Melding til NSD - Ansatt

Melding til Personverntjenester (Sikt)

Melding til Personverntjenester (Sikt)

Personverntjenester (Sikt) er personvernrådgiver for forsker- og studentprosjekter som gjennomføres ved de fleste universiteter og høgskoler. Personverntjenester har ansvar for å vurdere alle forskningsprosjekter ved OsloMet, også helseforskning.
  • Ansvar

    Prosjektleder har et selvstendig ansvar for personvernet i forskningsprosjekter, se prosjektleders ansvar. Ph.d.-studenter kan regnes som prosjektledere for sine ph.d.-prosjekter. Dette må du sjekke opp med ditt fakultet.

    Se også forskningsansvarliges rolle og oppgaver.

  • Melding til Personverntjenester (Sikt)

    Eksempler på forskningsprosjekter som skal vurderes av Personverntjenester (Sikt)

    Sikresiden.no har utviklet kurs med korte leksjoner som det tar 3-5 minutter å gjennomføre, blant annet "Hvilke tillatelser trenger du?" (sikresiden,no).

    • Forskningsprosjekter med samfunnsvitenskapelige formål.

    • Kvalitetssikring, definert som prosjekter, undersøkelser, evalueringer og lignende som har som formål å kontrollere at diagnostikk og behandling faktisk gir de tilsiktede resultater.

    • Opprettelse av helseregistre, definert som registre, fortegnelser, m.v. der helseopplysninger er lagret systematisk (listet opp) slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen, jf. helseregisterloven § 2 nr. 6. Helseregistre kan være papirbaserte eller elektroniske. For eksempel benyttes registre som journalsystemer i helsetjenesten eller opprettes for forskningsformål, se helseforskningsloven § 2 (2).

    • Forskningsprosjekter som innebærer innsamling av helseopplysninger med annet formål enn å skaffe til veie ny kunnskap om helse og sykdom, se helseforskningsloven §§ 2 (1) og 4 d).

    • Se eksempler på virksomhet som ikke skal forsvarlighetsvurderes av REK (rekportalen.no) og bare trenger en vurdering av Personverntjenester (Sikt).

    Vær oppmerksom på at innsamling av helseopplysninger med det formål å skaffe til veie ny kunnskap om helse og sykdom også skal meldes til Personverntjenester (Sikt) etter at REK har gjort en forsvarlighetsvurdering.

    Meldeskjema

    Meldeskjema fylles ut og sendes til Personverntjenester (Sikt). Prosjektet skal meldes i god tid før datainnsamlingen begynner, senest 30 dager før. Meldeskjema er elektronisk og finnes på Personverntjenester (Sikt) sine nettsider (sikt.no).

    På Personverntjenester (Sikt) sine nettsider finner du:

    • Veiledning til bruk av skjemaet
    • Informasjon om når forskningsprosjekter og studentprosjekter må meldes til personvernrådgiver
    • Meldingsarkiv over forsknings- og studentprosjekter som er innmeldt til Personverntjenester (Sikt).
    • Arkivering av data
    • Informasjon og samtykke

    Meldeskjema skal fylles ut av den som skal gjennomføre prosjektet hvor personopplysningene behandles; det vil si prosjektleder. En student kan fylle ut skjemaet, men veileder/den med nødvendig kompetanse til å stå ansvarlig for driften må skrive under som prosjektleder.

    Ved spørsmål om lagringssted fyll ut i kommentarfeltet hvor dataene blir lagret ved OsloMet, for eksempel TSD 2.0.

    Dokumentasjon som skal legges ved meldeskjemaet er: kopi av spørreskjema, intervjuguide, registreringsskjema, informasjonsskriv, samtykkeerklæring, vedtak om dispensasjon fra taushetsplikten etc.

    For studentprosjekter med lik tematikk, kort varighet og lav personvernulempe kan Personverntjenester (Sikt) gjøre en felles vurdering (sikt.no). Felles innmelding gjelder hovedsakelig for årsstudium og bachelorprosjekter.

    Du bør ta kontakt med Personverntjenester (Sikt) i forkant eller så snart prosjektet har fått et prosjektnummer, dersom prosjektet er et oppdrag med korte frister

    Send en e-post til personverntjenester@sikt.no eller telefon 55 58 21 17 (tast 1) for spørsmål.

    Automatisk invitasjon til prosjektansvarlig 

    Oppgitt prosjektansvarlig i et meldeskjema mottar nå automatisk en invitasjon til prosjektet når meldeskjemaet sendes inn. Dette er ofte en veileder for et studentprosjekt, men ikke alltid. Prosjektansvarlig må svare på invitasjonen ved å trykke på lenken og logge inn. Den prosjektansvarlige får administrative rettigheter til prosjektet, det vil si adgang til å redigere og sende inn meldeskjemaet, skrive i meldingsdialogen, opprette nye meldeskjema og datahåndteringsplaner, samt dele prosjektet videre med flere. 

    E-postvarslinger til prosjektmedlemmer 

    Alle som et prosjekt er delt med (prosjektmedlemmer) mottar nå et e-postvarsel når noen i prosjektet sender meldinger, eller når Personverntjenester (Sikt)s rådgivere sender meldinger eller foretar en vurdering av meldeskjema. 

    Meldingsdialog for alle 

    Alle som har tilgang til å administrere eller redigere et prosjekt kan nå skrive og lese meldingsdialogen til tilknyttede meldeskjema.  

    Det vil komme mer funksjonalitet knyttet til varslingssystemet, eksempelvis mulighet til å skru av enkelte varsel.   

    Har du spørsmål til Personverntjenester (Sikt) vedrørende meldeskjema?

    • Chat med oss: For generelle spørsmål eller bistand til å fylle ut meldeskjema, kan du chatte med Personverntjenester (Sikt)s rådgivere hverdager mellom 12–14.
    • Meldingsdialog: Etter at du har sendt inn et meldeskjema, kan bruke meldingsdialogen til spørsmål og avklaringer. Rådgiver for prosjektet vil svare på meldingen.
  • Arkivering av forskningsprosjektet

    Personverntjenester (Sikt) har et meldearkiv/institusjonsarkiv over forskningsprosjekter (sikt.no). Arkivet inneholder detaljert informasjon om de enkelte prosjektene og er adgangsregulert. Disse dokumentene, knyttet til prosjektet, trenger derfor ikke å arkiveres i P360.

    Spørsmål til Personverntjenester (Sikt) vedrørende meldearkivet, send epost til personverntjenester@sikt.no.

  • Ved endringer i prosjektet

    Hvis du skal gjøre endringer i prosjektet i forhold til de opplysningene som ligger til grunn for Personverntjenester (Sikt) sin vurdering, skal dette meldes til Personverntjenester (Sikt) via et endringsskjema (sikt.no). 

  • Ved avslutning av prosjektet

    Når prosjektet er avsluttet og anonymisert, skal du melde fra til Personverntjenester (Sikt). Hvis du som prosjektleder ikke har redigeringsadgang i selve meldeskjemaet kan du sende statusmelding på epost til personverntjenester@sikt.no.

    Personverntjenester (Sikt) tilbyr også gode løsninger for forskere og institusjoner som ønsker å arkivere ulike type forskningsdata, se Personverntjenester (Sikt) sin nettside om arkivering (anonymiserte og avidentifiserte data) (sikt.no).

  • Oppslagsverk for personvern i forskning

    I 2020 ble det sendt inn over 10 000 meldeskjema til Personverntjenester (Sikt) for vurdering. I Personverntjenester (Sikt) sin Personvernhåndbok i forskning (sikt.no) har de samlet deres beste råd og tips om hva du bør tenke på for å sikre at personvernet blir ivaretatt i din forskning.

  • GDPR - ny lovgivning om personopplysninger - hva betyr det for forskning

  • Les mer om personvern

  • Rutine for personvernkontakter FoU sin internkontroll

    Dette er en rutine for personvernkontakter FoU sin internkontroll som skal hjelpe instituttleder å ivareta sitt forskningsansvar vedrørende meldepliktige student- og forskningsprosjekter på sitt institutt.