Rutine for kontakt med bedriftshelsetjenesten (BHT)

Rutinen gjelder for bistand fra bedriftshelsetjenesten.

Bestilling

Alle bestillinger til Avonova skal gjøres i Min bestilling (btb.tjenester.oslomet.no).

Det er lokale lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-sjefer, fagleder HMS i Avd. HR og HR-direktøren som er registrert som kontaktpersoner hos Avonova, og som kan legge inn bestilling av BHT-tjenester/bistand.

Mange tjenester er «hyllevarer», hvor man kan bestille direkte uten å ta kontakt med Avonova på forhånd – som f.eks. vaksiner eller førstehjelpskurs.

Kort prosessbeskrivelse

1. Behovshaver melder sitt behov til lokal HMS-koordinator eller HR-sjef.
2. HMS-koordinator fyller ut avropsskjema som spesifiserer behovet - NB: rådgivningstjenester må forhåndsavklares.
3. HMS-koordinator oppretter bestilling i «Min Bestilling».
4. Enhetens bestiller mottar bestillingen fra behovshaver via Min bestilling
5. Enhetens bestiller legger bestillingen inn i UBW, velger godkjenner i UBW og sender bestilling til godkjenning til;
   1. Leder med BDM for BHT ved fakultet
   2. Instituttdirektør ved SVA
   3. HR-direktøren for de fellesadministrative enhetene og for sentrale bestillinger
6. Leder godkjenner bestillingen.
7. Bestillingen går til leverandør Avonova.

Tjenester/bistand med forhåndsavklaring 

For tjenester der man før bestilling har behov for å få avklart hva man faktisk trenger, nødvendig omfang og/eller hvordan dette bør leveres, alle rådgivningstjenester, samt i saker som omhandler særlig sensitive personopplysninger (datatilsynet.no), må Avonova kontaktes for en avklaring før man gjør bestillingen. 

Det er lokale HMS-koordinatorer, lokale HR-sjefer og fagleder HMS i Avd. HR  som er registrert som kontaktpersoner som skal bistå med kontakt mot Avonova. 

Beate.Nordvik@avonova.no er kontaktperson for begge studiesteder.

Avonova vil opprettet et referansenummer for oppdraget som skal brukes som referanse i bestillingen. 

Avropsskjema

Ved bestillinger skal  Avropskjema BHT Avonova (excel) alltid fylles ut og vedlegges bestillingen. Skjemaet krever pålogging. 
NB: Min bestilling» tar ikke excel-filer – skjemaet må derfor lagres lokalt som pdf-fil før det kan lastes opp i Min bestilling.

I Min bestilling:

NB: Sensitive personopplysninger (kalt særlige kategorier i loven) må ikke framkomme i bestillingsskjemaet – se Datatilsynet.no om personopplysninger.

• Velg Bestille andre varer og tjenester
• Legg til vare: Velg «Bedriftshelsetjeneste»
• Varenavn: Velg ønskede tjeneste i nedtrekksmenyen
• Varebeskrivelse: Oppgi den informasjonen det er nødvendig for Avonova å ha for å kunne levere tjenesten. Alle rådgivningstjenester krever forhåndsavklaring, kontakt KAM Beate.Nordvik@avonova.no. Referanse-/tilbudsnummeret må oppgis, og beløp må også fremkomme selv om referansenummer er oppgitt.
  • Referansenummeret fra Avonova, og evt.: 
  • Hvilket fakultet/avdeling i fellesadm./senter
  • Bygning og kontornummer – for møtet/kurset
  • Tidspunkt for møtet/kurset
  • Navn på HMS-koordinator/HR-sjef som fyller ut nettskjema.
• Antall enheter: Fyll inn hvor mange enheter som bestilles.
• Antatt pris: Denne vil framgå av Avviksskjemaet (vedlegget) – bruk det som framkommer der.
• Last opp ferdig utfylt Avropsskjema – husk pdf.