Internasjonal rekruttering | Personalforvaltning - Ansatt

Internasjonal rekruttering og mottak

Internasjonal rekruttering og mottak

OsloMet tar i økende grad imot forskere fra hele verden. Denne siden er laget til hjelp for deg som enten er leder, har en administrativ støttefunksjon eller som jobber med forskningsprosjekter med internasjonale gjesteforskere.

For å sikre en god rekrutteringsprosess, sikkerhet i mottaket og en god oppstart, er det laget rutiner og maler for internasjonal rekruttering og etablert et eget mottakskontor som bistår med alt det praktiske rundt oppstart i Norge og OsloMet, OsloMet International Staff Services.

OsloMet er EU sertifisert for Charter & Code (euraxess.no) med rettigheter til å bruke logoen for HR Excellence in Research - HRS4R (euraxess.ec.europa.eu) med en egen handlingsplan for hvordan vi jobber med forskermobilitet og tilrettelegging av forskerkarrierer. OsloMet har en rekke internasjonale tilknytninger hvor Charter & Code (oslomet.no) er en viktig sertifisering for at våre forskere skal kunne søke om eksterne EU midler. Vi er via Forskningsrådet tilknyttet Euraxess (euraxess.no), nettverket hvor man også kan finne mye bra informasjon om å flytte til Norge for å arbeide/forske.

For internasjonale søkere er det en nettside kalt "Work for us" (oslomet.no) med informasjon som hjelper de i å søke jobb på OsloMet og forberede sin flytteprosess til Norge.

For å se OsloMet sin engelske nettside kan du klikke på "EN" i toppmenyen.

  • Hva bør du tenke på når du har en internasjonal søker

    Rekruttering av internasjonale søkere

    • skal intervjuet være fysisk eller digitalt? For digitale intervjuer brukes teams eller zoom. Om det er ønskelig med fysisk oppmøte for intervju skal reisekostnader dekkes av rekrutterende enhet.
    • har alle som skal delta i intervjuprosessen et godt engelsk nivå?
    • det er viktig å inkludere spørsmål om flytting til Norge i intervjuet. Spør gjerne kandidaten om hva de tenker om å flytte til Norge, kommer de alene eller med familie, har de vært i Norge før, har de et nettverk her, hva tenker de vil være den største overgangen kulturelt, faglig osv.
    • krever stillingen at søkeren søker autorisasjon
    • krever stillingen at søkeren må lære seg norsk?
    • beregn tid for godkjenning av utenlandsk utdanning gjennom NOKUT
    • hvilke statsborgerskap søkeren er viktig for planlegging ved ansettelse. Beregn 4 måneders saksbehandling fra UDI for søkere utenfor EU.
    • kommer søkeren fra et risikoland må det legges inn tid for midlertidig rutine for sikkerhetsvurdering i ansettelsesprosessen, eventuelt søknad om eksportkontroll lisens.

    Har du spørsmål? Kontakt omiss@oslomet.no

  • Hva bør du tenke på når dere skal invitere en internasjonal gjesteforsker eller PhD student

    Ønsker du eller noen i din avdeling å invitere inn en gjesteforsker (menes en ekstern uten arbeidsavtale eller eks. en PhD student med stipend) er det viktig med faglig relevans for OsloMet, sjekke avklaringer og følge rutiner som beskrevet under. I enkelte tilfeller vil det være spesielle sikkerhetsbehov som må tas hensyn til. Ved invitasjon av internasjonale gjesteforskere skal alltid HR og mottakskontoret kontaktes. Om du mottar melding om ønske for å invitere en gjesteforsker kontakter du først HR på din enhet, de koordinerer det formelle rundt invitasjonsbrev, kontoravtale og sikkerhet, og de gir beskjed til mottakskontoret (OMISS) som bistår med praktiske detaljer rundt mottaket og inkluderingstiltak.  Kontakt din HR enhet eller omiss@oslomet.no om du har spørsmål ved invitasjon av internasjonale gjesteforskere.

    Viktige avklaringer for mottak av gjesteforskere

    • skal gjesteforskeren komme fysisk til OsloMet må det avklares om det finnes en ledig arbeidsplass samt at de skal ha tilgang til teknisk utstyr. Det skal skrives en kontor-avtale signert av kandidat og OsloMet som ligger på teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • skal gjesteforskeren kun være tilknyttet digitalt skal de skrive under en "individual work agreement". Avtalen ligger på teamet Internasjonal rekruttering og mottak. 

    • hvilket statsborgerskap har gjesteforskeren, og i hvilket land bor hen nå?

    • kommer gjesteforskeren fra et risiko-land eller skal jobbe på et fagområde med behov for egne sikkerhetstiltak? Kontakt nettverket for ansvarlig internasjonalisering for rådgivning.

    • kommer gjesteforskeren fra et risiko-land anbefales bakgrunnssjekk. 

    • hvordan skal gjesteforskeren finansiere oppholdet? Dette skal stå i invitasjonsbrevet og finansiering kan være fra et stipend, fra egen institusjon, fra et forskningsprosjekt eller fra egne oppsparte midler. Denne informasjon skal stå klart og tydelig i invitasjonsbrevet som arkiveres i P360 samt ved registrering av tilganger til OsloMet sine systemer og forskningsdatabaser via Service Now. Før invitasjon sendes må det avklares om gjesteforsker har tilstrekkelige midler til sitt opphold i Norge. Det oppgis egne satser per år på nettsidene til UDI (udi.no). Om de ikke har tilstrekkelige midler vil de få avslag.

    • har gjesteforskeren forsikring? Det er viktig at gjesteforskere som kommer til Norge er forsikret i tilfelle uhell. For de som skal være inntil 1 år anbefales å kjøpe en dekkende forsikring fra hjemlandet for hele oppholdet. For å kjøpe en privat forsikring i Norge kreves norsk ID-nummer.

    • avklare engelsk nivå, muntlig og skriftlig. Anbefaling om minimum C1 nivå av engelsk.

    • kontakte mottakskontoret OMISS for praktisk bistand til on-boarding, bolig, visum, samt spørsmål rundt familie.

    • gjesteforskere utenfor EU som skal være lenger enn 3 måneder må søke oppholdstillatelse hos politiet før de kan starte.

    • gjesteforskere som skal ha tilhørighet til OsloMet bør komme fra en forskningsinstitusjon, og de som skal være her i 1 år eller mer bør fortrinnsvis komme fra en av våre samarbeidsinstitusjoner. 

    • prosess for kvalitetssikring av gjesteforskere fra risiko-land knyttet til eksportkontroll må følges. Ansvaret ligger hos ansvarlig leder. Kvalitetssikring av hver enkelt gjesteforsker skal inkludere dokumentsjekk, referansesjekk samt bakgrunnssjekk ved behov.

    • er gjesteforskeren mottaker av et SAR stipend? Kandidaten følger interne rutine for gjesteforskere men mottar lønn via FN stipend.

    Rutine for invitasjon og mottak av gjesteforskere

    Følgende dokumenter skal signeres av leder og gjesteforsker samt arkiveres i P360 av HR rådgiver:

    • invitasjonsbrev - gjesteforskere, uansett landtilknytning, skal ha et invitasjonsbrev underskrevet av leder med budsjett disponeringsmyndighet (BDM) som viser tilknytning til avdeling og forskningsprosjekt samt kilde til finansiering. Maler ligger i teamet Internasjonal rekruttering og mottak. 

    • taushetserklæring - alle gjesteforskere skal skrive under taushetserklæring som du finner på våre rekrutteringssider og på teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • kontor-avtale - gjesteforskere som skal være fysisk på OsloMet må skrive under en avtale om kontorplass. Denne ligger i teamet Internasjonal rekruttering og mottak.

    • bestille teknisk utstyr hos IT-service

    • ID-dokumenter må samles inn. For internasjonale gjesteforskere er kun pass gyldig ID.

    • bakgrunnssjekk - i de tilfeller dette er gjennomført skal dette også arkiveres. Bakgrunnssjekk bestilles via Min bestilling på våre nettsider, velg fanen "bakgrunnssjekk", og dekkes av mottakende enhet.

    I tillegg skal følgende rutiner utføres:

    • gjesteforskere skal ikke benytte private PC når de jobber med forskning på OsloMet. De får tildelt teknisk utstyr når dette er bestilt hos IT service. Unntaket er gjesteforelesere på korttidsopphold.

    • alle, uansett digital eller fysisk deltakelse, må lese og forstå sikkerhetsinstruksen.

    • gjesteforskere skal ha begrenset tilgang til våre systemer og databaser og registreres  av lokal HR i tilgangssystemet Service Now med gjeste-konto med oppstart og sluttdato, samt informasjon om finansieringskilde for oppholdet. Registrering av gjesteforskere i Service Now gjelder uansett lengde på opphold. Merk at for gjesteforskere som skal jobbe digitalt fra et annet land er det noen land hvor det ikke er mulig å arbeide fra da våre Microsoft skytjenester ikke fungerer i alle land. 

    • dersom gjesteforsker skal ha tilgang til laboratorier skal dette avklares med nærmeste leder og bestilles via adgangssystemet BAS av lokal HR.

  • Hvordan bestilles mottakstjenester

    Ved ansettelse av en internasjonal søker eller invitasjon av internasjonal gjesteforsker

    OsloMet har et eget mottakskontor for mottak av nyansatte og gjesteforskere med internasjonal bakgrunn kalt OsloMet International Staff Services, forkortet kalt OMISS kontoret. Skal du ansette en søker som har en internasjonal bakgrunn eller invitere en gjesteforsker er neste steg å fylle ut nettskjema for bestilling av mottakstjenester. Ta kontakt med OMISS for bistand rundt immigrasjon, boligsøk, tilrettelegging for partner og barn, samt inkludering i norsk arbeidsliv og kultur. Besøk oss gjerne i Pilestredet 46, rom 433. Vi har drop-in dager på tirsdag og onsdag, eller lag en avtale ved å sende oss en e-post på omiss@oslomet.no. 

    Dekning av kostnader ved mottak

    Eventuell dekning av flyttekostnader avtales direkte mellom den nyansatte og leder. Rekrutterende enhet er ansvarlig for dekning av flyttekostnader der det er avtalt. Mottakskontoret har ikke en økonomisk støttefunksjon men bistår med avtaler og rådgivning.

    Ekstern bistand for immigrasjon og boligsøk

    Mottakskontoret OMISS bistår med informasjon og rådgivning, samt bestilling av relocation-tjenester. Priser og skjema ligger på  teams gruppen "internasjonal rekruttering og mottak". OsloMet har inngått kontrakt med firmaet ECOVIS (ecovis.no) som jobber med tjenester rundt innreise og utreise. Vi kan benytte deres tjenester i mottaket av internasjonale ansatte og forskere som har behov for hjelp innen immigrasjon og arbeidstillatelser, boligsøk og kontrakter, familietjenester, som å søke skole og barnehage, samt partnerkarriere. På grunn av ekstra lang ventetid hos politiet for registrering av EU borgere anbefales det å bestille bistand for registrering av EU borgere. Ta kontakt med OMISS på omiss@oslomet.no for bestilling av relocation-tjenester.

  • Boligsøk

    Boligtilbud for internasjonale ansatte og gjesteforskere

    For informasjon om bolig kan du ta kontakt med OsloMet International Staff Services på omiss@oslomet.no og send gjerne bolig informasjon fra vår eksterne side på engelsk til den nyansatte fra Moving to Oslo.

    OsloMet har rammeavtale med 10% rabatt på hybler og leiligheter i ulike størrelser i gangavstand fra OsloMet med følgende firma:

    Er du ansatt på OsloMet og har en bolig å leie ut?

    Vi har laget et enkelt nettskjema på engelsk som du som utleier kan fylle ut (nettskjema.no). Denne informasjon legges deretter ut på et lukket team for internasjonale ansatte. Interesserte vil deretter ta direkte kontakt med deg. Som statlig aktør kan ikke OsloMet stille som depositum garantist og leieforholdet er mellom deg som utleier og boligsøker direkte.

  • Norsk opplæring

    Språkopplæring - Norskkurs for internasjonale ansatte

    OsloMet har egne kurs i norskopplæring som er et gratis tilbud i regi av Universitetsbiblioteket for internasjonalt ansatte. Vi har også et unikt tilbud for deres ektefelle/partnere. Norskkursene er tilgjengelig på følgende nivåer; Beginners, Intermediate og Advanced.

    Kursene starter opp i begynnelsen av hvert semester og annonseres på Hva skjer kalenderen på ansatte sidene og på OsloMet-Akademiet. Det er ikke mulig å melde seg på midt i semesteret. Den ansatte må selv registrere seg i lenken over, enten via Feide (om de har fått OsloMet e-post-adresse) eller via ID-porten. Har du spørsmål om norskkurs ta kontakt med Marit Krogtoft (oslomet.no).

  • Ansvarlig internasjonalisering

    OsloMet har en egen ressursside for ansvarlig internasjonalisering som skal hjelpe til med å vurdere risiko og ivareta grunnleggende verdier og sikkerhetshensyn i internasjonaliseringsarbeidet ved OsloMet, slik at det skjer på en ansvarlig måte. Siden er delt opp i tema som omhandler sikkerhet i forskning, i utdanning og samarbeid, IT, rekruttering og mottak.

    Det er en egen del for sikkerhet ved internasjonal rekruttering og mottak.

  • Forskermobilitet - utreise

    Forskermobilitet

    Når man planlegger et utenlandsopphold er det en rekke ting man bør tenke på forhånd for at både utreise og retur skal gå best mulig. OsloMet ønsker å tilrettelegge både for egne forskere som ønsker opphold ved utenlandske institusjoner, og for utenlandske forskere som ønsker å ha et kortere eller lengre opphold ved OsloMet.

    For ansatte som skal jobbe i utlandet kreves det et tillegg i arbeidskontrakten ved å fylle ut en Remote Work Agreement. (pdf)

    Her finner du nyttig informasjon og sjekklister for opphold i Europa, USA og andre land, både på norsk og engelsk.

    Reise til risikoområder

    Man skal til enhver tid følge norske myndigheters råd om risikoområder. UDs offisielle reiseråd over andre land (regjeringen.no).

    Politiets Sikkerhetstjeneste - PST definerer i sin nasjonale trusselvurderingsrapport for 2022 (pst.no) følgende land som risiko:

    • Kina

    • Russland

    • Iran

    • Pakistan

    • Nord-Korea

    • land som er i krig, borgerkrig eller er underlagt sanksjoner fra FN

    OsloMet kan velge å innføre reiseforbud til enkelte områder, men kan ikke pålegge ansatte å reise til områder de føler seg ubekvem med.

  • EURAXESS

    Euraxess er EU-kommisjonen sitt internasjonale nettverk (euraxess.ec.europa.eu) hvor det jobbes med temaer for forskerrekruttering og mobilitet og er en nyttig nettverk og kilde til informasjon for deg som skal reise på forskningsopphold. De har også kontorer i flere land utenom EU og du kan her søke etter informasjon basert på landet du vil ha ditt forskningsopphold i på Euraxess sine europeiske sider. ”Better Careers and More Mobility” er utpekt som satsingsområde og virkemiddel for å realisere en kunnskapsbasert økonomi i Europa gjennom European Research Area (ERA). For å oppnå dette må det være attraktivt å jobbe som forsker og forskeres arbeidsvilkår og karrieremuligheter står derfor høyt på den politiske agendaen.

    Euraxess Norge jobber sammen med en rekke norske universiteter og høyskoler om å tilrettelegge praktisk informasjon til mobile forskere, jobb- og finansieringsmuligheter, rekruttering og karriereutvikling. OsloMet er med og deltar aktivt i dette nettverket på nasjonalt, nordisk og internasjonalt nivå og det driftes av Forskningsrådet.

    Euraxess contact point for OsloMet er Anne Siri Wathne og Monica Figueroa på OsloMet International Staff Services (OMISS) på omiss@oslomet.no.

  • Forskermobilitet

    Charter and Code for mobilitet av forskere

    OsloMet har sluttet seg til Charter og Code og ble sertifisert fra EU til å bruke HRS4R-logoen for HR Excellence in Research (euraxess.ex.europa.eu) den 16 mars, 2016. Denne sertifiseringen må oppdateres hvert tredje år for å være gyldig og EU har satt krav om gyldig sertifisering for at forskere ved institusjonen skal kunne søke om EU finansiering. Logoen bidrar til å styrke OsloMet merkevare som en internasjonal aktør for mobilitet av forskere. Godkjennelsen fremmer at OsloMet har åpne og rettferdige rekrutteringsprosesser og et mottaksapparat som gjør at forskerne, på både innreise og utreise, kan fokusere på sin forskning. I Norge er det i dag totalt 10 ulike  høyskoler, universiteter og andre forskningsinstitusjoner, inkludert Forskningsrådet, som har lov å bruke HRS4R logoen og nærmere 500 totalt i Europa.

    OsloMet har utarbeidet en egen handlingsplan for Charter & Code (oslomet.no) som styrer hvordan vi jobber med forskermobilitet, internasjonal rekruttering og mottak. 

    Forskerrekruttering og mobilitet - “Better Careers and More Mobility” – er utpekt av EU-kommisjonen som et satsningsområde og et virkemiddel for å styrke forskningen i Europa. Det overordnede målet er å etablere et felles, åpent, europeisk arbeidsmarked for forskere. EUs “European Charter for Researchers og European Code of Conduct for the Recruitment of Researchers” - Charter and Code - er et virkemiddel for å oppnå dette.

    Kontaktperson for Charter & Code ved OsloMet er Monica Knutsen De Figueroa.

  • Retningslinjer for språk

    Språkkrav og retningslinjer for utlysninger på engelsk

    Ref. rektors notat fra 17.10,2017 om krav til internasjonal utlysning og språklige ferdigheter til ansatte gjelder følgende: Alle undervisnings- og forskerstillinger skal lyses ut internasjonalt, og det skal ikke stilles krav til norsk/skandinavisk ved ansettelsestidspunktet uten i særlige tilfeller. Også for teknisk/administrative stillinger bør internasjonal utlysning vurderes. Les om språkpolitiske retningslinjer for OsloMet, sist oppdatert juni 2019, og om politikk for utlysning av vitenskapelige stillinger og språkkrav.

    På OsloMet publiseres alle stillinger via vårt rekrutteringssystem og de faste kanalene er oslomet.no, nav.no og finn.no. For utlysninger på engelsk skal alle utlysninger også legges på Euraxess-portalen (euraxess.no). OsloMet har en avtale med Academic Positions (academicpositions.no) som automatisk legger utlysningene på Euraxess (euraxess.no) i tillegg til sine egne kanaler. Det anbefales også å vurdere betalingskanaler som LinkedIn, Facebook, Researchgate.net samt andre akademiske kanaler som er relevant for å finne de rette søkerne. I tillegg har NAV en egen tjeneste kalt "Eures for rekruttering i EU/EØS og Sveits" som kan hjelpe oss å finne flere kandidater. Eures er en statlig, gratis aktør for oss.

    Oversettelse til engelsk og språkvask 

    For oversettelse eller kvalitetssikring kan du benytte ressurssiden for språk og oversettelse. Har du behov for å bestille oversettelse fra norsk til engelsk kan du gjøre dette på vår bestillingsside. Selv om en tekst har blitt oversatt av et byrå anbefaler vi å lese over teksten nøye for å sjekke og redigere det som ikke stemmer.

    Når det gjelder fagterminologi er det viktig at fagmiljøet kvalitets sikrer oversettelsen. UHR sin termbase (term.uib.no) er et nyttig verktøy.

  • Vurdering av utenlandske utdanninger

    Opptak og krav om autorisasjon

    I forbindelser med opptak til PhD og utdanninger og stillinger som krever autorisasjon kan man bruke NOKUT sin turbovurdering (nokut.no).

  • Sikkerhet og eksportkontroll

    Sikkerhet

    Alle ansatte skal være informert om sikkerhet på OsloMet.

    Du finner også informasjon om informasjonssikkerhet, beredskap, hvordan håndtere trusler og mye mer på Den Sikre Siden (sikresiden.no) som er tilgjengelig både på norsk og engelsk.

    Eksportkontroll

    Eksport av varer, tjenester og teknologi fra Norge ikke bidrar til ustabilitet og konflikt dit det eksporteres til, brukes til undertrykkelse av lokalbefolkningen, muliggjør terrorhandlinger, eller anvendes til utvikling av masseødeleggelsesvåpen.

    Eksportkontrollregelverket kan også omfatte forskningsaktivitet ved norske universiteter og høyskoler fordi teknologi og kunnskap som norsk UH-sektor forvalter i ytterste konsekvens kan ha militær nytteverdi.

    Til tross for den frie akademiske forskningens insentiver for internasjonalisering og åpenhet, har eksportkontrollregelverket restriksjoner som i spesifikke tilfeller begrenser UH-sektorens mulighet til å dele kunnskap med samarbeidspartnere i eller fra andre land. Deling av kunnskap om teknologi kan etter eksportkontrollregelverket i ytterste konsekvens være ulovlig og straffbart. 

    Det jobbes med å utarbeide retningslinjer og verktøy for å jobbe med eksportkontroll på OsloMet som vil inkludere fokusområder for ansettelser og forskningsarbeid, rekruttering og HR, gjesteforskere, nettverk og etterretning som inkluderer en veileder i forhold til risiko land.

    Reise til risikoområder

    Man skal til enhver tid følge norske myndigheters råd om risikoområder. UDs offisielle reiseråd over andre land.

    Politiets Sikkerhetstjeneste - PST definerer i sin nasjonale trusselvurderingsrapport for 2022 følgende land som risiko:

    • Kina

    • Russland

    • Iran

    • Pakistan

    • Nord-Korea

    • land som er i krig, borgerkrig eller er underlagt sanksjoner fra FN

    OsloMet kan velge å innføre reiseforbud til enkelte områder, men kan ikke pålegge ansatte å reise til områder de føler seg ubekvem med.

    Multifaktoridentifisering

    - info kommer

    Retningslinjer for eksportkontroll

    - info kommer

    Retningslinjer for bakgrunnssjekk

    - info kommer

    Kunnskapsdepartementet har utarbeidet retningslinjer for informasjonssikkerhet og personvern (unit.no).

  • Sjekkliste for off-boarding

    Oppholdet i Norge er over og nye eventyr venter. Hva må man huske på? 

    1. Sende flyttemelding til Skatteetaten (skatteetaten.no).
    2. Stoppe posten ved å sende melding til Posten og gi nye adresse så de kan videresende post til deg. Husk også å fjerne navn på postkasse og bolig (posten.no).
    3. Stoppe husleiekontrakten. Det er vanlig å kreve 3 måneders notis for å si opp husleiekontrakten. Ved salg av bolig bør dette planlegges minst 3 måneder før flytting.
    4. Avslutte alle kontrakter for strøm internett, etc. 
    5. Avslutte alle tjenester og medlemskap som avis, mobiltelefon, bank, forsikring, treningssenter osv. 
    6. Selge alt man ikke vil ha med seg videre på finn.no eller til andre OsloMet ansatte på OsloMet International staff network (facebook.com) eller teamsgruppen International Staff at OsloMet
    7. Levere skriftlig oppsigelse til leder, om det er en fast stilling.

    God tur videre / Bon voyage / Safe travels!

  • Maler for internasjonalt mottak

    Alle maler for internasjonalt mottak finner du i gruppen Internasjonal rekruttering og mottak på Teams eller ved å kontakte omiss@oslomet.no. 

    For å sikre kvalitet i alle ledd av rekruttering- og mottaksprosessen skal gjesteforskere utløse samme mottakstjenester som internasjonale nyansatte. Skal du invitere gjesteforskere ta kontakt med leder med budsjettdisponeringsmyndighet. Ledere som inviterer gjesteforskere er ansvarlig for å gjøre en kvalitetssikring i forbindelse med invitasjon. 

  • Nyttige lenker