OsloMets årshjul og styringskalender

Styringsprosessen som leder frem til utarbeidelsen av langtidsplan- og budsjett for institusjonen, samt oppdragsbrevene til enhetene ledes av divisjon for digitalisering og virksomhetsstyring, men skal ta utgangspunkt i og bygge på forslag fra enhetene om prioriteringer og tiltak.

Divisjon for digitalisering og virksomhetsstyring fastsetter rammene for innspillene med utgangspunkt i overordnede mål og krav til institusjonen og virksomhetsstrategien. Forslag til tiltak og aktiviteter som skal gjennomføres i planperioden skal støtte opp under virksomhetens målbilde. Risikovurderinger står også sentralt i planarbeidet.

Videre skal enhetene sikre en god sammenheng mellom budsjettering og planlagte tiltak og aktiviteter. En planprosess som både er godt forankret hos virksomhetenes ledelse, og som legger opp til bred involvering i organisasjonen sikrer relevans, eierskap og forankring av virksomhetsplanen, og øker sannsynligheten for at organisasjonen lykkes med å gjennomføre planlagte aktiviteter og tiltak.

Rektors styringsdialogmøter med enhetene på våren

Rektor gjennomfører årlig to styringsdialogmøter med fakulteter og sentere. Styringsdialogmøtene skal være en strategisk dialog mellom OsloMets ledelse og fakultets- og senterledelse.

På vårmøtet skal fakultets- eller senterledelsen presentere oppnådde resultater for fjoråret, og legge frem sine forslag til prioriteringer for kommende planperiode og budsjettår. De skriftlige forslagene fra enhetene utgjør sammen med diskusjonene på styringsdialogmøtene et viktig ledd i forberedelsene til rektors plan- og budsjettkonferanse, der langtidsplan og budsjett for institusjonen som helhet skal diskuteres.

Plan- og budsjettkonferanse

Plan- og budsjettkonferansen er en årlig konferanse i april som ledes av rektor, og som har til hensikt å:

• skape en omforent forståelse i organisasjonen for hvor man står med hensyn til måloppnåelse på virksomhetens mål
• legge til rette for dialog og drøfting av prioriteringer for kommende planperiode og budsjettår på tvers av fagmiljøer i organisasjonen
• skape en felles forståelse i organisasjonen for hva som er de sentrale avveiningene som må gjøres som ledd i planprosessen
• forberede drøftingssak i ULM i mai, og styresak i juni om foreløpige rammer for neste års budsjett per enhet
• bidra til å skape forutsigbarhet og tidlig involvering i budsjettprosessen

Rektors styringsdialog med enhetene på høsten

På høstmøtet skal fakultets- eller senterledelsen presentere oppnådde resultater for enheten så langt i år, og legge frem sine oppdaterte forslag til prioriteringer for kommende planperiode og budsjettår. De oppdaterte forslagene skal hensynta planleggingsarbeidet som er gjennomført på vårparten, herunder styrets vedtak om foreløpige rammer og føringer.

Videre skal ambisjonsnivået være avstemt opp mot resultatoppnåelse så langt i år, og enhetens risikovurderinger. Rektor og enhetsleder blir enige om oppfølgingspunkter for enheten etter møtet.

Høstens styringsdialogmøter utgjør et viktig grunnlag for styresaken om plan, budsjett, indikatorer og strategimidler i oktober. I etterkant av styresaken skal enhetene gi sine endelige innspill til langtidsplan og budsjett

Oppfølging av langtidsplanen og rapportering gjennom året utgjør sentrale deler av OsloMets styringsprosesser. Oppfølging og rapportering skjer på to nivåer: mellom Kunnskapsdepartementet og OsloMet, og internt på OsloMet.

Gjennom rapportering og styringsdialog mellom enhetene og rektor, får rektor innsikt i og mulighet til å følge opp at disponering av midler, iverksetting av tiltak og arbeid med å realisere mål skjer i henhold til styrets vedtak om budsjett og plan, og i henhold til oppdragsbrevet.

Rektors styringsdialog med enhetene

Rektor gjennomfører årlig to styringsdialogmøter med fakulteter og sentre. Styringsdialogmøtene skal være en strategisk dialog mellom OsloMets ledelse og fakultets- og senterledelsen.

Oppfølging og resultater fra forrige år og inneværende år er sentrale temaer på henholdsvis vårmøtet og høstmøtet. Rektor og enhetsleder blir enige om oppfølgingspunkter for enheten etter møtet. Oppfølgingspunktene gjennomgås på kommende styringsdialogmøte.

Tertialrapport og årsrapport

OsloMet leverer tertialrapporter til Universitetsstyrets møter i juni og oktober, og årsrapport til mars-møtet.

Tertialrapportene gir en beskrivelse av tilstanden for universitetet i form av økonomisk status, prognose for resultatindikatorer, analyse av ansattdata og mediesynlighet, samt omtale av særskilte strategiske satsninger.

Årsrapporten omtaler universitetets aktiviteter og resultater, overordnet vurdering av status for styring og kontroll ved universitetet, vurdering av fremtidsutsikter og årsregnskap. Årsrapport og tertialrapportene utarbeides på bakgrunn av data i kildesystemer og kommentarer fra fakulteter, sentre og avdelingene i fellesadministrasjonen.

Årsrapporten danner utgangspunkt for styringsdialogen med departementet. Universitetsstyret mottar en skriftlig tilbakemelding fra departementet knyttet til innholdet i årsrapporten.

Denne styringskalenderen angir sentrale frister og aktiviteter for OsloMet som institusjon. Innad på den enkelte enhet (fakultet, senter og divisjon) vil det pågå arbeid og forberedelser til aktivitetene som er angitt nedenfor. Hver enkelt enhet vil dermed operere med egne frister og egne styringskalendere tilpasset enhetens prosesser for involvering og forankring.

Ledelsesstaben på den enkelte enhet vil kunne bistå med å informere om hvilke interne frister som gjelder.

Januar

• Tidlig januar: oppstartsmøte om årsrapportering
• 22. januar: Frist for innlegging av budsjett i økonomisystemet
• 28. januar: Endelig rapporteringsfrist fakulteter og sentre til årsrapport
• Sent januar: Oppdragsbrev sendes enhetene sammen med rammer og føringer for kommende planprosess
• Januar: fakultets- og senterstyrer har strategisk diskusjon om enhetens prioritering for kommende planperiode

Februar

• 5. februar: Endelig rapporteringsfrist divisjoner til årsrapport
• Ultimo februar: enhetene spiller inn sine forslag til overordnede prioriteringer, satsninger og budsjettforslag for n 1+3

Mars

• Medio mars: Universitetsstyret vedtar årsrapport
• 15. mars: Årsrapport og -regnskap avlegges til Kunnskapsdepartementet
• Mars: rektor holder individuelle styringsdialogmøter med enhetene

April

5. april: Frist for rapportering i DBH og Cristin.

Medio april: Rektors budsjett- og plankonferanse

Mai

• 1. mai: Enhetene oppdaterer forslag til prioriteringer, satsninger og budsjettforslag for n 1+3
• Medio mai: RLM diskuterer langtidsplan og budsjett for institusjonen
• Medio mai: Frist for rapportering 1. tertial

Juni

• Universitetsstyret vedtar foreløpige rammer og føringer, samt universitetets risikobilde
• Universitetsstyret behandler rapport for 1. tertial
• Tertialregnskap avlegges til Kunnskapsdepartementet
• Sent juni: Økonomiavdelingen sender maler og foreløpige rammer for videre budsjettarbeid til enhetene

Juli

August

August: RLM diskuterer OsloMets satsningsforslag til KD for n+2

September

• Medio september: Frist for rapportering 2. tertial
• Fellesadministrasjonen realbudsjetteres

Oktober

• 1. oktober: Enhetene oppdaterer forslag til langtidsplan og budsjett
• 10.-15. oktober: Styringsdialog mellom rektor og enheter om kommende periode
• Medio oktober: Universitetsstyret diskuterer plan og budsjett, indikatorer, tilbakeholdt ramme og strategimidler
• Medio oktober: Universitetsstyret behandler rapport for 2. tertial
• Medio oktober: Tertialregnskap avlegges til Kunnskapsdepartementet
• Ultimo oktober: Vedtak om budsjettinnspill i fakultets- og senterstyrer

November

• 1. november: Endelig budsjettinnspill fra enhetene
• Medio november: RLM diskuterer langtidsplan og budsjett for institusjonen
• Ultimo november: Notat om prosess for årsrapport sendes enhetene

Desember

• Tidlig desember: Universitetsstyret vedtar risikoreduserende tiltak og langtidsplan- og budsjett
• 15. desember: Rapporteringsmal for årsrapport gjøres tilgjengelig
• Ultimo desember: OsloMet mottar endelig tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet