Sikker fildeling via e-post
- Skal du sende filer med e-post kan du komprimere informasjonen med 7-Zip for å begrense bruken av båndbredde,
eller
- du kan passordbeskytte og kryptere informasjonen for sikker deling eller lagring.
Kryptere fil
Hvordan kryptere og passordbeskytte informasjon, det vil si filer eller dokumenter, for sikker deling via e-post eller lagring.
- Når bør jeg kryptere filer?
- Komprimering og kryptering ved hjelp av 7zip
- Tips og råd
- Hvordan pakke ut Zip-fil
Når bør jeg kryptere filer?
Ved lagring og sending av datafiler med sensitive opplysninger på åpne steder som Internett (e-post), minnepinner, minnekort, DVD-er o.l.
- Forskningsdata og annen informasjon som inneholder sensitive personopplysninger skal alltid krypteres når de sendes med e-post.
Dersom det er upraktisk for deg å kryptere filer som egne vedlegg i form av zip-filer, og du ønsker å kryptere innholdet i e-postene direkte, for eksempel ved lengre e-postutvekslinger som omhandler sensitiv informasjon, må du kontakte Brukerstøtte IT.
Se også om kryptering av lagringsmedier.
Komprimering og kryptering ved hjelp av 7-Zip
Last ned programmet 7-Zip
- OsloMet-PC: Installer programmet fra Software Center (Windows 10)
- Privat PC: Last ned 7-Zip fra Sourceforge.net
1. Komprimere fil
- Høyreklikk på filen du vil kryptere.
- Velg: 7-zip - i menyen til venstre.
- Velg videre: Add to archive - i menyen til høyre.
2. Add to archive
Velg komprimeringsformatet: (se skjermbilde under)
- ZIP
3. Krypteringsmetode
Sett alltid krypteringsmetoden til:
- AES-256
4. Passord
- Lag et sikkert passord bestående av minst åtte - 8 - tegn.
- Bruk både små og store bokstaver, tall og spesialtegn.
- NB! Send aldri passordet som åpen tekst i en e-post. Passordet må avtales med mottaker og bør ideelt sett overleveres personlig, gjerne muntlig, f.eks. via telefon. Vær varsom dersom du velger å sende passordet på SMS.
5. Fullføre komprimering og passordbeskyttelse
- For å fullføre komprimering og passordbeskyttelse av filen, klikk: OK.
6. ZIP-fil med samme navn
- Du får en arkivfil i samme mappe med .zip-endelse.
- ZIP-filen vil være kryptert med passordet du oppga.
7. Åpne og test kryptert ZIP-fil
- Test filen at den åpnes ved hjelp av passordet du valgte.
- Hvis passordet åpner dokumentet er ZIP-filen kryptert og klar til å lagres eller sendes via e-post.
Tips og råd
- Om SMS benyttes til å overlevere passordet, bør du bevisstgjøre mottager på at meldingen med passordet bør slettes før, eller umiddelbart etter at den krypterte filen er mottatt. Dette fordi SMS gjerne lagres «åpent» på samme mobile enhet som mottakers e-postkasse.
- Filnavn må ikke inneholde sensitiv informasjon. Filnavnene inne i den pakkede zip-filen er alltid synlige.
- Man skal ikke ukritisk åpne krypterte filer på maskiner som kan benyttes av uvedkommende.
Ved åpning av filer vil det lages en temporær kopi under et temporært område på C-disken. Slik er eksempelvis stien til temporær filområde: C:\Users\<bruker>\AppData\Local\Temp\... 7zip vil normalt slette denne, men filen har da vært lagret ukryptert på lokal disk og kan gjenskapes.
Hvordan pakke ut Zip-fil
Enkelte programmer er pakket inn som en Zip-fil for å gjøre store filer mindre for raskere nedlasting.
En Zip-fil må pakkes ut på din datamaskin før du kan ta programmet i bruk.
Veiledning for å pakke ut Zip-fil (windows.microsoft.com)
Videoveiledning hvordan pakke inn/ut Zip-fil (windows.microsoft.com)