template.back.to.overview Personaladministrasjon for ledere

Oppfølging av arbeidstid

Leders oppgave er å 

• følge opp ansattes bruk av fleksitid og overtid.
• påse at medarbeidere ikke opparbeider seg så mye fleksitid at det kan bli vanskelig å få fleksitidsaldoen ned i 50 timer før årsskiftet
• godkjenne fravær
• påse at ansatte leverer sykmelding og egenmelding
• godkjenne bruk av overtid og påse at begrensningene i Arbeidsmiljøloven ikke overskrides
• godkjenne unntak fra tilstedeværelsesplikten (hjemmekontor)

Les mer om oppfølging av arbeidstid på compendia.no.

Søknad om redusert arbeidstid

Leder skal motta søknad om redusert arbeidstid i SAP-portalen og godkjenne eller avslå søknaden. Arbeidstaker som ønsker redusert arbeidstid skal levere søknad i SAP-portalen snarest mulig, og senester fire uker i forveien.

Les mer om søknad til redusert arbeidstid og hvordan man håndterer det på compendia.no.

Ferie

Alle ansatte har etter ferieloven og avtale rett på fem uker ferie i ferieåret. Arbeidstakere over 60 år har i tillegg rett på ekstraferie på seks virkedager.

Det er ulike regler rundt teknisk-administrativt ansatte (TA-ansatte) og undervisnings- og forskningsansatte (UF-ansatte). Les mer om de ulike reglene og hvordan du som leder skal håndtere spørsmål og forespørsler rundt ferie (compendia.no).

Søknad om permisjon

Ansatte kan ha både lovfestet permisjon - som svangerskapspermisjon, fødselspermisjon eller permisjon grunnet adopsjon - og velferdspermisjon.

Leders oppgave er å motta og godkjenne eller avslå permisjonssøknader i SAP-portalen.

Les mer om hvordan du som leder håndterer permisjoner på compendia.no.

Oppfølging av ansatte i permisjon

Det er viktig at du, som leder, følger opp ansatte som har permisjon.

Leders oppgave er

I løpet av permisjonen

• Sørg for at den ansatte får tilgang til å lese e-post, hvis det er ønskelig.
• Videresend relevant informasjon, som nyhetsbrev, personal-nytt og referater fra avdelingsmøter.
• Send invitasjoner, informasjon om sosiale arrangementer og lignende.

 Ved tilbakekomst til arbeid

• Ta initiativ til et møte før oppstart (ved fravær >2 måneder) hvor følgende tas opp:
  • Oppdater medarbeideren på hva som har skjedd i avdelingen/virksomheten i løpet av permisjonstiden.
  • Planlegg oppstart.
  • Avklar behov for eventuell overlapping med vikar.
  • Diskuter praktiske detaljer.
  • Tilby en samtale om lønn, ifølge hovedtariffavtalens bestemmelser.

Oppfølging av sykemeldte

Nærmeste leder har hovedansvaret for å tilrettelegge og følge opp sykmeldte i sin avdeling.

I denne prosessen kan du lese om de ulike aktivitetene som må gjennomføres i løpet av en sykefraværsperiode (compendia.no).

De fleste sykefravær er korte, men i noen tilfeller kan fraværet vare i uker og måneder. Det er viktig at leder er tett på den sykmeldte og at man sammen utarbeider et realistisk oppfølgingsløp for å få medarbeideren tilbake i arbeid så snart som mulig.  

Arbeidsgiver har ansvar for å følge opp den enkelte sykmeldte på en systematisk måte, og skal når som helst kunne dokumentere hvordan bestemmelser om oppfølgingsplan og dialogmøte gjennomføres.

Tilbake etter lengre sykefravær

Når en ansatt har vært 100 prosent sykmeldt i en lengre periode skal leder innkalle den ansatte inn til et møte med følgende agenda:

• oppdatere medarbeideren på hva som har skjedd i virksomheten/avdelingen mens vedkommende var sykmeldt

• planlegge oppstart

• avklare eventuelt behov for overlapping med vikar

• avklare andre praktiske detaljer

• planlegge tilrettelegging av arbeidet

Er det ikke mulig eller ønskelig med et møte før oppstart, skal et slikt møte mellom leder og den som har vært sykmeldt finne sted tidligst mulig første arbeidsdag.  

Innen to uker etter at den ansatte er tilbake i jobb skal leder kalle inn til et oppfølgingsmøte med den ansatte for å avklare hvordan det går etter tilbakekomsten, og følge opp behov for eventuell videre tilrettelegging.

Når arbeidsgiver mottar oppsigelse er leders oppgave å 

• godkjenne oppsigelse i SAP-portalen.

• avtale ferieavvikling og eventuelt uttak av opptjent fleksitid

• bli enig med arbeidstaker om framtredelsesdato

• skrive standard sluttattest og sende til den ansatte

• ta initiativ til sluttintervju og gjennomføre intervjuet

• organisere og gjennomføre aktivitet for ansatt som slutter

• ta kontakt med den som skal slutte og høre om det er ansatte fra andre enheter de ønsker skal være med på avslutning

Oppsigelsesfrist og oppsigelsestid

• Oppsigelsesfrist er en måned dersom ansettelsestiden er ett år eller mindre.

• Oppsigelsestiden er tre måneder dersom man har vært ansatt i mer enn ett år.

• Oppsigelsesfristen regnes fra den dagen arbeidsgiver mottar oppsigelsen og løper fra dato til dato.

Dersom oppsigelsen er på grunn av den statsansattes forhold eller på grunn av virksomhetens forhold kan du lese mer om det på compendia.no.

Pensjon

Oppsigelse i forbindelse med pensjon skal sendes på e-post til HR-fellestjenester med kopi til leder.

Leders oppgave er å

• gjennomføre sluttsamtale med ansatt som ønsker å gå helt eller delvis av med pensjon

• sørge for at den anstte leverer inn ansattkort og nøkler, samt andre arbeidsgivereide verktøy, som bøker, PC og mobiltelefon