Droppe til innhold

I undervisning

I undervisning

Studieadministrasjon / Internasjonalisering i utdanning

Hvordan inngå en internasjonal samarbeidsavtale - steg for steg

1. Vurdere

2. Utarbeide avtaleforslag i dialog med partner

3. Signere

4. Registrere

5. Forvaltning av eksisterende avtaler og fornyelse av avtaler

1. Vurdere

Alle internasjonale avtaler ved OsloMet skal være strategisk forankret og basert på nøye vurderinger av kvalitet, relevans og nytteverdi. Grundige vurderinger tidlig i prosessen sikrer at vi unngår «tomme avtaler» og at de avtaler som inngås vil føre til solide partnersamarbeid.

Retningslinjene nedenfor gjelder ved inngåelse og fornyelse av alle avtaler om internasjonalt samarbeid ved OsloMet. Unntaket er avtaler som kun omhandler forskning. Se generelle retningslinjer ved inngåelse og fornyelse av internasjonale samarbeidsavtaler (Pdf).

Kriterier som må oppfylles ved inngåelse eller fornyelse av internasjonale samarbeidsavtaler:

Strategisk 

  • Samarbeidet skal gjenspeile strategiske prioriteringer

Robust

  • Samarbeidet skal være forankret i minst ett fagmiljø og gjerne involvere flere enheter.
  • Samarbeidet skal være fundert på bred, forpliktende involvering i fagmiljøet, ut over individuelle initiativ. 

Ledelsesforankret

  • Samarbeidet skal være anbefalt av instituttleder før den videre prosedyren for inngåelse og fornyelse av internasjonale samarbeidsavtaler iverksettes

I tillegg skal følgende vurderes:

Behov

  • Hvilke behov skal avtalen dekke? 

Eksisterende avtaler

  • Kan behovet dekkes av allerede eksisterende avtaler?

Ressurser

  • Finnes det tilstrekkelige administrative og vitenskapelige ressurser for å følge opp avtalen?

Bredde

  • Dekker samarbeidet flere ulike samarbeidsaktiviteter, f.eks. student- og ansattmobilitet, praksismobilitet, prosjektsamarbeid, nettverk, gjesteforelesere, gjesteforskere? Dekker tilbudene bachelor, master og phd? Eller foreligger det et fremtidig potensial for en utvidelse av avtalen?

Gjensidighet

  • Sikrer avtalen en gjensidighet i partenes forpliktelser, bidrag og utbytte av samarbeidet?

  • Mobilitet: dekker avtalen både inn- og utgående mobilitet for studenter og ev. ansatte? 

Omdømme og kvalitet

  • Partnerinstitusjonens kvalitet/omdømme vurdert gjennom nasjonal eller internasjonal rangering, eller akkreditering.

Praktisk tilrettelegging

  • Finnes det et godt system for mottak av studenter og ev. ansatte, gjennom hele prosessen fra søknad til fullført opphold?
  • Er partners søknadsfrister kompatible med OsloMets frister?
  • Har partneren ordninger for tilrettelegging for personer med funksjonsnedsettelse? 

Studietilbud

  • Finnes det relevante studietilbud på engelsk som kan innpasses i studentens studieprogram?
  • Har OsloMet et relevant kurstilbud på engelsk/praksisplasser å tilby til partnerens studenter?
  • Er informasjonen om studietilbud tilfredsstillende og tilgjengelig slik at det gir grunnlag for en vurdering av innhold og kvalitet?
  • Er studiestrukturene (semesterdatoer, oppbygging av program) kompatible?

Sikkerhet

  • Sikkerhet: Vurderes det som trygt for studenter og ev. ansatte å oppholde seg ved vertsinstitusjonen/vertslandet?

Etikk

2. Utarbeide avtaleforslag i dialog med partner

a) Vurder hvilket nivå avtalen skal inngås på:

Institusjonsnivå

Avtaler inngås som hovedregel på institusjonsnivå og signeres av rektor (ev. pro-rektor) når en eller flere av følgende faktorer er innfridd:

  • samarbeidet omfatter flere fakulteter
  • samarbeidet vurderes, fra OsloMet og fra partners side, å ha et klart potensiale for å kunne utvides til å omfatte flere fakulteter på sikt (gjelder særlig ved inngåelse av såkalte MoU’er (Memorandum of Understanding)
  • avtalen vurderes å ha stor strategisk betydning for OsloMet (f.eks. ved inngåelse av en MoU med en velrennomert institusjon)
  • partneren har et uttrykt ønske om å inngå avtalen på institusjonsnivå

Seksjon for Internasjonalisering (se kontaktboks) har et koordinerende ansvar for avtaler på institusjonsnivå og vil bidra i en vurdering av avtalenivå. Skal du inngå en avtale som du tenker kan være av interesse også for andre fakulteter ved OsloMet, ta kontakt med Seksjon for Internasjonalisering.

Fakultet- eller instituttnivå

Er samarbeidet utelukkende knyttet til et spesifikt fakultet eller institutt og det ikke eksisterer potensiale eller gjensidig interesse for en utvidelse av samarbeidet, inngås avtalen på tilhørende nivå. Merk at avtaler ikke inngås på lavere nivå enn institutt. Avtaler på fakultet- eller instituttnivå skal alltid signeres av dekan, også der samarbeidet kun omfatter et eller noen institutter. Det aktuelle fakultetet eller instituttet som samarbeidet omfatter har et selvstendig ansvar for utarbeidelsen og forvaltningen av disse avtalene.   

Kombinasjon av institusjonsnivå og fakultet/instituttnivå

Ofte vil det være naturlig å inngå en Memorandum of Understanding (MoU) på institusjonsnivå, mens underavtaler (f.eks. Student Exchange Agreement) signeres på fakultet eller instituttnivå. Underavtaler på fakultet eller instituttnivå sikrer den faglige forankringen, samtidig som en MoU på sentralt nivå gjør det enklere å utvide samarbeidet til flere fakulteter på sikt.  

b) Vurder type avtale:

Det finnes ulike avtaletyper avhengig av hva samarbeidet skal omfatte. Her finner du en oversikt over hvilke avtaletyper som kan være aktuelle og tilhørende maler som kan tilpasses etter behov.

Merk vedr. GDPR:
Med bakgrunn i nye personvernregler (GDPR) skal OsloMet Privacy Addendum legges ved alle avtaler (gjelder ikke MoU’er). Unntak er partnere i EU og EFTA-landene, samt land hvor det eksisterer bilaterale avtaler på myndighetsnivå: Andorra, Argentina, Canada, Færøyene, Guernsey, Jersey, Isle of Man, Israel, New Zealand, Sveits og Uruguay.
Erasmus+ avtaler:

Samarbeid med europeiske institusjoner organiseres normalt gjennom Erasmus+ programmet. For Erasmus+ avtaler finnes det et eget malverk som skal brukes.

Mal for Erasmus+ (oppdateringer er forventet høsten 2020 i forbindelse med ny programperiode)

Det er viktig å bruke denne malen ettersom det vil komme endringer i form av lenkeadresser etc. etterhvert som endringer og forbedringer faller på plass. Det som er markert med grønt i malen, er det som gjelder for OsloMet og indikerer endringer gjort i forhold til malen fra EU-kommisjonen. Det som er markert med gult, er OsloMet-forklaringer på hva som skal fylles ut og hvorfor. Disse må fjernes når dere bruker malen ved inngåelser eller fornyelser av avtalen.

ISCED-kodene i 2013-versjonen skal brukes under "subject code". Her finner dere en oversikt over kodene. EU-kommisjonen har også åpnet for at deler av informasjonen kan skilles ut som obligatorisk appex. Vi oppfordrer dere til å bruke malen ovenfor så langt det er mulig. Men dersom dere får henvendelser fra partnere som bruker annex, bruk Obligatory Annex to Erasmus + Inter-Institutional Agreement - OsloMet.

Andre ting å tenke på: ALLE institusjoner i programland må ha Erasmus Charter for Higher Education. Husk å sjekke listen over institusjoner med godkjent ECHE når du skal inngå ny avtale)

Memorandum of Understanding (MoU): 

En generell, overordnet og uforpliktende rammeavtale som først og fremst stadfester partenes intensjon om å samarbeide. En MoU vil typisk åpne for mange ulike former for samarbeid innen forskning og utdanning, uten å spesifisere nærmere. For å sette de ulike samarbeidsaktivitetene ut i livet vil det derfor kreves underavtaler som konkretiserer rammene for samarbeidet, f.eks. en studentutvekslingsavtale.

Det vil i de fleste tilfeller være ryddig å ha en MoU i bunnen, og alltid dersom samarbeidet omfatter flere ulike aktiviteter og/eller flere ulike fagmiljø, eller der hvor en slik utvidelse kan være aktuelt på sikt. Ofte inngås en eller flere underavtaler samtidig med MoU’en, men en MoU kan også være kun et første skritt i utviklingen av et partnerskap.

Mal for MoU

Student Exchange Agreement

En Student Exchange Agreement brukes når samarbeidet dekker en gjensidig utveksling av studenter og hvor studentene dermed ikke trenger betale skolepenger. Malen kan også  brukes der det er snakk om en kombinasjon av gratisplasser og betalingsplasser (f.eks. der vi tilbys å sende betalingsstudenter dersom det er ubalansen mellom inn og utreisende). Denne avtalen åpner også for en kombinasjon av studier og praksis. En studentutvekslingsavtale konkretiserer betingelsene for utvekslingen av studenter mellom partene og berører områder som hvilke og hvor mange studenter som kan utveksles, krav til studentene, ev. skolepenger og gjensidige rettigheter og forpliktelser for institusjonene, studenter og ansatte.

Mal for Student Exchange Agreement

Study Abroad Agreement

En Study Abroad Agreement (også ofte referert til som Visiting Student Agreement eller Fee Paying student Agreement) brukes der hvor det ikke er mulig å få til en gjensidig utveksling av studenter og OsloMet studenter dermed må betale skolepenger.

Mal for Study Abroad Agreement

Student Placement Agreement

En student Placement Agreement inngås med en institusjon, organisasjon eller bedrift hvor OsloMet ønsker å sende ut studenter i praksis.

Mal for Student Placement Agreement

Partners avtalemaler

I mange tilfeller vil partner ha et ønske om å bruke egne maler. Dette er greit, men vil kreve en nøye gjennomgang av avtaleteksten for å sikre at vi kan stå inne for det vi signerer på. Har du spørsmål eller trenger hjelp til å vurdere avtaleteksten, kontakt Seksjon for Internasjonalisering (se kontaktboks)

3.Signere

Avklar signaturmyndighet basert på avtaletype/nivå:

  • Avtaler som inngås på institusjonsnivå undertegnes av rektor, ev. av pro-rektor.
  • Avtaler som inngås på fakultet/instituttnivå undertegnes av dekan.

(Merk at Nordplus-søknader regnes som avtaleinngåelser og undertegnes av dekan).

Merk: For Erasmus+ avtaler er det ventet nye, digitale løsninger for signering – mer info kommer.

4. Registrere

Alle nye avtaler og alle fornyelser skal registreres i FS og i P360.

Registrering i FS: Fyll ut Nettskjema for registrering av avtaler. Seksjon for Internasjonalisering vil registrere avtalen i FS basert på informasjon oppgitt i Nettskjema.

Registrering i Public 360: Bruk følgende mal: Saksmappe: Fakultet/OsloMet - Internasjonale avtaler – land (eksempel: Fakultet HF – Internasjonale avtaler – Sverige; OsloMet – Internasjonale avtaler - Sverige)  Journalpost: Samarbeidsavtale – ekstern institusjon – avtalekategori - periode (Eksempel: Samarbeidsavtale – Gøteborgs universitet – Erasmus+-avtale – 2014-2021).

5. Forvaltning av eksisterende avtaler og fornyelse av avtaler

Invester i samarbeidet og hold avtalen levende!

En signert avtale er et viktig steg i det som forhåpentligvis skal bli et gjensidig sterkt og produktivt partnerskap. Men, for at samarbeidet skal lykkes, kreves også målrettet arbeid, investering og ressurser. Jevnlig dialog med partner og målrettet informasjonsarbeid rettet mot studenter og fagmiljø er viktig for at avtalen skal kunne fungere som et verktøy i internasjonaliseringsarbeidet. 

Fornye en avtale som er i ferd med å løpe ut?: 

To ganger i året (15. april/15. oktober) kjører Seksjon for Internasjonalisering FS-rapporter som fanger opp avtaler som nærmer seg utløpsdato og sender disse til administrative internasjonale koordinatorer (for de sentrale avtalene sendes rapporter til avtaleansvarlige i Seksjon for Internasjonalisering). Frist for tilbakemelding til Seksjon for Internasjonalisering (FS superbruker) mht. fornyelse er 1. juni/1. desember

Generelle retningslinjer ved inngåelse og fornyelse av internasjonale samarbeidsavtaler (Pdf) og en tett dialog med partner skal legges til grunn i vurderingen av hvorvidt avtalen skal fornyes eller ikke.

Ved fornying skal avtalen signeres og registreres i tråd med stegene skissert i punkt 3 og punkt 4.


 

 

 

Kontakt Seksjon for Internasjonalisering

Har du spørsmål eller behov for hjelp i forbindelse med internasjonale samarbeidsavtaler innen utdanningsfeltet?

chatbot-portlet