Personvernerklæring for Urkund - Ansatt

Personvernerklæring for Urkund

Personvernerklæring for Urkund

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan OsloMet håndterer dine personopplysninger i datasystemet Urkund. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.
Publisert
Sist oppdatert
  1. Hva regnes som personopplysninger?
  2. Kort om Urkund
  3. Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Urkund
  4. Hvilke personopplysninger blir behandlet i Urkund og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
  5. Automatisk saksbehandling
  6. Vi utleverer dine personopplysninger til andre
  7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger
  8. Dine rettigheter
  9. Kontakt

1. Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

2. Kort om Urkund?

Urkund er et tekstgjenkjenningsprogram som har tilgang til det åpne internettet, vår private database og en felles Urkund-database. Når vi laster opp et dokument i Urkund vil den vise hvor mye av dokumentet som har tekstlikhet med tilgjengelige dokumenter.

Urkund er knyttet til Inspera og Canvas som brukes som innleveringsplattformer til Urkund.

Universitetet har valgt å ikke dele sin database i Urkunds fellesdatabase. Besvarelser levert ved OsloMet er derfor utilgjengelige for andre enn OsloMet-brukere.

3. Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Urkund

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger i plagiatkontroll (URKUND) er

  • å avdekke fusk ved eksamen eller ved obligatoriske oppgaveinnleveringer
  • å avdekke uredelighet (plagiat) i forskning.

Rettslig grunnlag

Lovlig grunn (behandlingsgrunnlag) for behandling av personopplysninger i plagiatkontroll (URKUND) er personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og e (utføre en oppgave i allmenhetens interesse), jf. nr. 3 bokstav b.

Flere av bestemmelsene i universitets- og høyskoleloven er aktuelle som supplerende behandlingsgrunnlag, for eksempel    § 3-9 (eksamen og sensur).

4. Hvilke personopplysninger blir behandlet i Urkund og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Urkund lagrer innsendte dokumenter i OsloMet sin egen database og personopplysninger som står i innsendt dokument blir derfor lagret. Eposten som brukes for innsending av dokument vil lagres i Urkund.

Plagiatkontroll (URKUND) inneholder oppgaveidentifikator hentet fra eksamenssystemet, eksamens- og prøvebesvarelser, oppgaveinnleveringer (inkludert bachelor- og masteroppgaver) og forskningsarbeider (inkludert ph.d.-avhandlinger).

Plagiatkontroll (URKUND) genererer rapporter som viser tekstlikhet mellom innlevert tekst og referansetekster.

Det behandles i utgangspunktet ikke sensitive personopplysninger i plagiatkontroll (URKUND). Dersom opplastede dokumenter inneholder sensitive personopplysninger vil disse være tilgjengelige for OsloMet-ansatte og Urkund-ansatte med tilgang til URKUND.

Opplastede dokumenter lagres i OsloMet sin Urkunddatabase til evig tid.

5. Automatisk saksbehandling   

Eksamensbesvarelser vil automatisk bli sendt til Urkund for gjennomgang fra Inspera. Utover dette utøves ikke automatisk saksbehandling.

6. Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Utdanningsinstitusjonen din kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:    

1. Urkund

Gitt at eksamensbesvarelser inneholder personopplysninger vil Urkundansatte ha tilgang til disse.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger      

UNIT gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Urkund. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i sitt arbeide. Bruk av systemet loggføres.

8. Dine rettigheter

Se nettside om Dine rettigheter

9. Kontakt

Se nettside om Kontakt