template.back.to.overview Varslingsveiledning

OsloMet skal følge gjeldende lover og sørge for at alle har et forsvarlig arbeids- og læringsmiljø. Vi har et ansvar for å undersøke alle varsel og for å iverksette tiltak hvis kritikkverdige forhold avdekkes. Derfor er det viktig at du sier ifra dersom du oppdager kritikkverdige forhold. Varsler skal behandles konfidensielt, og du skal ikke oppleve negative konsekvenser (gjengjeldelse) fordi du varsler.

Det kan varsles om alle kritikkverdige forhold. Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet, for eksempel forhold som kan innebære

• fare for liv eller helse
• fare for klima eller miljø
• korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• myndighetsmisbruk
• uforsvarlig lærings- eller arbeidsmiljø
• brudd på personopplysningssikkerheten (personvernbrudd meldes i egen avvikskanal)

I enkelte tilfeller har du som ansatt en plikt til å varsle. Dette gjelder forhold om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, samt dersom du blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Ved forhold eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, er det viktig at du varsler om dette med en gang. 

Forhold som kun gjelder ditt eget studie- eller arbeidsforhold er i utgangspunktet ikke omfattet av varslingsreglene, med mindre det omfatter forhold som er nevnt i avsnittene over her. 

Varsling skal skje på en forsvarlig måte. Varsling etter universitetets varslingsrutiner er alltid forsvarlig:

• Ansatte og studenter har rett til å varsle, og alle oppfordres til å melde fra om kritikkverdige forhold ved OsloMet. 
• OsloMet ønsker at alle varsler sendes skriftlig i vår varslingskanal, via varslingsknappen du finner øverst på siden. Dette er en sikker metode for varsling, som også sørger for at varselet blir håndtert best mulig. 
• Selv om OsloMet ønsker at varslingkanalen benyttes for ivaretakelse av både varselet og av informasjonssikkerheten, er det ikke noe formkrav på hvordan det skal varsles. Det kan varsles via SMS, e-post, post, telefon mm. Ansatte kan varsle muntlig eller skriftlig i linjen til nærmeste leder eller overordnet leder. Ansatte kan også varsle via verneombudet, tillitsvalgt eller annen rådgiver. 
• Det er alltid mulig å varsle til offentlig tilsynsmyndighet, som for eksempel Arbeidstilsynet, Sivilombudet, politiet eller aktuelt departement, som Kunnskapsdepartementet. 
• OsloMet oppfordrer til å utvise varsomhet når det gjelder varsling til offentligheten. Nærmere vilkår knyttet til å varsle offentligheten finner du i arbeidsmiljøloven § 2 A-2 (3) (lovdata.no).  

Et varsel bør inneholde konkret og tydelig informasjon om det kritikkverdige forholdet. Varselet bør beskrive:

• Hva har skjedd? 
• Hvem er involvert?
• Hvor skjedde det? 
• Når skjedde det?
• Har det skjedd flere ganger?
• Var det vitner til stede?
• Dersom du tidligere har varslet om samme forhold til andre hos OsloMet (f.eks. leder eller rektor), er det viktig at du opplyser om dette.
• Varsel hos OsloMet skal normalt saksbehandles av leder på korrekt ledernivå. Dette vil normalt være personalleder til den personen varselet eventuelt gjelder. Enkelte varsel behandles av OsloMet sin varslingsnemnd, som består av ekstern jurist, sentralt hovedverneombud og annen fagkompetanse ved behov. Dette gjelder varsel av alvorlig karakter, og som av ulike grunner ikke kan behandles i linjen ved OsloMet. Ved avgjørelsen av om en sak skal behandles i linjen eller sendes til varslingsnemnda, vil OsloMet legge vekt på varslers eget ønske. Dersom du ønsker at saken skal sendes direkte til varslingsnemnda, bes du oppgi dette i varselet sammen med din begrunnelse.

Legg ved konkrete eksempler og bevis/dokumentasjon dersom det finnes.

De prinsippene som skal være førende for OsloMet sin behandling av varsel er beskrevet under. I tillegg har OsloMet utarbeidet en prosessbeskrivelse for hvordan et varsel skal saksbehandles. Denne prosessbeskrivelsen finner du i personalhåndboken (lenke kommer). Der er finnes også en begrepsliste som forklarer ulike begrep som benyttes ved undersøkelse av varslingssaker. 

• Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes i henhold til OsloMet sine varslingsrutiner. Det er mulig å varsle anonymt.  
• Alle varsler skal følges opp så raskt som mulig, og behandles innen rimelig tid. 
• Gjengjeldelse er forbudt. Det innebærer at man ikke skal oppleve noen form for negativ behandling som følge av at man har varslet. 
• Habilitet er et grunnleggende prinsipp for behandling av varsel. Det innebærer at de som saksbehandler varselet ikke kan være inhabile. 
• Kontradiksjon er et grunnleggende prinsipp for behandling av varsel. Det innebærer at den det er varslet om, skal få innsyn i opplysningene som gjelder seg selv og mulighet til å gi sin versjon av saken. 
• Konfidensialitet er et grunnleggende prinsipp for behandling av varsel. Det betyr at varslers identitet og opplysningene i saken ikke skal være kjent for flere enn nødvendig. 
• OsloMet har en omsorgsplikt både overfor varsler, den det er varslet om og øvrige involverte med tilknytning til organisasjonen
• Varsler og den det er varslet om skal innen rimelig tid få tilbakemeldinger i henhold til OsloMet sine varslingsrutiner. 
• Involverte har rett til å ha med seg en støtteperson i samtaler om varselet. 
• Varsel hos OsloMet skal normalt saksbehandles av leder på korrekt ledernivå. Dette vil normalt være personalleder til den personen varselet eventuelt gjelder. Enkelte varsel behandles av OsloMet sin varslingsnemnd, som består av ekstern jurist, sentralt hovedverneombud og annen fagkompetanse ved behov. Dette gjelder varsel av alvorlig karakter, og som av ulike grunner ikke kan behandles i linjen ved OsloMet. Ved avgjørelsen av om en sak skal behandles i linjen eller sendes til varslingsnemnda, vil OsloMet legge vekt på varslers eget ønske. Dersom du ønsker at saken skal sendes direkte til varslingsnemnda, bes du oppgi dette i varselet sammen med din begrunnelse.
• Varsling om konflikter som ikke er omfattet av varslingsreglenes virkeområde, skal håndteres i henhold til OsloMets Retningslinjer for konflikthåndtering.

OsloMet har en varslingsnemnd som behandler saker som ikke lar seg løse tjenestevei. Varslingsnemnda skal være rådgivende, og gir anbefalinger til rektor i den enkelte sak.

I samråd med varslingsnemnda avgjør varslingsnemndas leder om, eller hvordan, en sak skal følges opp. En sak som er tatt opp til behandling i nemnda, kan på ethvert tidspunkt avsluttes dersom nemnda underveis i arbeidet kommer til at det ikke foreligger kritikkverdige forhold.

Varslingsnemnda ledes av en ekstern jurist og består per i dag av minst to medlemmer til;

• eksternt medlem som er organisasjonspsykolog eller psykolog
• universitetets sentrale hovedverneombud eller dennes stedfortreder
• Dersom det er behov for det, kan nemnda utvides med nødvendig fagkompetanse.

For saker som varslingsnemnda tar opp til behandling utarbeides en rapport som overleveres rektor. Rektor avgjør hvordan rapporten skal følges opp, og informerer partene i saken om sin beslutning.

Det er mulig å varsle anonymt i varslingskanalen vår. Om du varsler anonymt er det svært viktig at du tar vare på innloggingsinformasjonen du får tildelt i systemet når varselet er innsendt. Du trenger denne innloggingsinformasjonen for å logge deg inn i varslingskanalen. I varslingskanalen kan OsloMet kommunisere med deg anledning varselet dersom vi har behov for mer informasjon. 

Du kan også varsle gjennom å bruke verneombud, fagforening eller egen advokat som mellomledd. De kan da ta opp saken uten å røpe din identitet.

Selv om det er mulig å varsle anonymt, er det viktig å være klar over at du kan bli identifisert enten gjennom opplysninger i selve varselet eller i forbindelse med undersøkelsen av varselet. Selv om OsloMet kjenner din identitet, skal den alltid behandles konfidensielt og OsloMet vil ikke gjøre din identitet kjent med mindre det er nødvendig for sakens behandling. 

Ofte kan OsloMet ha behov for flere opplysninger for å kunne følge opp varselet. Vær oppmerksom på at anonym varsling kan begrense OsloMet sin mulighet til å følge opp eller avklare innholdet i varselet, selv om vi da vil forsøke gjennom kommunikasjon i varslingskanalen. 

Du har alltid rett til et fullt forsvarlig arbeids- eller læringsmiljø, og OsloMet skal særlig påse at den som har varslet har et fullt forsvarlig arbeids- eller læringsmiljø. 

Gjengjeldelse som følge av varsling er forbudt. Med gjengjeldelse menes negative følger eller sanksjoner som følge av du har varslet. Dersom det er nødvendig, skal det sørges for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.

Som varsler vil du ikke nødvendigvis være part i saken. Det betyr at du ikke nødvendigvis har rett til å få innsyn i saksdokumentene, eller krav på informasjon om hva som skjer i saken. Du har alltid rett til en bekreftelse på at varselet er mottatt, og når saken er avsluttet skal du få beskjed om utfallet. Den informasjonen du får om utfallet skal imidlertid også ivareta personvernet til de involverte.  

Din identitet gjøres ikke kjent med mindre det er nødvendig for sakens behandling. Vær også oppmerksom på at din identitet kan bli kjent ved en eventuell rettssak.

Når det er besluttet at en varslet sak skal forfølges, skal den det er varslet om gjøres kjent med varselet og varselets innhold.  

Den det er varslet om har rett til innsyn i de personopplysningene som er registrert om vedkommende i saken. Vedkommende har også rett til å gi sin versjon av saken (prinsippet om kontradiksjon). Prinsippet om kontradiksjon kan noen ganger komme i konflikt med prinsippet om konfidensialitet. I slike tilfeller må OsloMet gjøre en konkret avveining av de ulike prinsippene. 

OsloMet har taushetsplikt om forhold som kommer frem under behandlingen av varslingssaken. OsloMet har ikke anledning til å dele opplysningene med andre enn de som har tjenstlig behov for informasjonen. 

Også den det er varslet om har rett til et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø. OsloMet har et ansvar for å ivareta både den det er varslet om og øvrige involverte. 

Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha informasjon om utfallet i saken.

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi håndterer dine personopplysninger ved saksbehandling av innkomne varsel. 

Behandlingsansvarlig

OsloMet er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne personvernerklæringen.

Hvorfor samler vi inn og behandler personopplysninger?

Vi samler inn personopplysninger for å undersøke varsel i henhold til de kravene som følger av arbeidsmiljøloven kapittel 2 A og universitets- og høyskoleloven kapittel 4.

Rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger knyttet til saksbehandling av varsel er personvernforordningen artikkel 6 (1) bokstav c, jf. nr. 3 bokstav b og artikkel 9 (2) bokstav b, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-3 og universitets- og høyskoleloven § 4-3 b. 

Hvilke personopplysninger samler vi inn og behandler?

Hvilke personopplysninger som samles inn, vil bero på innholdet i det enkelte varsel. Som oftest vil vi samle inn alminnelige personopplysninger som navn og kontaktinformasjon, men omfanget av personopplysninger er saksavhengige. Det vil også kunne samles inn særlige kategorier personopplysninger, dersom sakens karakter tilsier at dette er nødvendig for å kunne behandle varselet. Særlige kategorier personopplysninger kan eksempelvis være helseopplysninger eller opplysninger om fagforeningstilhørighet.  

Hvilke behandlinger gjør vi med dine personopplysninger?

Innkomne varsel og tilhørende personopplysninger vil registreres i vår varslingskanal når varselet er innsendt, og mottas da av administrator i systemet. OsloMet har fire administratorer i varslingskanalen, hvorav to av disse fungerer som vara. 
Varselet vil deretter fordeles til saksbehandler(e), og vil da saksbehandles i henhold til OsloMet sine rutiner for behandling av varsel. Dette kan innebære å vurdere varselet, innhente dokumentasjon, gjennomføre referatførte samtaler med involverte og å skrive rapport med konklusjon.  
Personopplysninger som er underlagt arkivlovgivningen vil bli overført til OsloMet sitt arkivsystem, hvor det blir arkivert i henhold til gjeldende regelverk. 

Hvor henter vi personopplysningene dine fra?

Personopplysningene dine vil innhentes fra varslet, relevant dokumentasjon tilknyttet varslingssaken eller gjennom samtaler med andre involverte.

Overføres det personopplysninger til andre?

Dersom varslet skal behandles i OsloMet sin varslingsnemnd, vil opplysningene i varselet overføres til ekstern leder av varslingsnemnda.  Per 1. april 2024 er leder av varslingsnemnda advokat Lill Egeland i advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig. Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig er selv behandlingsansvarlig for de personopplysninger som behandles hos advokatfirmaet. Utover dette vil ikke personopplysningene overføres til andre. 

Sikkerheten tilknyttet behandlingen av dine personopplysninger

Det er tilgangsstyring både i OsloMet sin varslingskanal og i OsloMet sitt arkivsystem. For personopplysninger knyttet til varsling foreligger strenge rutiner for tilgang. Det er kun de med tjenstlig behov som vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Alle data i varslingskanalen og i OsloMet sitt arkivsystem er beskyttet med egnet sikkerhet.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysninger knyttet til varslingssaker vil ofte være underlagt arkivlovgivningens bestemmelser. I slike tilfeller vil personopplysningene arkiveres i henhold til gjeldende regelverk. Opplysninger, som ikke er underlagt arkivlovgivningen, vil slettes når de ikke lenger er nødvendige.  

Dine rettigheter

Se mer om rettigheter knyttet til rett til innsyn, retting og sletting m.m. (lenke kommer)

Kontaktinformasjon

Kontaktperson for behandlinger av personopplysninger er seniorrådgiver Tonje Ruderaas, Avd. HR

Følg lenke for informasjon om behandlingsansvarlig, personvernkontakter og personvernombud ved OsloMet (lenke kommer).

Dersom du har behov for å snakke med ressurspersoner, kan du ta kontakt med ditt verneombud, din fagforening eller din lokale HR-enhet.

Verneombudet har varslingsplikt om forhold som kan medføre ulykke eller helsefare. Fagforeningenes tillitsvalgte har taushetsplikt om de forholdene du forteller om.