Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Vurder behov for ny avtale/anskaffelse

Før du melder inn behovet for ny avtale/anskaffelse til Seksjon for innkjøp, må du ha sjekket om behovet kan dekkes av eksisterende rammeavtaler, og kvalitetssikret estimert verdi på anskaffelsen. Mer informasjon kommer frem av punktene under.

1. Når er det behov for en ny avtale/anskaffelse?

   En ny anskaffelse innebærer at det må igangsettes en ny anskaffelsesprosess. På OsloMet skal Seksjon for innkjøp involveres i alle anskaffelser med verdi over NOK 100.000,- eks. mva. Når beløpet overstiger NOK 500.000,- eks. mva. må kontraktseier kunne dokumentere at Seksjon for innkjøp er involvert og har godkjent kjøpet. Denne dokumentasjonen kan være konkurransestrategi hvor det fremkommer hvem som har deltatt i anskaffelsesprosessen, eller en e-post som bekrefter at det har vært hensiktsmessig dialog i forbindelse med ny anskaffelse.

   Det kan være behov for en ny anskaffelse i følgende tilfeller:

   • Eksisterende rammeavtale utløper
     Når en rammeavtale går ut på dato, betyr det at kontraktens varighet er avsluttet. Rammeavtaler har som hovedregel en samlet varighet på inntil fire år. Kontraktens varighet fremgår av kontraktsdokumentene. Det er som hovedregel ikke tillatt å forlenge avtaler utover det som er kontraktsfestet.
   • Opsjoner i rammeavtalen
     En rammeavtale kan for eksempel ha en fast varighet på to år, med opsjon på forlengelse i ytterligere ett pluss ett år. Dette innebærer at oppdragsgiver i prinsippet kan avslutte avtalen etter to år dersom behovet har endret seg, eller dersom leverandøren ikke leverer i henhold til avtalt kvalitet. Dersom opsjon benyttes, omtales dette som at opsjonen utløses eller at avtalen forlenges. Se retningslinje for avtaleforvaltning for nærmere informasjon.
   • Avtalens maksimale verdi er oppbrukt
     I alle avtaler er det fastsatt et estimert maksimalbeløp for hva som forventes kjøpt i løpet av kontraktsperioden. Dersom det viser seg at det faktiske kjøpet overstiger dette beløpet vesentlig, kan det medføre at kontraktens varighet i praksis blir forkortet. I slike tilfeller må det igangsettes en ny anskaffelsesprosess.
   • Det oppstår et nytt eller vesentlig endret behov
     Dersom virksomheten får et nytt behov, eller eksisterende behov endrer seg vesentlig, og dette ikke dekkes av gjeldende avtaler, kan det være nødvendig å gjennomføre en ny anskaffelse.

2. Beregning av verdi på anskaffelsen

   Når OsloMet skal kjøpe varer eller tjenester, må vi først beregne verdien av anskaffelsen. Dette gjør vi for å finne ut hvilke regler som gjelder for kjøpet.

   Verdien beregnes ut fra alt OsloMet forventer å kjøpe av den aktuelle varen eller tjenesten i løpet av de neste fire årene. Vi skal regne med alle kostnader som kan oppstå i avtaleperioden, for eksempel:

   • eventuelle forlengelser av avtalen (opsjoner)
   • mulige tilleggskjøp, som ekstra utstyr eller tjenester
   • service- og vedlikeholdskostnader
   • driftskostnader og lisenser

   Hvis behovet ikke er nytt, kan vi bruke tidligere innkjøp som grunnlag for beregningen. Din lokale økonomikonsulent kan hente tall fra økonomisystemene våre eller vi kan be aktuelle leverandører om oversikt over hvor mye OsloMet har kjøpt de siste fire årene.

   Beregningen gjøres uten merverdiavgift (eks. mva.)

   Viktig: Det er ikke lovlig å dele opp en anskaffelse for å omgå anskaffelsesregelverket. Det vil si at vi skal se samlet på behovet for OsloMet. 

   Eksempel på beregning av en anskaffelsesverdi:

   Kurs- og konferansetjenester

   Den samlede verdien av anskaffelsen, er hvor mye OsloMet estimerer å kjøpe over en periode på fire år. Beregnet verdi for OsloMet, på kurs og konferansetjenester er 10 millioner kroner.

   Regelverket sier da at denne anskaffelsen skal kunngjøres i det europeiske markedet, og det skal gjennomføres en formell prosess – der alle relevante markedsdeltagere skal få lov til å konkurrere om å dekke behovet.

   OsloMet inngår derfor en rammeavtale på kurs- og konferansetjenester.

   Når et fakultet gjør en bestilling under rammeavtalen, kan verdien for eksempel være 120 000 kroner. 120 000kr er verdien på den konkrete bestillingen – det er IKKE verdien på anskaffelsen (rammeavtalen).

   Det er viktig å være oppmerksom på at vurderingen av anskaffelsens verdi ikke skal knyttes til det enkelte arrangementet eller den enkelte bestillingen. Disse bestillingene er kun deler av den samlede anskaffelsen.

   Ved beregning av anskaffelsens verdi skal man derfor se på det samlede innkjøpsbehovet over en normal avtaleperiode.

3. Sjekk avtalekatalogen

   Start alltid med å sjekke avtalekatalogen. Der finner du oversikt og informasjon over OsloMet sine avtaler for varer og tjenester.

   • Hvis du finner en avtale som dekker behovet ditt, gå til "Bestill vare eller tjeneste" i Min bestilling.
   • Hvis du ikke finner en avtale som dekker behovet, meld det inn til Seksjon for innkjøp via Min bestilling.
   • Når du er usikker så kontakter du din lokale bestiller eller avtaleforvalter. De kan hjelpe deg med å avklare som en avtale dekker ditt behov eller ikke.

4. Anskaffelse med verdi under NOK 100.000 eks. mva.

   • Når behovet ikke dekkes av en rammeavtale og verdien viser seg å være under NOK 100.000 eks. mva., så er det ingen spesifikke føringer for hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. Det vil si at enhetene kan selv vurdere om de vil gjennomføre konkurranse eller ikke.
   • Det er likevel et krav om å bruke OsloMets Standard Innkjøpsbetingelser, og å foreta bestillingen på vanlig måte i Min bestilling. 

   Slik gjennomfører du bestillinger (på vanlig måte)

   • Gå inn i Min bestilling og velg «Bestille vare eller tjeneste».
   • Velg den aktuelle kategorien (dette er ofte "Andre varer og tjenester").
   • Fyll ut nødvendig informasjon og last opp tilbudet som et vedlegg.
   • Din lokale bestiller vil hjelpe deg videre i prosessen.