opplæring innen alle deler av innkjøpsprosessene
- Gjennomføre anbudskonkurranser med verdi over kr 500 000
- Gi råd og veilede i anbudskonkurranser med verdi under kr 500 000
- Følge opp og kontrollere at høgskolens innkjøp gjøres i henhold til regelverket
Oppgaver
Behovsvurdering:
- Kvalitetssikre beregningen av anskaffelsens verdi og omfang
Anbudsprosesser med verdi over kr 500 000:
- Praktisk gjennomføring av konkurransen
- Utarbeide prosjekt og fremdriftsplan for anbudsprosessen
- Være kontaktleddet mellom HiOA og leverandører i konkurranseperioden
- Konkurransegrunnlaget:
- Kvalitetssikre kravspesifikasjon med tanke på formalia
- Være rådgiver i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlag
- Tilbudsinnhenting
- Evaluering:
- Kvalifisere leverandører
- Kvalitetssikre avtaleeiers evaluering
- Utarbeide evalueringsmatrise
- Tildeling:
- Skrive tildelingsbrev sammen med avtaleeier
- Fylle ut anskaffelsesprotokoll
- Ferdigstille kontrakt
- Behandle innsynsbegjæringer
- Behandle klager
Oppfølging:
- Kontraktsfortolkning
- Veilede/støtte til avtaleeiere i oppfølging
Kontroll:
- Følge opp avvik og utarbeide forslag til tiltak/sanksjoner