Innhold
Logge inn på nettarbeidsplassen
Du logger inn på vanlig måte via Feide, med ditt brukernavn og passord ved HiOA.
Toppmenyen
Alt som ligger i toppmenyen er åpne nettsider, som kan leses uten å være innlogget.
Her ligger innhold som gjelder for alle, eller for store grupper av tilsatte.
Den er organisert i seks hovedkategorier:
Mitt arbeidsforhold
Her finner du informasjon om arbeidstid, lønn, reiser, medbestemmelse på arbeidsplassen og HMS (helse, miljø og sikkerhet).
I undervisning
Her ligger informasjon beregnet på alle som jobber med undervisning eller studieadministrasjon.
I forskning
Her ligger informasjon beregnet på alle som jobber med forskning eller forskningsadministrasjon.
Administrativ støtte
Informasjon om dokumentbehandling, personalforvaltning, innkjøp og prosjektstyring, samt kurs og konferanser.
Verktøy og hjelp
Brukerstøtte IT (BIT), Brukerstøtte i eiendom, kommunikasjon og profil, jobbe utenfra, oversikt og veiledninger til verktøy som brukes ved HiOA.
Vårt HiOA:
Kompetanseutvikling, kultur- og velferdstilbud, informasjon til nytilsatte, satsinger, sikkerhet ved HiOA, virksomhetsstyring.
Lokal informasjon
Informasjon som bare gjelder enkelte enheter ligger som hovedregel i gruppene man finner etter man har logget seg inn på nettarbeidsplassen. Et unntak er lokal FoU-informasjon som ligger åpent, og er lenket opp fra de forskjellige temasidene man finner under «I forskning» i toppmenyen.
Har du innspill til innhold som burde ligge i menyen, eller andre forslag til forbedringer, send en e-post til for-tilsatte@hioa.no eller bruk tilbakemeldingsfunksjonen på siden.
Min side
Når du er logget inn, kommer du til “Min side”. Denne siden er tilpasset deg ut fra hvilken organisatorisk tilhørighet du har. Toppmenyen er den samme selv om du har logget inn, men mye av det andre innholdet du finner på «Min side» er tilpasset deg.
"Meg "–ikonet
Øverst til høyre finner du et ikon med bilde av deg selv. Dette vil være synlig på alle sider når du er innlogget. Klikker du på ikonet, får du opp en liten meny.
Varslinger
Dersom du har fått noen varslinger, vil du se et rødt tall øverst til venstre i profilbildet ditt. Du mottar varslinger når noen har tagget deg i et innlegg i en av gruppene dine, eller om du har blitt invitert til å bli med i en gruppe. Du får også et varslinger fra IT-drift. Varslene fjernes når du enten har lest varselet, eller trykket «ignorer alle». Du kan se oversikt over alle varsler du har mottatt i det siste ved å trykke på «vis alle varslinger».
Min side
Du kan når som helst trykke på denne knappen for å komme tilbake til Min side.
Rediger profil
Alle tilsatte kan redigere sin generell personprofil på nettsidene ved å klikke på bildet sitt i toppmenyen og velge “rediger profil". På denne siden kan også TA-tilsatte redigere sine emneord for administrative arbeidsområder. Dersom du er UF-tilsatt og vil endre hvilke emneord som vises for deg, så redigerer du disse via din profil i Cristin.
Finn kollega
I dette søkefeltet kan du søke blant alle tilsatte ved HiOA. Du kan enten søke på navn, stilling, enhet eller kompetanse. Kompetansesøk vil være knyttet til emneord som er brukt i Cristin for UF-tilsatte, og emneord som er brukt i “min profil” på hioa.no for TA-tilsatte.
Dersom du er UF-tilsatt og vil endre hvilke emneord som vises for deg, så redigerer du disse via din profil i Cristin. Alle tilsatte kan redigere sin generell personprofil på nettsidene ved å klikke på bildet sitt i toppmenyen og velge “rediger profil". På denne siden kan også TA-tilsatte redigere sine emneord for administrative arbeidsområder.
Mine snarveier
Det første som møter deg når du er logget inn er “Mine snarveier” (under toppmenyen). Dette er bokmerker til forskjellige nettadresser. Bortsett fra lenken til SAP, kan du selv redigere hvilke snarveier du vil ha her.
Legg til snarvei
Du kan legge opp egne snarveier ved å klikke på “rediger-knappen” og fylle ut felt for navn på snarvei og nettadressen til det man vil lenke opp.
Klikker du på lenken «vis alle snarveier», sendes du til oversikten over verktøy. Du kan da klikke på lenken «Legg til mine snarveier» og legge dem til i oversikten på din side.
Det er ingen begrensninger på antall selvvalgte snarveier,
Mine grupper
Det finnes to typer grupper, organisatoriske grupper og tematiske grupper.
Du er automatisk medlem av de organisatoriske gruppene du tilhører, som fakultet, senter, institutt eller fagavdeling. Disse gruppene er opprettet på bakgrunn av organisatoriske enheter som er registrert i BAS og din plassering er definert ut fra hvilken enhet du er tilsatt ved.
Alle tilsatte kan i tillegg opprette tematiske grupper for samarbeid på tvers. F.eks. kan alle FoU-koordinatorer ha en gruppe sammen med FoU-fagavdeling.
Slik oppretter du en ny gruppe
Klikk på «legg til» nederst i boksen «Mine grupper»
Om gruppen
I det neste bildet blir du bedt om å fylle ut navn på gruppen, og gi en kort beskrivelse av gruppen. Du velger også om du ønsker at gruppen skal være åpen eller skjult.
Bytte navn på gruppe
Om du senere trenger å endre navn på gruppen, kontakt din lokale nettredaktør.
Åpne og lukkede grupper
Grupper har som standard at de er åpne for søk i gruppeoversikten internt på nettarbeidsplassen
Du kan også velge at gruppa skal være skjult. Det vil si at gruppa ikke dukker opp i internt søk på Nettarbeidsplassen. Skjult gruppe er forbeholdt samarbeid av sensitiv art, slik som f.eks. beredskap.
Velg funksjonalitet
Alle grupper, både organisatoriske og tematiske, har samme valg når det gjelder funksjonalitet:
- wiki (interne nettsider for gruppa)
- filarkiv (laste opp dokumenter, lage mapper)
- gruppekalender (med mulighet til å knytte hva som skjer i gruppa til Outlook-kalenderen)
Du krysser av for hvilken funksjonalitet du ønsker ved oppretting av grupper. Det er mulig å både fjerne og legge til funksjonaliteter senere.
Invitere medlemmer
For å invitere medlemmer, gå til fanen «Medlemmer» i gruppa. Her kan du søke opp de du ønsker å invitere, bestemme hvilke rettigheter de skal ha i gruppen, og deretter sende invitasjon.
Alle du inviterer vil få både en e-post og en varsling på nettarbeidsplassen om at de er invitert til gruppa.
Rettigheter i gruppa
Det er fire ulike definerte rettigheter:
- Lese (for kolleger som vil følge med på andre organisatoriske grupper)
- Lese og kommentere (default for alle grupper, men kan endres)
- Skrive og redigere (for de som skal kunne redigere innhold i wiki og filer i grupper)
- Gruppeeier (de som har alle rettigheter, dvs. skrive og redigere, godkjenne og avvise medlemskap i gruppa, endre rettigheter til medlemmer i gruppa)
Endre rettigheter
Gruppeeier kan endre rettigheter for gruppemedlemmene under "medlemmer".
Dersom det gjelder å endre rettighetene for en organisatorisk gruppe, kontakt lokal nettredaktør.
Endre gruppeeier
Om du senere trenger å endre gruppeeier, f.eks. dersom gruppeeier har sluttet, eller du ønsker å avtre som gruppeeier: kontakt din lokale nettredaktør for hjelp.
Søk om medlemskap i gruppe
Det er mulig å søke om medlemskap i alle åpne grupper på nettarbeidsplassen. Du finner alle gruppene ved å klikke på lenken «vis alle» som ligger i boksen «Mine grupper».
Velger du fanen «Alle grupper» kan du lete i gruppeoversikten og be om medlemskap i grupper. Du kan også melde deg ut.
Ønsker du å bli med i en gruppe, sender du forespørsel om medlemskap. Gruppeeier (administrator) kan akseptere eller avvise forespørselen. Gruppeeier bestemmer hvilke rettigheter medlemmer skal ha.
Hvis du f.eks. ønsker å bli med i HRs organisatoriske gruppe fordi du er interessert i HR-relaterte ting uten å ha tilhørighet (fra BAS), kan gruppeeier godkjenne eller avvise din forespørsel. Hvis du får “bli med” i HR-gruppa uten å være organisatorisk tilknyttet, vil gruppeeier mest sannsynlig kun gi deg leserettigheter.
I de organisatoriske gruppene som er opprettet ved lansering av første versjonen av nettarbeidsplassen for tilsatte, er enhetens ledere definert som gruppeeiere, mens nettredaktør/kommunikasjonsrådgiver har rettigheter til å skrive og redigere. Øvrige ansatte har rettigheter til å lese og kommentere.
Det er enhetene selv som bestemmer hvilket innhold de vil ha og hvilke rettigheter tilsatte skal ha i egen organisatorisk gruppe.
Slette grupper
Systemansvarlig har full tilgang til alle grupper og kan slette disse hvis gruppen ikke trengs lenger, eller hvis gruppen bryter med HiOAs verdier eller retningslinjer. Kontakt for-tilsatte@hioa.no for å slette gruppe.
Nyheter og arrangementer
På startsiden før innlogging vises tre nyheter som er relevante for alle tilsatte ved HiOA. Disse styres redaksjonelt av teamet med ansvar for internkommunikasjon i Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon. Er du redd for å gå glipp av noe HiOA-omgripende nytt, så følg med her!
Nyheter i grupper postes som aktivitet og deles i organisatorisk enhet eller blant tematiske frender på tvers av organisasjonen.
Når du er innlogget på nettarbeidsplassen, på “min side”, finner du en liste med nyheter og en kalender for “hva skjer”. Her listes de tre nyeste oppføringene i hver kategori opp i kronologisk rekkefølge. For å få oversikt over alle nyheter og alle arrangementer, klikker du inn på lenken for dette nederst i oversiktene.
Nyhetssaker og kalenderoppføringer rettes mot de målgruppene som saken er relevant for (f.eks. alle ved en valgt enhet, alle som er tilsatt innenfor et bestemt fagområde, eller alle tilsatte), slik at du alltid vil oppleve å få relevante nyhetssaker på din side.
Aktiviteter
Aktiviteter i gruppene du er medlem av kommer opp i “aktivitetsfeeden” på “din side”. Hvis det er en nyhet i gruppa, en wiki er oppdatert eller tilsatte har noe å dele med kolleger, blir dette synlig i hovedfeltet på “din side”. Tilsatte kan legge ut nyheter, laste opp dokumenter eller dele eksterne lenker i egen gruppe.
Laste opp dokumenter/filer
Slik laster du opp et dokument som en del av et innlegg:
1. Trykk på "velg fil"
2. Last opp filen du ønsker å dele.
3. Skriv eventuelt en kort melding til gruppemedlemmene.
4. Publiser.
Laste opp flere dokumenter
Det går dessverre ikke å laste opp flere dokumenter samtidig i et innlegg.
Har du behov for å publisere flere dokumenter samtidig, kan du gjøre dette:
- Last opp dokumentene til filarkiv. Det vil da komme en melding i aktivitetsfeeden om at du har lastet opp dokumentene.
- Dersom du ønsker å si noe spesifikt om dokumentene i en melding, kan du lenke til dokumentene. Marker den delen av teksten du vil skal fungere som lenke, og lim inn url til dokumentet. Du finner url ved å klikke på dokumentet i filarkiv og deretter klikke på "hent url". Det kan være en fordel å ha to vinduer/faner åpne når du gjør dette.
Problemer og feilsøking
Har du problemer med å publisere i en gruppe på Nettarbeidsplassen? Her er noen tips til å løse de vanligste problemene:
Tøm cachen (hurtiglageret) i nettleseren din
Hurtiglageret (cachen) lagrer informasjon om nettsidene du besøker for at det skal gå raskere å laste siden. Det kan dessverre noen ganger føre til feil på siden dersom det har skjedd oppdateringer siden sist du var innom. Tømmer du hurtiglageret, oppdaterer nettleseren seg og laster inn innholdet på nytt.
Internet Explorer, Edge og Mozilla Firefox: trykk CTRL + SHIFT + DEL. Deretter velger hva du vil slette.
Problemer med å publisere innlegg
Sjekk at du har rettigheter til å publisere i gruppen.
Problemer med å laste opp dokumenter eller filer?
Det kan noen ganger være problemer med å laste opp dokumenter. Her er tre tips til feilsøking:
Sjekk filnavnet: selv om det stort sett går greit, vil noen nettlesere slite med dokumenter som ikke har web-vennlige navn, eller er veldig lange. Derfor lønner det seg å følge disse reglene for navngiving av filer:
- Bruk små bokstaver
- Erstatt æ,ø,å med a,e,o
- Sett inn bindestrek(-) istedenfor mellomrom
- Unngå parenteser, spesialtegn og aksenter i filnavn, f.eks.: ()/&%¤#"!=@
- Det lønner seg også å ta bort unødvendige bindeord, som i, og etc.
- Unngå kryptiske forkortelser, filnavnet bør være enkelt og forståelig
Er dokumentet/filen veldig stor? Store filer gjør at siden tar lengre tid å laste. Hvis det f.eks. er en bildefil lønner det seg å lagre den i et web-vennlig format med lavere oppløsning før den publiseres på nett.