Droppe til innhold

I undervisning

I undervisning

Registrering av innreisende utvekslingsstudenter

Her finner du veiledninger knyttet til FS-registreringer av innreisende studenter.

For å registrere en innreisende utvekslingsstudent trenger du følgende informasjon

  • Fullt navn, ekstern e-post, adresse.
  • Informasjon om hvilket kull, studieprogram og klasse studenten skal gå på.
  • Hvilken utvekslingsavtale og -program studenten tilhører.

All registrering i FS skal skje etter frister vedtatt i Prosedyre for studentutveksling inn.

Hvordan registrerer du i FS

Obs! Punkt 1 (Bestille S-nummer) må gjøres i god tid før resten av punktene.

Fakultet har ansvar for alle trinnene utenom punkt 7 og 8.

Du MÅ registrere i følgende rekkefølge;

1. Bestille S-nummer

2. Opprette studenten som person

3. Tildele studentnummer

4. Opprette utvekslingsperson

5. Tildele studierett

6. Generere utdanningsplan

7. Registerkort

8. E-post med PIN-kodeinformasjon

9. Registrere avsluttet opphold

10. Skrive ut karakterutskrift

1. Bestille S-nummer

Alle studenter som ikke har norsk fødselsnummer må få et S-nummer, se rutine for SNR-bestilling.

2. Opprette studenten som person

Se punkt 3 i rutine for SNR-bestilling.

3. Tildele studentnummer

Tildeling av studentnummer gjør du i bildet "Person/Student" jf punkt 2 Oprette studenten som person. Marker den nederste delen av bildet som er blankt og trykk ny rad, deretter Lagre. For å få frem studentnummeret må du søke fram personen på nytt.

Fyll inn hvilken målform studenten skal tilskrives på i øvre del av bildet. Det er den målformen som benyttes i alle brev og epost som sendes fra FS.

I boksen "GSK/Studentgrunnlag" må du fylle ut med UTV i feltet for "Studentgrunnlag". Ingen andre felter skal fylles ut her.

4. Opprette utvekslingsperson

NB! Det er viktig at personen opprettes som utvekslingsperson før det tildeles studierett, slik at studenten ikke blir fakturert for semesteravgiften.

Lag ny rad i bilde "Utvekslingsperson samlebilde", som finnes i modul "Utveksling". 

Bilde av samlebilde "Utvekslingsperson [UTVPERSON]". Her er det mange felt spredt over to kolonner.

Legg inn informasjon i følgende felter:

  • Fødselsnummer.
  • Avtaleid: Alle utvekslingsavtaler har et ID-nummer. Utvekslingsavtaler ajourføres av Seksjon for internasjonalisering. Innenfor en og samme institusjon kan det være flere avtaler. Sjekk at du bruker riktig avtaleid!
  • Periode: Her legger du inn så nøyaktige datoer som mulig for når studenten skal være her på utveksling. Legg merke til forskjellen på denne perioden og studierettperioden under punkt 5. Opphold som avsluttes før 31.6 blir rapportert på vårsemesteret og opphold som avsluttes før 31.12 rapporteres på høstsemesteret. Utvekslingsopphold etterrapporteres ikke.
  • Inn-/Utreisende: INN
  • Studieprogram: Legg inn studieprogramkoden studenten skal være knyttet til i utvekslingsoppholdet.
  • Internt sted: Skal legges inn på instituttnivå (eks: 215-14-4-0).
  • Eksternt sted: Ekstern sted kommer opp automatisk når du har lagt inn avtale-id. Unntak er avtale-id-er med flere eksterne steder. Da må du hente opp avtalen i avtale samlebilde og finne riktig eksternt sted under Avtalepart. Du legger inn denne koden i første felt, i de andre legges 0 (eks: 15300065-0-0-0).
  • Kategori: Student
  • Utvekslingsstatus: AKTIV. Denne må du endre til FULLFØRT når studenten har fullført utvekslingsoppholdet sitt.
  • Oppholdsstatus: Velg riktig type utveksling.
  • Termin: Sett inn riktig termin. NB! Det er ikke terminen, men datoene i perioden som styrer rapportering til DBH.

5. Tildele studierett

NB! Det er viktig at personen opprettes som utvekslingsperson før det tildeles studierett, slik atstudenten ikke blir fakturert for semesteravgiften.

Tildeling av studierett gjøres i "Student samlebilde".

Lag ny rad og legg inn fødselsnummeret. Informasjon om blant annet navn vil da automatisk komme frem.

Legg inn informasjon i følgende felter:

  • Start: Terminen studenten starter sin utvekslingsperiode.
  • Kull: Kullet studenten skal følge (er som regel ikke det samme som start-terminen).
  • Studieprogram: Legg inn studieprogrammet studenten skal følge.
  • Studierett fra-periode: Skal være 10.7 og 10.12 for de som starter henholdsvis i august og januar. Fra disse datoene sendes pinkodebrevet automatisk. Datoene for selve utvekslingsoppholdet registreres i utvekslingsperson samlebilde jf punkt 4.
  • Studierett til-dato: Skal være 31.8 eller 31.1 semesteret etter planlagt avsluttet opphold. F.eks.: De som avslutter i juni skal ha til dato 31.8.
  • Studierettstatus: Legg inn riktig utvekslingsprogram. F.eks.: ERASMUS+. Dette er viktig for å skille dem fra ordinære studenter ved OsloMet.
  • Studentstatus: AKTIV
  • Kartotekkort klasse: Lag ny rad og legg inn riktig kull og klasse studenten skal følge, og J for Aktiv. Kull må samsvare med Kull i øvre del av bildet.
  • Kartotekkort Adresse: Lag ny rad og legg inn adresse og ekstern epost-adresse.

6. Generere utdanningsplan

Innreisende utvekslingsstudenter skal i likhet med ordinære studenter ha en utdanningsplan - del I og del II.

Da denne gruppe studenter kun skal følge noen få emner vil det enkleste være å opprette utdanningsplanen manuelt i bilde Utdanningsplan. Dette bilde ligger som snarvei i student samlebilde.

Emner studenten skal ta søkes opp i høyre del av bilde i fanen Legg til emner. Når du har søkt opp emnet,  overføres det til Arbeidsområdet for videre utfylling av minimum Undervisnings termin og Emnekombinasjon. Når du lagrer legger emnet seg inn i utdanningsplanen på riktig sted.

For at utdanningsplanen ikke skal bli overkjørt må du registrere J i feltet for Sperr mot automatisk oppdatering av plan i student samlebilde.

7. Registerkort

Dersom utvekslingsstudenten er registrert på en utvekslingsavtale med J for "Fritak semesteravgift" og det samtidig er registrert en forekomst i bilde utvekslingsperson, vil det automatisk opprettes registerkort for studenten registrert med J for betalt. Dette skjer ifm. at FS-teamet sentralt kjører en rutine for opprettelse av registerkort - dette skjer daglig ved studiestart og deretter et par ganger i uka.

Utvekslingsstudenter skal semesterregistrere seg selv i Studentweb før de kommer til Norge, og når dette er gjort vil registerkortet oppdateres atumatisk med J for registrert.

8. PIN-kode på e-post

Hvis all informasjonen i FS er lagt inn riktig og studenten har aktiv studierett, jf punktene ovenfor, sendes pinkode-epost automatisk. Du kan sjekke om studenten har tilgang til OsloMet-nettverket ved å se om intern e-post er på plass i student samlebilde i arkfanen "Adresse".

9. Registrere avsluttet opphold

Når den innreisende studenten avslutter sitt opphold, må du registrere dette i bildet Utvekslingsperson.

  • Utvekslingsstatus: FULLFØRT for de som har fullført oppholdet. Dersom studenten har kommet, men reist hjem før avtalt tid, må du sette status  enten AVBRUDD3M eller AVBRUDDE3M. Studenter som har trukket seg fra utvekslingsoppholdet skal registreres med TRUKKET.

Når studierettsdatoen går ut, vil studentstatusen automatisk bli satt til UTGÅTT.

10. Skrive ut karakterutskrift

Karakterutskrifter kan skrives ut ved å gå direkte til rapport "FS600.001 Karakterutskrift - enkeltbestilling" i "Student samlebilde".

Karakterutskrift skal skrives ut umiddelbart etter sensurregistrering, og seneste fem uker etter avsluttet opphold.

SaveSave