Vedlegg 2: Roller, ansvar og oppgaver

Både arbeidsmiljøloven og hovedavtalen mellom partene påpeker imidlertid nødvendigheten av medvirkning og samarbeid for å oppnå et godt arbeidsmiljø.

Konflikter vil alltid kunne oppstå som en naturlig følge av de mål, strukturer, arbeidsprosesser og arbeidsfordelinger som til enhver tid gjelder i en organisasjon.

Foruten å gi arbeidsgiver et overordnet ansvar for håndteringen av konflikter gir arbeidslivets lover, avtaler og spilleregler den enkelte ansatte både rettigheter og plikter som man må forholde seg til. I tillegg spesifiseres også en rekke tredjeparter som har en formell rolle, for eksempel verneombud, tillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten.

Innhold

• Ledere
• Verneombud
• Tillitsvalgt
• Rollefordeling mellom verneombud og fagforeningenes tillitsvalgte
• HR
• Kollega
• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• Universitetets øverste ledelse

Ledere

Med leder (arbeidsgiver) menes her enhver som har personalansvar.

Ledere har ansvaret for å organisere og å lede arbeidet på en slik måte at ingen ansatte utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger.

Som leder er du ansvarlig for at alle på arbeidsplassen har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Ledere har et overordnet ansvar for å iverksette nødvendige tiltak for å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø, og for å sikre at arbeidsmiljøet til enhver tid er et fullt forsvarlig. Blir en leder gjort kjent med en mulig konfliktsituasjon har lederen omsorgsplikt overfor dem det gjelder, og en plikt til aktivt å bringe en uønsket situasjon til opphør.

Det er lederens ansvar at saken følges opp i tråd med universitetets retningslinjer for konflikthåndtering:

• Sørge for at alle parter i konflikten ivaretas på en god måte – aktivitetsplikt -
• forholde seg til hva som faktisk har skjedd og hvilke konsekvenser situasjonen har for de involverte, og
• dersom brudd på lov eller regelverk har forekommet å sørge for at nødvendige og hensiktsmessige tiltak iverksettes for å gjenopprette et forsvarlig arbeidsmiljø.

Ledere skal også agere dersom de har mistanke om uønsket adferd. Medarbeidere er ofte vante til å ta kontakt med ledere for å be om råd i fortrolighet, et tillitsforhold som er viktig i ledelsesutøvelsen. Det er likevel viktig å være klar over leders medvirkningsplikt ved mistanke om brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om fare for liv og helse.

Dersom medarbeideren henvender seg til lederen med en søknad om endring i arbeidsforholdet, og lederen mistenker at bakgrunnen er uakseptabel oppførsel fra andre, må lederen balansere mellom medarbeiderens rett til ikke å klage på andre og sin plikt til å undersøke og handle.

Dersom en leder er usikker på hvordan han/hun skal gå fram, eller har en personlig interesse eller preferanse i saken, bør lederen ha en lav terskel for å søke råd hos en lederkollega, leder på høyere nivå eller HR. HR kan ved behov formidle kontakt med BHT. Arbeidstilsynet kan også gi råd.

Ledere skal selv vurdere sin egen rolle og eventuell inhabilitet ved mistanke, varsling eller klagebehandling. Be om bistand fra lokal HR-enhet ved inhabilitet eller usikkerhet rundt dette.

Verneombud

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet (aml. § 6-2), herunder også det psykososiale arbeidsmiljøet.

Verneombudet skal påse at saker om trakassering eller annen utilbørlig opptreden blir tatt opp med arbeidsgiver, og påse at arbeidsgiver følger opp meldinger innen rimelig tid.

Verneombudet har plikt til å melde fra til arbeidsgiver om forhold det vurderer kan medføre helsefare for noen jf. aml. § 6-2 (3). Dette vil si at hvis verneombud gjøres kjent med forhold som bryter arbeidsmiljøloven, har de plikt til å melde dette videre til arbeidsgiver selv om den fornærmede selv ikke ønsker dette.

Verneombudet har taushetsplikt om hvem som har gjort henvendelsen, men vernetjenesten er imidlertid pliktig til å handle uavhengig av taushetsplikt ved mistanke om fare for liv og helse.

Konkret håndtering av konflikten skal overlates til arbeidsgiver, men verneombudet skal passe på at arbeidsgiver følger opp det som innrapporteres.

Verneombud kan stanse arbeidet ved akutt fare for liv og helse.

Tillitsvalgt

Tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser i forhold til lov- og avtaleverk, dette er nærmere beskrevet i Hovedavtalen. Tillitsvalgte kan opptre som bisittere i konfliktsaker.

Ved forebygging av trakassering, utilbørlig opptreden og harde personkonflikter vil tillitsvalgte kunne være en viktig støtte for ansatte og en samarbeidspartner for arbeidsgiver. Det er viktig at den tillitsvalgte forteller den som søker råd hva slags muligheter vedkommende har og hvilke konsekvenser slike saker medfører.

Tillitsvalgte har rett til, men ikke en plikt til, å melde fra dersom noen har søkt råd hos dem med ønske om konfidensialitet i saken. Dette gjelder selv om den tillitsvalgte mener det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven.

Rollefordeling mellom verneombud og fagforeningenes tillitsvalgte

Fagforeningenes tillitsvalgte og verneombudene er viktige aktører som skal bidra til at universitetet som arbeidsplass er attraktiv og at arbeidsmiljøet stadig utvikles og forbedres.  Verneombud og tillitsvalgte er aktører på samme arena, men har ulike utgangspunkt og rollene springer ut fra ulike hjemmelsgrunnlag. Det er utarbeidet et  dokument som presiserer arbeidsfordelingen mellom vernetjenesten og fagforeningene ved OsloMet som gir en sammenfatning av de viktigste forskjellene og rollene.

HR

HR-medarbeiderne skal kjenne til universitetets retningslinjer for konflikthåndtering, og vite hvem man kan henvender seg til. Om de mottar henvendelser om mulige konfliktsituasjoner skal de informere om gjeldende retningslinjer, prosedyrer og lovverk, og samtidig bistå med å opprette kontakt med rette vedkommende.

Er man usikker på hva som gjelder i den typen saker skal man søke råd hos noen som kan hjelpe - hos lokal HR-seksjonssjef eller HR-direktør.

Kollega

Alle arbeidstakere har en medvirkningsplikt når det oppstår arbeidsmiljøproblemer (aml. § 2-3). Arbeidstakere skal aktivt medvirke ved gjennomføring av tiltak som blir iverksatt for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Det ligger til medvirkningsplikten å sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet så snart man blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen.

Medvirkningsplikten gjelder selv om kollegaen som utsettes for forholdet ikke selv ønsker å gå videre med saken. Om man er usikker på hvordan man skal gå fram for å varsle kan man kontakte tillitsvalgt, lokal HR-enhet eller verneombud for å få råd.

Ingen skal ikke under noen omstendighet iverksette straffende tiltak (sladder, hevn, utestengelse, utskjelling og liknende) mot den som påstått har opptrådt uakseptabelt. Slik oppførsel vil også være brudd på arbeidsmiljøloven.

Bedriftshelsetjenesten (BHT)

Bedriftshelsetjenesten kan ha ulike roller i denne typen saker. BHT skal bistå med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. De skal ha en fri og uavhengig stilling ( aml. § 3-3 (2) og (3)), de har taushetsplikt og er nøytrale.

Bedriftshelsetjenesten kan være en god rådgiver for både ledere, verneombud, tillitsvalgte og ansatte som er usikre på hva det vil være riktig å gjøre om de har mistanke om eller opplever som kan være konfliktsituasjoner.

Leder for lokal HR kan formidle kontakt med BHT.

Universitetets øverste ledelse

Rektor har det overordnede ansvar for OsloMets systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, herunder kartlegging av arbeidsmiljø og risiko, systemer for håndtering av klager, rådgivning/lederstøtte til ledere. Forvaltningen av disse oppgavene er delegert til underliggende enheter.