God planlegging er viktig for å redusere risikoen for feil i databehandlingen. Størst risiko er knyttet til oppstartsfasen (innsamling, konvertering, kryptering og overføring) før data lagres på godt sikret behandlingsløsning.
Innspill og rådgivning tidlig i planleggingsfasen er viktig, særlig når det kommer til datahåndtering/-behandling.
Innhold på denne siden
- Personvern og etikk i forskning
- Nasjonal datapolitikk for forskningsdatabehandling
- Forvaltning av forskningsdata og databehandling ved OsloMet, inkludert ROS-analyse
- Guider til strategisk planlegging for institusjonelle data
- Datahåndteringsplan (DMP)
- Finne, få tilgang, samle og lagre forskningsdata
- Statistiske data
- Databehandleravtaler og avtalemal for felles behandlingsansvar
- Overføring av forskningsdata
- Langtidslagring, sletting og anonymisering av forskningsdata
- Opplæring i Personvern (GDPR) og etikk i forskning
1. Personvern og etikk i forskning
- NSD sin nyhetsbrev om de viktigste endringene ved ny lovgivning (GDPR) for forskere og studenter
- OsloMets retningslinjer for personvern i forskning.
- Se tematisk oversikt for fremgangsmåter for ulike forskningsfelt hos Norsk senter for forskningsdata (nsd.no).
- Forskningstemaet legger føringer for metodikk og etiske retningslinjer. Se forskningsetikk, ansvarsfordeling og retningslinjer på OsloMet.
- Samtykkeerklæringer og informasjonsskriv (retningslinjer, maler, skjema).
- Taushetspliktserklæringer.
- 7 stk e-læringer i forskning (3-5 minutter pr. leksjon) på sikresiden.no.
- Behandling av personopplysninger i studentoppgaver
2. Nasjonal datapolitikk for forskningsdatabehandling
Forskningsrådet har vedtatt en policy og retningslinjer for åpen tilgang til offentlig finansierte forskningsdata.
“Hovedprinsippet i rettledningen er klar: Forskningsdata skal deles. Forskningsdata skal «i utgangspunktet […] være tilgjengelig for relevante brukere, på like betingelser, til lavest mulig kostnad. At forskningsrådet nå tydeliggjør sin policy gjennom retningslinjer for åpen tilgang og deling av data er svært viktig for arbeidet med å bygge nasjonale forskningsdataarkiv og felles datatjenester for norsk forskning.» (Fra "Forskningsdata skal deles", nsd.no)
Nytt regelverk for personvern trer trådte i kraft i 2018 (datatilsynet.no).
3. Forvaltning av forskningsdata og databehandling ved OsloMet, inkludert ROS-analyse
Hvordan forskningsdata håndteres rent konkret er i stor grad avhengig av det enkelte forskningsprosjekt.
Det er kritisk at forskningsdata blir behandlet korrekt og etter gjeldene lover og forskrifter.
Data som tilhører en gitt institusjon kan være forbeholdt institusjonens ansatte, eller deles med andre forskere under gitte forutsetninger.
Det er viktig med en god planlegging for å redusere risikoen for feil i databehandlingen. Det er størst risiko knyttet til oppstartsfasen (innsamling, konvertering, kryptering og overføring) før data lagres på godt sikret behandlingsløsning.
Brudd på retningslinjer og lover for forskningsdatahåndtering kan resultere i dom, bøter og tapt omdømme for forskere og OsloMet.
Innspill og rådgivning tidlig i planleggingsfasen er viktig, særlig når det kommer til datahåndtering/behandling.
Alle prosjekter som skal behandle personopplysninger skal gjennomføre en risiko- og verdivurdering (ROS-analyse) ved oppstart.
4. Guider til strategisk planlegging for institusjonelle data
- Valg av riktig elektronisk verktøy og lagringssted for lagring av forskningsdata.
- Alle prosjekter som skal behandle sensitive data skal som hovedregel benytte løsningen TSD 2.0 Tjeneste for sensitive data.
Fagspesifikke retningslinjer
Best practices er avhengig av forskningsfelt. Helsefag har andre retningslinjer til datahåndtering enn samfunnsfag.
Medisinske og helsefaglige forskningsprosjekter, generelle forskningsbiobanker og dispensasjon fra taushetsplikt for annen type forskning skal forhåndsgodkjennes av REK.
FoU-rådgiver ved ditt fakultet eller senter kan rådgi om retningslinjer for ditt spesifikke forskningsprosjekt.
Kontakt FoU-rådgivere ved fakultet og sentre.
5. Datahåndteringsplan / Data Management plans (DPM)
Hvordan forskningsdata skal samles, lagres og deles skal dokumenteres i datahåndteringsplanen. Datahåndteringsplaner varierer i omfang og detaljnivå ut fra hvert forskningsprosjekt og etter hva de ulike finansiørene krever.
6. Finne, få tilgang, samle og lagre forskningsdata
Finn og få tilgang til å gjenbruke forskningsdata
Norsk senter for forskningsdata (NSD) har åpent tilgjengelige datasamlinger for individdata, regionaldata, institusjonsdata, data om det politiske system og portal for utdanningsforskning.
Folkehelseinstituttet tilbyr data for forskning og analyse. Her finner du oversikt over helseregistrene, helseundersøkelser og biobanker og praktisk informasjon om søknadsprosessen.
Statistisk sentralbyrå (SSB) har en nettside om Data til forskning som viser hva du må gjøre for å låne data. SSB låner ut mikrodata til forskningsprosjekter, og har data knyttet til personer, virksomheter og foretak.
- Datainnsamling.
- Anonymiserte, anonyme eller avidentifiserte data. Her finner du sjekkliste både for anonymiserte og anonyme data.
- Registerdata til forskningsprosjekter fra SSB (microdata.no)
- Tilgang til data fra andre virksomheter.
- Tilgang til taushetsbelagte opplysninger.
- Samle inn og lagre forskningsdata fysisk.
- Risikovurdering (ROS) og verdivurdering
- Personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
- Valg av riktig elektronisk verktøy og lagringssted for lagring av forskningsdata.
- TSD 2.0 Tjeneste for sensitive data - søke tilgang og se vilkår for bruk ved OsloMet.
- Behandling av lyd- og videoopptak i forskning. Lyd- og videoopptak kan være svært personidentifiserende. Jo mer sensitiv informasjon som behandles, dess høyere bør sikkerhetstiltakene være.
- Bruk av e-post og skytjenester i forskningsprosjekter
7. Statistiske data
- SPSS, et verktøy for statistisk analyse, datahåndtering og dokumentasjon.
- FoU-støtte statistikk og metode - hjelp -til-selvhjelp tilbud for forskere ved OsloMet.
- Statistikkstøtte ved Fakultet for helsevitenskap.
8. Databehandleravtaler og avtalemal for felles behandlingsansvar
Databehandleravtale
Det er i UH-sektoren utarbeidet et forslag til databehandleravtale i henhold til ny personvernlovgivning (GDPR som trådte i kraft 22. juli 2018) og en sjekkliste for databehandleravtaler. Denne databehandleravtalemalen skal brukes, men tilpasses i hvert enkelt tilfelle. Det finnes også en engelsk versjon av databehandleravtalen.
- Sjekklisten kan brukes ved behov for kvalitetssikring av databehandleravtaler som leverandører av skytjenester eller andre typer nettbaserte tjenester tilbyr.
- Databehandleravtaler er et viktig juridisk dokument som må være på plass så tidlig som mulig.
Digitaliseringsdirektoratets standard databehandleravtale er klar til bruk. Den dekker personvernforordningens minimumskrav, og har en generell avtaletakst og et bilagssett som må fylles ut i hvert enkelt tilfelle.
I flg. Datatilsynets nettsider: Norske virksomheter kan ta i bruk en ny standarddatabehandleravtale som det danske datatilsynet har vedtatt. Den er tilgjengelig på dansk og engelsk.
Husk at prosjektdeltakere som tolker, transkriberingsassistenter og forskningsassistenter anses som databehandlere, dersom de er eksterne, og må signere databehandleravtale om hvordan personopplysninger skal behandles.
- Databehandleravtalen skal arkiveres i P360. Se rutine for dokumenthåndtering og Datatilsynets veileder om databehandleravtale.
Avtalemal for felles behandlingsansvar
OsloMet har fått utarbeidet en avtalemal for felles behandlingsansvar, med utgangspunkt i UiO sin mal. Malen kan benyttes i de tilfeller OsloMet og en ekstern virksomhet må anses å ha et felles behandlingsansvar.
Det foreligger et felles behandlingsansvar, dersom to eller flere behandlingsansvarlige i fellesskap fastsetter formålene med og midlene for behandlingen.
Avtale om felles behandlingsansvar skal arkiveres i P360.
9. Overføring av forskningsdata
- I Norge: Overføre forskningsdata til andre virksomheter i Norge, fremgangsmåte steg-for-steg.
- Til utlandet: Overføre forskningsdata til utlandet, fremgangsmåte steg-for-steg.
10. Langtidslagring, sletting og anonymisering av forskningsdata
11. Opplæring i personvern (GDPR) og etikk i forskning
Sikresiden.no har utviklet kurs, både på norsk og engelsk, med korte leksjoner som tar 3-5 minutter å gjennomføre, blant annet innen "Personvern (GDPR) og etikk i forskning". De 7 leksjonene innen personvern er også tilpasset OsloMet, se lenker i boksen OsloMet.