Personvern
I oversikten under finner du alt som inngår for å sikre personvern og rutiner for hvordan alle som behandler personopplysninger ved OsloMet skal forholde seg til.
Personvern og korona
Personverforordningen (GDPR) er ikke til hinder for tiltak som kan bekjempe pandemien, men grunnleggende rettigheter må beskyttes. Dette understreker Det europeiske personvernrådet (EDPB) (datatilsynet.no).
For OsloMet gjelder det at vi fortsatt skal begrunne hva vi gjør og må kunne svare på:
- Hvilke data samles inn?
- Hva er formålet med innsamling av data?
- Hvordan og hvor lenge skal dataene brukes?
- Hvem har tilgang til opplysningene?
- Hvordan sikres data slik at uvedkommende ikke får tilgang?
Les gjerne kronikken fra Datatilsynets direktør Bjørn Erik Thon skriver blandt annet følgende i sin kronikk, Personvern i en krisetid, 6. april 2020.
Se også sikresiden.no sin nettside om Personvern i koronasituasjonen.
Les mer om personvern på sikresiden.no
Hva betyr personvern (GDPR) for deg?
Hva betyr personvern (GDPR) for deg?
Lurer du på hva personvern (GDPR) har å si for deg i din hverdag? Se nettside om hva du bør tenke på når du behandler personopplysninger og lenker til nyttig informasjon og kurs.
Policy for informasjonssikkerhet og personvern, -erklæring og -ombud
Policy for informasjonssikkerhet og personvern
OsloMet fikk fastsatt en policy for informasjonssikkerhet og personvern mai 2020 som skal legges til grunn for ivaretagelse av de informasjonsverdier, herunder personopplysninger, som utvikles, behandles og forvaltes gjennom OsloMets forskning, utdanning, herunder kunstnerisk utviklingsarbeid, formidling, nyskaping og administrasjon, og overholdelse av lover og regler.
Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen handler om hvordan OsloMet samler inn og bruker personopplysninger.
Personvernombud
OsloMet har et uavhengig personvernombud som blant annet har i oppgave å ivareta personverninteressene til ansatte, studenter, gjesteforskere, gjester og respondenter eller informanter i forskningsprosjekter.
Oversikt over behandling av personopplysninger (protokoll)
I forskning
Etter ikrafttredelse av ny personopplysningslov fungerer Norsk senter for forskningsdata (NSD) som personvernrådgiver i forskning og vurderer behandlingsgrunnlag (lovligheten) og informasjonssikkerheten til personopplysninger i forskningsprosjekter på vegne av OsloMet og OsloMets personvernombud.
Ved OsloMet vil det si at alle prosjekter nå skal meldes til NSD, også helseforskning. Melding til NSD og søknad til De regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) bør sendes samtidig. Disse prosjektene registreres i NSD sitt meldearkiv, som er en del av OsloMet sin protokoll etter personvernforordningen art. 30, i tillegg til OsloMet sin forskningsdatabase. Se også nettside om Personvern i forskning.
Forskningsdatabasen er en intern database der du skal registrere metainformasjon om forskningen. På denne måten blir forskningen søkbar og tilgjengelig for andre tilsatte ved OsloMet, og det blir lettere å orientere seg om relevante forskningsprosjekter. Forskningsdatabasen regnes som protokoll over personopplysninger i forskning etter personvernforordningen, og informasjonen brukes til lovpålagt internkontroll.
REK skal fremdeles gjøre etiske vurderinger og gi dispensasjon fra taushetsplikt, men skal ikke lenger vurdere om prosjektets behandling av personopplysninger oppfyller kravene i personvernregelverket.
NSD tar kontakt med institusjonelt personvernombud ved vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) i de prosjektene dette er aktuelt. Personvernombudet gir sine anbefalinger med hensyn til vurderingen og forslag til tiltak. Dette forelegges instituttleder/dekan/senterleder som tar endelig beslutning i forhold til akseptabelt risikonivå.
Innen administrasjon og undervisning
Nye og endrede behandlingsaktiviteter innen administrasjon og undervisning skal registreres inn i systemet Ardoq av personvernkontakt opprettet i hver enkelt enhet/fakultet/senter. Link til systemet ligger i gruppen Personvernkontakter i Teams.
Personvernkontakten og Personvernombudet skal bistå behandlingsansvarlig i å
- samle inn informasjon for å identifisere behandlingsaktiviteter
- analysere og sjekke at behandlingsaktivitetene er i tråd med regelverket
- Slik håndterer du personopplysninger ved Fakultet for helsevitenskap
- Slik håndterer du personopplysninger ved Fakultet for teknologi, kunst og design
- Slik håndterer du personopplysninger ved Fakultet for samfunnsvitenskap
Lenke til oversikt for 2017 og 2018.
Kartlegging av systemer og tjenester
Alle systemer og tjenester skal kartlegges. Det er systemeier/tjenesteeier som skal sørge for dette. Spørsmålene i kartleggingen bør besvares av personer som har god kjennskap til den tekniske løsningen (med tilhørende arbeidsprosesser) som OsloMet er ansvarlig for og hvor personopplysninger behandles. Imidlertid kan en med personvernkompetanse være behjelpelig i kartleggingen.
Per i dag skal dere benytte skjema for kartlegging av systemer/tjenester ved OsloMet. Skjemaet er laget med utgangspunkt i mal for rammeverk for GDPR (behandlingsansvarlig) på nettsiden Ressurser for arbeidet med GDPR i UH-sektoren.
Ferdig utfylt skjema sendes personvernombudet ved OsloMet, Ingrid Jacobsen, personvernombud@oslomet.no for kvalitetssikring og oppbevaring.
Særlige kategorier (sensitive personopplysninger)
Hva som er særlige kategorier (sensitive personopplysninger) defineres i EUs personvernforordning (GDPR).
Det lovlige grunnlaget "berettiget interesse" - vurdering
Ved bruk av det lovlige grunnlaget "berettiget interesse" i personverforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 f) skal det gjøres en dokumentert vurdering - en balansetest. OsloMet sin interesse i behandlingen skal veies opp mot konsekvensene dette har for den registrerte; dvs. den ansatte, studenten, forskningsdeltaker o.l. Se skjema for vurdering av "berettiget interesse". Dette skjema bør lagres i P360 sammen med en dokumentert risikovurdering og andre dokumenter knyttet til behandlingen/arbeidsprosessen. Se også Datatilsynets nettside om "berettiget interesse (legitime interesse)".
Lagring og klassifisering
Lurer du på hvor du bør lagre dokumenter, filer og forskningsmateriale? Les om dine lagringsmuligheter ved OsloMet i OsloMet sin Lagringsguide.
For å velge riktig lagringssted må du først klassifisere det som skal lagres. Lær mer om klassifisering og hvordan du vurderer konfidensialitetsklasse.
Risikovurdering
Det skal foretas risikovurdering av alle behandlinger av personopplysninger som reguleres av personvernlovgivningen. Uønskede hendelser skal avdekkes og tiltak skal gjøres for å hindre at noe skjer. På den måten kan man være forberedt på hva man bør gjøre hvis det likevel skjer. Se nettside om Risikovurdering på sikresiden.no. Her ligger en e-læring og ulike maler for risikovurdering. Risikovurderingen skal gjøres før behandlingen starter og arkiveres i P360, slik at den er lett å finne ved et eventuelt tilsyn. Saksnummer registreres på behandlingen/arbeidsprosessen i behandlingsoversikten til OsloMet i systemet Ardoq. Dette gjøres av personvernkontakten ved aktuell enhet. Risikovurdering i forskning, se nettside om verdivurdering og risikovurdering.
Personvernkonsekvensutredning (DPIA)
Begrunnelse for hvorfor det skal gjøres en DPIA
En personvernkonsekvensvurdering (DPIA) skal foretas for å sikre personvernet til den registrerte i en teknisk løsning, ved en behandling/arbeidsprosess eller i et prosjekt. Dette er nødvendig i de tilfeller hvor det er høy risiko for fysiske personers "rettigheter og friheter". Med dette menes blant annet ytringsfrihet, religionsfrihet, retten til likestilling, privatlivets fred, tankefrihet, bevegelsesfrihet, rett til ikke å bli diskriminert og personvern.
Vurder å gjennomføre en DPIA
Du skal ved ALLE behandlinger vurdere om det bør gjennomføres en DPIA. Personvernombudet kan rådføres i vurderingen av om det bør gjøres en DPIA, men skal ALLTID rådføres i selve gjennomføringen.
I forskning hjelper NSD (Norsk senter for forskningsdata), som er OsloMets personvernrådgiver i forskning, deg med vurderingen og gjennomføringen. Personvernombudet ved OsloMet rådføres i gjennomføringen også i forskning. DPIA-en arkiveres i NSD sitt meldingsarkiv.
Til hjelp i vurderingen av om en DPIA skal gjennomføres, se mal for vurderingen av om en DPIA skal gjennomføres (engelsk versjon).
Du kan også få hjelp i vurderingen og i selve gjennomføringen, via
- Datatilsynets veileder
- Artikkel 29 gruppens retningslinjer (NO), Artikkel 29 gruppens retningslinjer (EN)
- E-læring i forskning "TA hensyn og gjør en DPIA" som ligger på sikresiden.no.
Er du fortsatt usikker på om du har plikt til å gjennomføre en DPIA? Datatilsynet har nå publisert en liste over en del aktiviteter som ALLTID vil kreve at det gjennomføres en vurdering av personvernkonsekvenser før behandlingen settes igang.
Mal for gjennomføring av en DPIA
Til bruk for gjennomføringen av en DPIA, se Mal for gjennomføring av en DPIA.
Både vurderingen av om det skal gjennomføres en DPIA og den gjennomførte DPIA-en skal arkiveres i P360 (gjelder ikke forskning).
Avtalemaler for personvern (tre varianter)
Mal for databehandleravtale
Hvis du setter deler av behandlingen ut til en virksomhet/institusjon/fysisk person utenfor OsloMet skal databehandleravtale inngås.
Det er ditt ansvar at en avtale er på plass. En databehandleravtale er et viktig juridisk dokument som må være på plass så tidlig som mulig og før behandling av personopplysninger starter. Det er i UH-sektoren utarbeidet (med noen småjusteringer fra OsloMet)
Databehandleravtalemalen skal fortrinnsvis brukes ved OsloMet, men tilpassen i hvert enkelt tilfelle.
Sjekklisten kan brukes ved behov for kvalitetssikring av databehandleravtaler som leverandører av skytjenester eller andre typer nettbaserte tjenester tilbyr. Husk å få satt opp sikkerhet@oslomet.no i punkt om hvem databehandler skal varsle ved et eventuelt avvik.
Databehandleravtale skal signeres når:
- OsloMet (behandlingsansvarlig) overfører personopplysninger til en ekstern virksomhet/institusjon/fysisk person (databehandler) som skal behandle personopplysninger på vegne av OsloMet, og som OsloMet ikke har noen instruksjonsmyndighet over.
- En ekstern virksomhet/institusjon/fysisk person får tilgang til data OsloMet er behandlingsansvarlig for. OsloMet bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal brukes.
Eksterne er alle OsloMet ikke har noen instruksjonsmyndighet over. Personer OsloMet har instruksjonsmyndighet over og anses som interne er
- personer som anses som studenter ved OsloMet og signerer en taushetserklæring
- ansatte som har en arbeidsavtale og signerer en taushetserklæring, gjelder også personer som knyttes til OsloMet via engasmenet o.l
En databehandleravtale skal også signeres hvis OsloMet får overført/får tilgang til eller eventuelt samler inn personopplysninger som en ekstern virksomhet/institusjon/fysisk person er behandlingsansvarlig for og hvor OsloMet ikke er med og bestemmer formål eller middel for behandlingen. OsloMet behandler da personopplysninger på vegne av den eksterne virksomheten og har rollen som databehandler.
Ved oppdragsforskning, der "oppdragsgiver" bare er interessert i resultatet av forskningen, kan OsloMet være så selvstendig i utførelsen av oppdraget at OsloMet likevel må anses å være behandlingsansvarlig.
Husk at prosjektmedarbeidere (forskning) som tolker, transkriberingsassistenter og forskningsassistenter anses som databehandlere, dersom de er eksterne, og må signere en databehandleravtale om hvordan personopplysningene skal behandles.
Andre aktuelle databehandleravtalemaler
- Til bruk overfor enkeltmannsforetak eller enkeltpersoner som skal være databehandlere kan denne databehandleravtalemalen brukes. Malen finnes også på engelsk.
- Digitaliseringsdirektoratets standard databehandleravtale (anskaffelser.no) er klar til bruk. Den dekker personvernforordningens minimumskrav, og har en generell avtaletekst og et bilagssett som må fylles ut i hvert enkelt tilfelle.
- I flg. Datatilsynets nettsider: Norske virksomheter kan ta i bruk en ny standarddatabehandleravtale (datatilsynet.no) som det danske datatilsynet har vedtatt. Den er tilgjengelig på dansk og engelsk.
Sjekkliste
- Du skal du sjekke at virksomheten som skal behandle personopplysninger på vegne av OsloMet har et tilfredsstillende informasjonssikkerhetssystem i form av policy, retningslinjer, rutiner og lignende.
I forskning skal du sjekke at den eksterne virksomheten har sendt endringsmelding til NSD eller sitt personvernombud og fått din behandling av personopplysningene vurdert som ok. Dette skal dokumenteres skriftlig. E-post kan være tilstrekkelig, dersom virksomheten er norsk. Er du i tvil om hva som er tilstrekkelig dokumentasjon i ditt prosjekt, ta kontakt med en av våre personvernrådgiver.
Før behandlingen av personopplysninger starter, skal du sørge for at det foretas en risikovurdering, se også retningslinjer om Informasjonssikkerhet om Hva skal beskyttes? Verdivurdering/risikovurdering og Retningslinje for behandling av personopplysninger.
Sjekk også datatilsynets nettside om Behandlingsansvarlig og databehandler (datatilsynet.no)
Signering og arkivering
Databehandleravtalen kan signeres etter at det er gjort en risikovurdering og skal arkiveres i P360. Se Registrering i Public 360 og Datatilsynets veileder om databehandleravtale (datatilsynet.no). Saksnummer registreres på behandlingen/arbeidsprosessen i behandlingsoversikten til OsloMet i systemet Ardoq (gjelder de behandlinger som skal registreres i Ardoq). Dette gjøres av personvernkontakten ved aktuell enhet.
Avtalemal for felles behandlingsansvar
OsloMet har fått utarbeidet en avtalemal for felles behandlingsansvar, med utgangspunkt i UiO sin mal (engelsk versjon). Malen kan benyttes i de tilfeller OsloMet og en ekstern virksomhet/institusjon må anses å ha et felles behandlingsansvar og det skal skje en overføring av personopplysninger mellom virksomhetene/institusjonene.
Det foreligger et felles behandlingsansvar, dersom to eller flere behandlingsansvarlige i fellesskap fastsetter formålene med og midlene for behandlingen.
Avtale om felles behandlingsansvar skal arkiveres i P360.
Avtalemal for dataoverføring
OsloMet har fått på plass en avtalemal for dataoverføring, for det meste kopiert fra NTNU sin mal (engelsk versjon). Malen kan benyttes i de tilfeller OsloMet skal overføre personopplysninger til en ekstern virksomhet/institusjon og begge parter har et selvstendig behandlingsansvar. Malen kan også benyttes i de tilfeller OsloMet mottar personopplysninger fra en annen selvstendig behandlingsansvarlig.
Det foreligger selvstendige behandlingsansvarlige hvis begge (alle) behandlingsansvarlige skal benytte personopplysningene til egne formål som ikke fastsettes i fellesskap.
Avtale om dataoverføring skal arkiveres i P360.
Se nettside om
Overføring av personopplysninger til utlandet
Skal du overføre personopplysninger til utlandet er det en del ting du skal sjekke ut, se nettside Overføring av personopplysninger til utlandet.
Avvik
Hva er avvik etter personvernregelverket? Se datatilsynets nettside om nye retningslinjer for avviksmeldinger (datatilsynet no) og GDPB sine Guidelines 01/2021 "Exsamples regarding Data Breach Notification".
Bruk av e-post
Les mer om hva du må tenke på når du sender eller mottar epost i sikkerhetsinstruks 2-9 og nettsiden Om bruk av e-post ved OsloMet.
OBS: Hvis du mottar e-post med sensitive personopplysninger ukryptert, må du så raskt som mulig lagre dette på et sikkert lagringssted i henhold til Lagringsguide (hvis opplysningene er nødvendige for OsloMet for et bestemt formål) og slette opplysningene fra outlook. Pass på å ikke sende opplysningene videre eller svare avsender på ukryptert epost.
Du må være oppmerksom på at opplysningene i seg selv ikke trenger å være sensitive, men at opplysningene røper f.eks. et pasientforhold. Dette kan også være tilfelle ved utsendelse av en undersøkelse. Hvis utsendelsen, med link til en undersøkelse, røper et pasientforhold, anses eposten å inneholde sensitive personopplysninger. Eposten skal derfor sendes kryptert.
Se også Bruk av e-post og skytjenester i forskningsprosjekter og Kryptere epost, filer og dokumenter.
Samtykkeerklæring og informasjonsarkiv
Ved vurdering av om det fotografiet du tenker å bruke trenger et lovlig grunnlag og hvilket lovlig grunnlag, sjekk ut datatilsynets nettside om Deling av bilder og åndsverksloven § 104.
Aktuelle lovlige grunnlag er "samtykke" (portrettfoto) eller "berettiget interesse" (situasjonsbilde og foto der personene som igjenkjennes ikke er hovedmotivet i bildet).
Anonymitet
Anonymiserte-, anonyme eller avidentifiserte data
Et av de første spørsmålene du bør stille deg er om du skal bruk anonyme data, anonymiserte data eller data som bare er avidentifiserte. Så lenge opplysninger og vurderinger på noe vis kan knyttes til enkeltpersoner anses de å være personopplysninger, se nettside om Anonymiserte-, anonyme eller avidentifiserte data.
Sjekkliste for anonymisering
Ønsker du å bruke personopplysninger til et nytt formål uten å be om tillatelse, fra eksterne eller den registrerte, må opplysningene anonymiseres. Se sjekkliste for anonymisering.
Sjekkliste for anonym behandling
Ønsker du å unngå behandling av personopplysninger for å slippe å forholde deg til personvernregelverket og å be om tillatelse, fra eksterne eller den registrerte. Se sjekkliste for anonym behandling.
Behandling av lyd- og videoopptak
Lyd- og videoopptak kan være svært personidentifiserende. Jo mer sensitiv informasjon som behandles, dess høyere bør sikkerhetstiltakene være. Vurderingene bør være lik både i forskning og i administrasjon/undervisning. På grunn av koronaviruset og stenging av universitetet foreligger behov for nye muligheter ved digital undervisning. Se videoopptak av Zoom-samling. Her er også link til Kom i gang med lydopptak (student.oslomet.no), personvernrutiner for forsker og personvernrutiner for studenter (student.oslomet.no).
Bruk av Zoom
Alt om bruk av Zoom til møter, konferanser og digital undervisning med mange deltakere
Innsyn i personlige områder og utlevering av personopplysninger
I utgangspunktet har ingen ved OsloMet eller utenforstående tilgang til studenter og ansattes personlige e-postkasse, personlige lagringsområder eller den enkeltes aktivitet på nett. Se nettside om innsyn i personlige områder og utlevering av personopplysninger og nettside om Kanaler for internkommunikasjon (utlevering av lister med e-postadresser til ansatte og studenter).