- Personvern og korona
- GDPR - hva betyr det for deg?
- Personvernpolicy
- Personvernerklæring
- Personvernombud
- Oversikt over behandling av personopplysninger (protokoll)
- Det lovlige grunnlaget "berettiget interesse" - vurdering
- Risikovurdering
- Personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
- Avtalemaler innen personvern
- Overføring av personopplysninger til utlandet
- Særlige kategorier (sensitive personopplysninger)
- Bruk av epost
- Samtykkeerklæring og informasjonsskriv
- Anonymiserte-, anonyme- eller avidentifiserte data
- Sjekkliste for anonymisering
- Sjekkliste for anonym behandling
- Behandling av lydopptak- og videoopptak
- Lagringsguide
- TSD 2.0 Tjeneste for sensitive data
- Innsyn i personlige områder og utlevering av personopplysninger
- Les mer om personvern på sikresiden.no
Personvern og korona
Datatilsynets direktør Bjørn Erik Thon skriver blandt annet følgende i sin kronikk, Personvern i en krisetid, 6. april 2020:
"Det europeiske personvernrådet (EDPB) har understreket at personvernforordningen (GDPR) ikke er til hinder for tiltak som kan bekjempe koronaviruset, men understreker at også borgernes grunnleggende rettigheter må beskyttes. Derfor må vi som samfunn også i en tid preget av frykt og usikkerhet, holde hodet kaldt og vurdere hvorvidt inngrepene som gjøres kan forsvares juridisk, moralsk og etisk".
Vi må derfor stille de samme spørsmålene som vi ellers ville gjort. Hva er formålet med tiltaket? Hvilke data samles inn? Hvordan og hvor lenge skal de brukes? Hvem har tilgang til opplysningene? Hvordan sikres de slik at ikke uvedkommende får tilgang? Og ikke minst, hva skjer hvis sporingen viser seg å ikke ha den ønskede effekten"?
Vi må fortsatt begrunne hva vi gjør og kunne besvare overnevnte spørsmål. Her vil god informasjon til studenter, ansatte, forskningsdeltakere, pasienter osv. være viktig.
Se sikresiden sin nettside (Knapp) "Ny hverdag".
GDPR - hva betyr det for deg
Lurer du på hva GDPR har å si for deg i din hverdag? Se nettside om hva du bør tenke på når du behandler personopplysninger og lenker til nyttig informasjon og kurs.
Personvernpolicy
OsloMet har en personvernpolicy som skal legges til grunn for internkontroll av personvern, er overordnet alle retningslinjer for personvern og gjelder for all behandling av personopplysninger i alle deler av OsloMets virksomhet.
Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen handler om hvordan OsloMet samler inn og bruker personopplysninger.
Personvernombud
OsloMet har et uavhengig personvernombud som blant annet har i oppgave å ivareta personverninteressene til ansatte, studenter, gjesteforskere, gjester og respondenter eller informanter i forskningsprosjekter.
Oversikt over behandling av personopplysninger (protokoll)
I forskning
Etter ikrafttredelse av ny personopplysningslov fungerer Norsk senter for forskningsdata (NSD) som personvernrådgiver i forskning og vurderer behandlingsgrunnlag (lovligheten) og informasjonssikkerheten til personopplysninger i forskningsprosjekter på vegne av OsloMet og OsloMets personvernombud.
Ved OsloMet vil det si at alle prosjekter nå skal meldes til NSD, også helseforskning. Melding til NSD og søknad til De regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) bør sendes samtidig. Se også nettside om Personvern i forskning.
REK skal fremdeles gjøre etiske vurderinger og gi dispensasjon fra taushetsplikt, men skal ikke lenger vurdere om prosjektets behandling av personopplysninger oppfyller kravene i personvernregelverket.
NSD tar kontakt med institusjonelt personvernombud ved vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA) i de prosjektene dette er aktuelt. Personvernombudet gir sine anbefalinger med hensyn til vurderingen og forslag til tiltak. Dette forelegges instituttleder/dekan/senterleder som tar endelig beslutning i forhold til akseptabelt risikonivå.
Innen administrasjon og undervisning
Nye og endrede behandlingsaktiviteter innen administrasjon og undervisning skal registreres inn i systemet Ardoq av personvernkontakt opprettet i hver enkelt enhet/fakultet/senter. Link til systemet ligger i gruppen Personvernkontakter i Teams.
Personvernkontakten og Personvernombudet skal bistå behandlingsansvarlig i å
- samle inn informasjon for å identifisere behandlingsaktiviteter
- analysere og sjekke at behandlingsaktivitetene er i tråd med regelverket
- Slik håndterer du personopplysninger ved Fakultet for helsevitenskap
- Slik håndterer du personopplysninger ved Fakultet for teknologi, kunst og design
- Slik håndterer du personopplysninger ved Fakultet for samfunnsvitenskap
Lenke til oversikt for 2017 og 2018.
Kartlegging av systemer og tjenester
Alle systemer og tjenester skal kartlegges. Det er systemeier/tjenesteeier som skal sørge for dette. Spørsmålene i kartleggingen bør besvares av personer som har god kjennskap til den tekniske løsningen (med tilhørende arbeidsprosesser) som OsloMet er ansvarlig for og hvor personopplysninger behandles. Imidlertid kan en med personvernkompetanse være behjelpelig i kartleggingen.
Per i dag skal dere benytte skjema for kartlegging av systemer/tjenester ved OsloMet. Skjemaet er laget med utgangspunkt i mal for rammeverk for GDPR (behandlingsansvarlig) på nettsiden Ressurser for arbeidet med GDPR i UH-sektoren.
Ferdig utfylt skjema sendes personvernombudet ved OsloMet, Ingrid Jacobsen, personvernombud@oslomet.no for kvalitetssikring og oppbevaring.
Det lovlige grunnlaget "berettiget interesse"- vurdering
Ved bruk av det lovlige grunnlaget "berettiget interesse" i personverforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 f) skal det gjøres en dokumentert vurdering - en balansetest. OsloMet sin interesse i behandlingen skal veies opp mot konsekvensene dette har for den registrerte; dvs. den ansatte, studenten, forskningsdeltaker o.l. Se skjema for vurdering av "berettiget interesse". Dette skjema bør lagres i P360 sammen med en dokumentert risikovurdering og andre dokumenter knyttet til behandlingen/arbeidsprosessen.
Risikovurdering
Det skal foretas risikovurdering av alle behandlinger av personopplysninger som reguleres av personvernlovgivningen. Uønskede hendelser skal avdekkes og tiltak skal gjøres for å hindre at noe skjer. På den måten kan man være forberedt på hva man bør gjøre hvis det likevel skjer. Se nettside om Risikovurdering på sikresiden.no. Her ligger en e-læring og ulike maler for risikovurdering. Risikovurderingen skal gjøres før behandlingen starter og arkiveres i P360, slik at den er lett å finne ved et eventuelt tilsyn. Saksnummer registreres på behandlingen/arbeidsprosessen i behandlingsoversikten til OsloMet i systemet Ardoq. Dette gjøres av personvernkontakten ved aktuell enhet. Risikovurdering i forskning, se nettside om verdivurdering og risikovurdering.
Personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
En personvernkonsekvensvurdering (DPIA) skal foretas for å sikre personvernet til den registrerte i en teknisk løsning, ved en behandling/arbeidsprosess eller i et prosjekt. Dette er nødvendig i de tilfeller hvor det er høy risiko for fysiske personers "rettigheter og friheter". Med dette menes blant annet ytringsfrihet, religionsfrihet, privatlivets fred, tankefrihet, bevegelsesfrihet, rett til ikke å bli diskriminert og personvern.
Du skal ved ALLE behandlinger vurdere om det bør gjennomføres en DPIA. Personvernombudet skal ALLTID rådføres i vurderingen av om det bør gjøres en DPIA og i selve gjennomføringen. I forskning hjelper NSD (Norsk senter for forskningsdata) deg med vurderingen og gjennomføringen. Personvernombudet ved OsloMet rådføres i gjennomføringen også i forskning.
Til hjelp i vurderingen av om en DPIA skal gjennomføres, se mal for vurderingen av om en DPIA skal gjennomføres (engelsk versjon). Du kan også få hjelp i vurderingen og i selve gjennomføringen, via Datatilsynets veileder, Artikkel 29 gruppens retningslinjer (NO), Artikkel 29 gruppens retningslinjer (EN) og e-læring i forskning "TA hensyn og gjør en DPIA" som ligger på sikresiden.no.
Er du fortsatt usikker på om du har plikt til å gjennomføre en DPIA? Datatilsynet har nå publisert en liste over en del aktiviteter som ALLTID vil kreve at det gjennomføres en vurdering av personvernkonsekvenser før behandlingen settes igang.
Til bruk for gjennomføringen av en DPIA, se Mal for gjennomføring av en DPIA.
Både vurderingen av om det skal gjennomføres en DPIA og den gjennomførte DPIA-en skal arkiveres i P360.
Avtalemaler innen personvern
Mal for databehandleravtale
Hvis du setter deler av behandlingen ut til virksomheter utenfor OsloMet (databehandler) skal databehandleravtale inngås. Dette er tilfelle når OsloMet, som behandlingsansvarlig, skal overføre personopplysninger til en ekstern virksomhet/institusjon som skal behandle personopplysningene på vegne av OsloMet. OsloMet bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal brukes.
Tilsvarende gjelder hvis OsloMet får overført/får tilgang til personopplysninger som en ekstern virksomhet er behandlingsansvarlig for og OsloMet ikke er med og bestemmer formål eller middel for behandlingen. OsloMet behandler da personopplysninger på vegne av den eksterne virskomheten og har rollen som databehandler.
Det er ditt ansvar at en avtale er på plass. Det er i UH-sektoren utarbeidet et forslag til databehandleravtale og en sjekkliste for databehandleravtaler i henhold til ny personvernlovgivning (GDPR som trådte i kraft 20. juli 2018). Denne databehandleravtalemalen skal brukes, men tilpasses i hvert enkelt tilfelle. Det finnes også en engelsk versjon av databehandleravtalen som ligger på samme nettside.
- Sjekklisten kan brukes ved behov for kvalitetssikring av databehandleravtaler som leverandører av skytjenester eller andre typer nettbaserte tjenester tilbyr.
- En databehandleravtale er et viktig juridisk dokument som må være på plass så tidlig som mulig.
Digitaliseringsdirektoratets standard databehandleravtale er klar til bruk. Den dekker personvernforordningens minimumskrav, og har en generell avtaletekst og et bilagssett som må fylles ut i hvert enkelt tilfelle.
I flg. Datatilsynets nettsider: Norske virksomheter kan ta i bruk en ny standarddatabehandleravtale som det danske datatilsynet har vedtatt. Den er tilgjengelig på dansk og engelsk.
Husk at prosjektmedarbeidere (forskning) som tolker, transkriberingsassistenter og forskningsassistenter anses som databehandlere, dersom de er eksterne, og må signere en databehandleravtale om hvordan personopplysningene skal behandles.
- Du må forsikre deg om at virksomheten som skal behandle personopplysninger på vegne av OsloMet har et tilfredsstillende informasjonssikkerhetssystem i form av policy, retningslinjer, rutiner og lignende.
- Før behandlingen av personopplysninger starter, skal du sørge for at det foretas en risikovurdering, se også retningslinjer om Informasjonssikkerhet om Hva skal beskyttes? Verdivurdering/risikovurdering og hva krever personopplysningsloven.
Databehandleravtalen kan signeres etter at det er gjort en risikovurdering og skal arkiveres i P360. Se Registrering i Public 360 og Datatilsynets veileder om databehandleravtale. Saksnummer registreres på behandlingen/arbeidsprosessen i behandlingsoversikten til OsloMet i systemet Ardoq (gjelder de behandlinger som skal registreres i Ardoq). Dette gjøres av personvernkontakten ved aktuell enhet.
Avtalemal for felles behandlingsansvar
OsloMet har fått utarbeidet en avtalemal for felles behandlingsansvar, med utgangspunkt i UiO sin mal (engelsk versjon). Malen kan benyttes i de tilfeller OsloMet og en ekstern virksomhet/institusjon må anses å ha et felles behandlingsansvar og det skal skje en overføring av personopplysninger mellom virksomhetene/institusjonene.
Det foreligger et felles behandlingsansvar, dersom to eller flere behandlingsansvarlige i fellesskap fastsetter formålene med og midlene for behandlingen.
Avtale om felles behandlingsansvar skal arkiveres i P360.
Avtalemal for dataoverføring
OsloMet har fått på plass en avtalemal for dataoverføring, for det meste kopiert fra NTNU sin mal (engelsk versjon). Malen kan benyttes i de tilfeller OsloMet skal overføre personopplysninger til en ekstern virksomhet/institusjon og begge parter har et selvstendig behandlingsansvar. Malen kan også benyttes i de tilfeller OsloMet mottar personopplysninger fra en annen selvstendig behandlingsansvarlig.
Det foreligger selvstendige behandlingsansvarlige hvis begge (alle) behandlingsansvarlige skal benytte personopplysningene til egne formål som ikke fastsettes i fellesskap.
Avtale om dataoverføring skal arkiveres i P360.
Se nettside om
- overføring av personopplysninger mellom behandlingsansvarlige
- overføring av personopplysninger til utlandet
Overføring av personopplysninger til utlandet
Skal du overføre personopplysninger til utlandet er det en del ting du skal sjekke ut, se nettside Overføring av personopplysninger til utlandet.
Særlige kategorier (sensitive personopplysninger)
Hva som er særlige kategorier (sensitive personopplysninger) defineres i EUs personvernforordning (GDPR).
Bruk av e-post
Les mer om hva du må tenke på når du sender eller mottar epost i sikkerhetsinstruks 2-9 og nettsiden Om bruk av e-post ved OsloMet.
OBS: Hvis du mottar e-post med sensitive personopplysninger ukryptert, må du så raskt som mulig lagre dette på et sikkert lagringssted i henhold til Lagringsguide (hvis opplysningene er nødvendige for OsloMet for et bestemt formål) og slette opplysningene fra outlook. Pass på å ikke sende opplysningene videre eller svare avsender på ukryptert epost.
Du må være oppmerksom på at opplysningene i seg selv ikke trenger å være sensitive, men at opplysningene røper f.eks. et pasientforhold. Dette kan også være tilfelle ved utsendelse av en undersøkelse. Hvis utsendelsen, med link til en undersøkelse, røper et pasientforhold, anses eposten å inneholde sensitive personopplysninger. Eposten skal derfor sendes kryptert.
Se også Bruk av e-post og skytjenester i forskningsprosjekter.
Samtykkeerklæring og informasjonsskriv
Anonymiserte- anonyme eller avidentifiserte data
Et av de første spørsmålene du bør stille deg er om du skal bruk anonyme data, anonymiserte data eller data som bare er avidentifiserte. Så lenge opplysninger og vurderinger på noe vis kan knyttes til enkeltpersoner anses de å være personopplysninger, se nettside om Anonymiserte-, anonyme eller avidentifiserte data.
Sjekkliste for anonymisering
Ønsker du å bruke personopplysninger til et nytt formål uten å be om tillatelse, fra eksterne eller den registrerte, må opplysningene anonymiseres. Se sjekkliste for anonymisering.
Sjekkliste for anonym behandling
Ønsker du å unngå behandling av personopplysninger for å slippe å forholde deg til personvernregelverket og å be om tillatelse, fra eksterne eller den registrerte. Se sjekkliste for anonym behandling.
Behandling av lyd- og videoopptak
Lyd- og videoopptak kan være svært personidentifiserende. Jo mer sensitiv informasjon som behandles, dess høyere bør sikkerhetstiltakene være. Vurderingene bør være lik både i forskning og i administrasjon/undervisning. På grunn av koronaviruset og stenging av universitetet foreligger behov for nye muligheter ved digital undervisning. Se videoopptak av Zoom-samling. Her er også link til personvernrutiner for forsker og personvernrutiner for studenter.
Innsyn i personlige områder og utlevering av personopplysninger
I utgangspunktet har ingen ved OsloMet eller utenforstående tilgang til studenter og ansattes personlige e-postkasse, personlige lagringsområder eller den enkeltes aktivitet på nett. Se nettside om innsyn i personlige områder og utlevering av personopplysninger og nettside om Kanaler for internkommunikasjon (utlevering av lister med e-postadresser til ansatte og studenter).