Skip to Content

Employment

Employment

Health, Safety and Environment / Safety / Protection of privacy / Personvernerklæring

Behandling av opplysninger om deg som ansatt

Redegjørelse for hvordan OsloMet behandler personopplysningene om deg som ansatt.

Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om tilsatte er Personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav a, b, c  (jf. nr. 3 bokstav b, jf. arbeidsmiljøloven §13-4 ) eller f, samt art. 9 nr. 2 bokstav a eller b (jf. arbeidsmiljøloven § 9-3). Personvernforordningen er EUs nye lovgivning på personvernområdet, og gjelder for hele EU/EØS.

Personopplysningene brukes til  lønns- og personaladministrative formål, som for eksempel å beregne lønn, ha oversikt over arbeidstid, fravær, ferie og permisjoner.

Informasjon som behandles om deg som ansatt er for eksempel navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon (adresse og telefonnummer). I tillegg registreres stillings- og lønnsopplysninger, utdanning og tjenesteansiennitet, samt navn og alder på barn under 12 år og navn og kontaktinformasjon til nærmeste pårørende.

Informasjonen innhentes fra deg som jobbsøker eller ansatt og fra andre instanser, som skattemyndigheter, Nav og tidligere arbeidsgiver.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på universitetets Internettsider. Portrettbilde av deg som tilsatt publiseres med mindre du reserverer deg mot en slik publisering.

Informasjon om utlevering av opplysninger finner du under generelt om utlevering av personopplysninger og pressens og allmenhetens innsyn etter offentlighetsloven.

Personopplysninger om tilsatte behandles hovedsakelig i OsloMets lønn- og personalsystemer (SAP og Agresso). I OsloMets dokumenthåndteringssystem finnes det en personalmappe for deg med opplysninger om for eksempel: 

  • søknad på stilling(er) (kun stillingssøknader fra vedkommende som blir tilsatt i en stilling, blir journalført og arkivert)
  • attester for utdanning/arbeidspraksis
  • kompetansegivende kurs og opplæring
  • ansettelsesbrev
  • arbeidsavtale
  • taushetserklæringer
  • dokumenter om pensjonsforhold og lønnsplassering
  • særskilte avtaler i arbeidsforholdet
  • permisjoner
  • eventuell korrespondanse mellom deg og arbeidsgiver, samt om fratredelsen og gjenpart av sluttattest

Personalmappe

Når du slutter på universitetet blir personalmappen din gjennomgått og unødvendig informasjon slettes. Universitetet vil fortsatt lagre opplysninger, for eksempel om hvem som har jobbet i virksomheten, hvor lenge og hva de gjorde. Se nettside om personvernerklæring for dokumenthåndteringssystemet.

Påmelding til obligatoriske og frivillige møter

Når du melder deg på møter, arrangementer og seminarer ber vi deg registrere personopplysninger. For nærmere informasjon om hvilke personopplysninger dette er og hvordan vi behandler personopplysningene dine, se personvernerklæring for påmelding til obligatoriske og frivillige møter.

Egencia reiseportal

Universitetet har inngått avtale med Egencia reiseportal. Her kan du selv bestille flyreiser ol., enten du bare bestiller til deg selv eller flere. Kontaktopplysninger som fullt navn, telefonnummer, epostadresse og VISA/kredittkortnummer legges inn i reiseportalen. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 b og f. For nærmere informasjon om Egencia sin behandling av dine personopplysninger, se Egencia sin personvernerklæring.

Aon - forsikrings og pensjonsløsninger

Universitetet samarbeider med Aon for å gi deg best mulig forsikrings- og pensjonsløsninger. I forbindelse med samarbeidet kan Aon behandle navn, stilling, adresse, telefonnummer, epost, fødselsdato, personnummer, lønn og andre godtgjørelser, familierelasjoner, finansielle forhold, bilnummer og reiseinformasjon og stilling. Disse opplysningene blir samlet inn via universitetet, forsikringsselskapet/pensjonsleverandøren eller fra deg. Behandlingsgrunnlaget er samtykke (ved behandling av sensitive personopplysninger), Aon sin legitime interesse i å oppfylle avtalen med universitetet og forpliktelser i henhold til lover og regler, se Aon sin personvernerklæring (engelsk).

Personvernerklæringer for ulike systemer:

Personer i HR har kun tilgang til personopplysninger om ansatte som er nødvendig for å ivareta deres arbeidsoppgaver. Sensitiv informasjon beskyttes med tilgangskode i dokumentforvaltningssystemet.

HR-direktør er delegert det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger om ansatte. Det innebærer blant annet å sørge for at det er utarbeidet nødvendige rutiner for å sikre konfidensialitet og kvalitet og at opplysningene ikke lagres lengre enn nødvendig. HR-direktør er også ansvarlig for at det tilbys nødvendig opplæring i bruk av it-systemer og gjeldende rutiner.

Det er enhver leders ansvar at egne ansatte har fått tilstrekkelig opplæring og at dokumenthåndtering og saksbehandling innen eget ansvarsområde skjer i samsvarer med OsloMets rutiner.

Kontakt

Ingrid S. Jacobsen

Phone :
67 23 55 34
E-mail :
Url :
Ingrid S. Jacobsen

Rektors Stab: Emelie Høglund

Phone :
67 23 55 93
E-mail :

Avd. Utdanning: Marius Stene Fuglum

Phone :
67 23 53 81
E-mail :

Avd. Utdanning: Royne Kreutz

Phone :
67 23 58 90
E-mail :

Avd. FoU Espen Eidlaug

Phone :
67 23 50 38
E-mail :

HR: Malin Smit

Phone :
67 23 83 72
E-mail :

ØK: Gisle Mossige

Phone :
67 23 58 85
E-mail :

SDI: Olga Pakhomova

Phone :
67 23 57 64
E-mail :

Avdeling Eiendom: Kerstin Skagerlund Vatvedt

Phone :
67 23 51 59
E-mail :

Avdeling IKT: Stig Muren

Phone :
67 23 58 40
E-mail :

Universitetsbiblioteket (Medieseksjonen): Henrik Thorsen

Phone :
67 23 52 26
E-mail :

Universitetsbiblioteket: Vilde Farup Halvorsen

Phone :
67 23 52 69
E-mail :

Avd. SK: Hallvard Lavoll

Phone :
67 23 51 09
E-mail :

Fakultet HV: Vibeke Emma Myrebøe Meijer

Phone :
67 23 84 15
E-mail :

Fakultet HV: Berit Nygård

Phone :
63 23 80 90
E-mail :

HV: FoU Eirik Dåstøl Langeland

Phone :
67 23 54 65
E-mail :

Fakultet LUI: Jorunn Wiig Strømberg

Phone :
67 23 71 08
E-mail :

LUI: FoU Nina Hestnes

Phone :
67 23 70 76
E-mail :

Fakultet SAM: Mette Sandberg

Phone :
67 23 73 58
E-mail :

SAM: FoU Inger Johanne Flatland

Phone :
67 23 60 87
E-mail :

Fakultet TKD: Sigrun Vedø

Phone :
67 23 69 05
E-mail :

Fakultet TKD: FOU og Adm./underv. Cecilia Roberts

Phone :
67 23 85 56
E-mail :

SPS: Thea Bertnes Strømme

Phone :
67 23 51 02
E-mail :

SVA: Elsbet Vestvatn

Phone :
992 88 396
E-mail :

SVA FoU: Silvia Alfreider

Phone :
988 91 994
E-mail :

chatbot-portlet