Sjekkliste arrangementer - Ansatt
Sjekkliste arrangementer
Oppstart av arrangement
-
Hva er formålet?
Ved planlegging av et nytt arrangement bør du tenke gjennom formålet med arrangementet:
- Hvem er målgruppen?
- Hvilke ressurser kreves for gjennomføring?
- Er arrangementet i tråd med universitetets strategi?
Bruk gjerne oppstartsdokumentet som utgangspunkt for diskusjon og vurdering.
-
Hjelp av andre?
- Kurs- og konferansesenterer (KK-senteret) kan bistå ved arrangementer, og kan også kontaktes for råd og veiledning. Informer uansett om deres arrangementet, slik at de er oppdatert.
- Be kolleger dele erfaringer fra gjennomføring av arrangementer.
- Andre arrangementer på samme tid? Sjekk kalenderen, og kontakt relevante arrangører for mulig samkjøring av oppgaver som markedsføring, bestilling av bevertning eller gjenbruk av materiell.
- OsloMet har rammeavtale med Berg-Hansen (tendsign.com, må være på studiested for å åpne) for eventuelt behov for ekstern bistand til konferanser. E-post: kundeservice@berg-hansen.no
-
Dato og lokaler
- Sjekk kommende arrangementer på OsloMet, og hør også med KK-senteret hva som er planlagt fremover.
- Sjekk tilgjengeligheten til nøkkelpersoner (innledere, gjester) før du fastsetter dato.
- Er det ikke egnet lokale tilgjengelig ved din enhet, kontakt kurs- og konferansesenteret (KK-senteret). KK-senteret anbefaler å legge arrangementer utenom studiestart og de mest undervisningsintense periodene.
- Dersom det ikke store nok lokaler ledige, må du be om en vurdering om arrangementet er så strategisk viktig for OsloMet at undervisning bør flyttes for å frigjøre lokaler. Søknad sendes KK-senteret med frist 1. september for vårsemesteret og 1. februar for høstsemesteret.
- Dersom man får frigjort lokaler, vil det påløpe en kostnad på ca. 20.000,- for leie av nytt undervisningslokale.
- Blir ikke søknaden innfridd, får man tildelt lokale etter at all undervisning er lagt (mot slutten av semesteret).
-
Fordel oppgaver
Arrangementsgruppen bør fordele oppgaver i forkant. Typiske ansvarsområder er:
- Leder og arrangementsansvarlig
- Markedsføring og mediehåndtering
- IT- og AV-utstyr
- Lokaler, fasiliteter, materiell, mat og drikke.
- Kontaktperson for bidragsytere til arrangementet
- Kontaktperson for deltakere på arrangementet
- Sikkerhet
Vurder også:
- Er det ansvarsområder som er spesielle for dette arrangementet?
- Er dere mange nok til å gjennomføre alle oppgavene, eller trengs det hjelp av for eksempel studentassistenter? Sjekk med din leder om de har kontakt med studentassistenter.
Bruk gjerne en aktivitetsliste til å holde oversikt over oppgaver og ansvar.
-
Sett opp budsjett
- Sett opp utkast til budsjett med sikre kostnader, for å få oversikt over arrangementets behov og størrelse. Se eksempel på budsjettmal.
- Vurder eventuelle inntektskilder for arrangementet (deltakeravgift?).
- Må dere søke støtte for å gjennomføre arrangementet, gjør det så tidlig som mulig.