Digital content strategy

Innhold

Hovedprinsipper for domener

Hovedprinsipper for innhold

Retningslinjer for nyheter og arrangementer

Organisering, roller og  ansvar

 

Hovedprinsipper for domener

Hovedregelen er at all HiOA-aktivitet som publiseres på nett  tildeles URL på formen "hioa.no/eksempel".

Bruk av hioa.no-nettadresse sikrer at avsender er tydelig, at innholdet er kvalitetssikret og passer inn i rammene for hvor lett det er å finne frem på HiOAs nettsteder.

Alle nettsider som beskriver virksomhet ved HiOA skal ligge der de hører hjemme i strukturen.

Underdomener av hioa.no

I tilfeller der enheter, fagmiljøer eller prosjekter ønsker et underdomene til hioa.no skal enhetens nettredaktør kontaktes først, for vurdering og rådgiving før søknad sendes til den sentrale nettredaksjonen.

 Den sentrale nettredaksjonen godkjenner deretter opprettingen av underdomenet.

Underdomener tildeles etter følgende kriterier:

• Aktiviteten utgjør et «samlet innhold», slik som for eksempel all informasjon til studenter. Som for eksempel student.oslomet.no.
• Aktiviteten er et samarbeid mellom HiOA og andre institusjoner.
• Aktiviteten er av teknisk eller sikkerhetsmessig karakter slik at tjenester og/eller applikasjoner ikke kan ligge i den eksisterende tematiske strukturen.

Underdomener er underlagt samme krav til universell utforming, søkemotoroptimalisering og brukerorientering som hoveddomenet. De følges opp av lokal nettredaktør etter sentrale retningslinjer for forvaltning av HiOAs nettsteder.

Underdomener som ikke viser aktivitet i løpet av ett år, vil bli slettet. Innholdsansvarlig vil bli kontaktet før sletting.

Oppretting av eksterne domener

Vil du opprette eksternt domene for en HiOA-aktivitet, må den sentrale nettredaksjonen kontaktes i forkant for vurdering av behovet.

Kriterier:

• Aktiviteten er av en slik karakter at den ikke bør ligge under hoveddomenet, eksempelvis at det er intern informasjon for studenter eller tilsatte.
• Aktiviteten er av en slik karakter at det er spesielt viktig eller ønskelig at HiOA profilerer seg på et spesielt domene, eksempelvis Kunnskapskonferansen.no.
• Aktiviteten er et samarbeid på tvers av institusjoner hvor det er unaturlig å legge nettsidene under en enkelt institusjons hoveddomene.

Eksterne domener er begrenset til 100 per organisasjonsnummer. Det er IT-direktør som forvalter domenekvoten for HiOA.

Unntak fra hovedprinsippene for domener

Tjenester, applikasjoner og maskiner som er del av HiOAs tekniske infrastruktur er unntatt hovedprinsippene for domener.

Hovedprinsipper for innhold

Hovedprinsippene for innhold er forankret i HiOAs strategi for 2020 og brukernes behov på nett. 

Hioa.no er en av mange digitale kanaler HiOA kommuniserer gjennom.

Før du publiserer noe på vegne av HiOA, uavhengig av kanal, må to kriterier være oppfylt:

1. Innholdet skal være til reell nytte for nettstedets målgrupper
2. Innholdet skal støtte opp under høgskolens mål og strategi

Hvis innholdet ikke oppfyller disse kravene, skal det heller ikke publiseres.

Prioriterte målgrupper for hioa.no 

1. studenter (fremtidige, nåværende, tidligere)
2. tilsatte
3. eksterne grupper

Av disse brukergruppene har studentene høyest prioritet på nettstedet.

Omdømmefremmende innhold, som for eksempel forskningsformidling og informasjon for media og myndigheter, prioriteres høyt, men må også utgjøre en reell nytte for nettstedets målgrupper.

Brukere besøker sjelden nettsteder for å se seg om. De fleste har konkrete oppgaver de ønsker å løse, og de viktigste av disse oppgavene kaller vi her toppoppgaver. Brukernes toppoppgaver skal være styrende for hva som publiseres på nettstedet og hvordan nettstedet prioriteres og struktureres.

Innholdsstrategien gjelder for alt innhold, uavhengig om det vises på en PC-skjerm eller en mobiltelefon.

Bilder og grafikk

Bilder og grafikk skal illustrere og utdype informasjonsinnholdet i teksten, ikke bare være til pynt. Illustrasjonene skal tydeliggjøre budskapet. Alle bilder skal ha alt-tag for å tilfredsstille krav om universell utforming.

Bildebruk

Nettstedet skal bruke kvalitetsbilder med dokumentarisk stil som tydelig kommuniserer virksomheten ved høgskolen.

Grafikk

Grafikk skal være i tråd med loven om universell utforming og andre tilgjengelighetshensyn. Flash er et eksempel på teknologi som per i dag er problematisk å bruke ut fra tilgjengelighetshensyn.

Lyd og video

Videoklipp publiseres via YouTube og kan innlemmes på nettstedet etter behov.  Her gjelder de samme kravene til innhold som ellers på nettstedet. Videoer skal tekstes før de publiseres for å tilfredsstille krav om universell utforming.

Funksjonalitet – integrasjoner

Nettstedet er avhengig av en rekke tekniske integrasjoner. Dette er tjenester og verktøy som brukeren opplever som en del av nettløsningen, selv om de i praksis er separate deler, og hvor ansvaret for disse ligger utenfor nettredaksjonen. Eksempler på dette er Fronter, timeplan- og kalenderfunksjoner.

Innholdsstrategien skal imidlertid styre hvordan disse verktøyene presenteres på nettstedet.

Retningslinjer for nyheter og arrangementer

Nettarbeidsplass for tilsatte (ansatt.oslomet.no)

Målet er at alle nyheter og arrangementer skal være stilet til dem innholdet er relevant for. Vurder derfor nøye når du skal tagge mottakergruppe. Mottakergruppene er de ulike organisatoriske enhetene.

Hovedregelen er at du velger den mottakergruppen du tilhører. Hvis det er en nyhet eller arrangement som er aktuelt for flere organisatoriske enheter, tar du kontakt med enhetens nettredaktør for godkjenning.

Nyheter og arrangementer som gjelder alle tilsatte er det Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon som har ansvar for. Har du en nyhet eller et arrangement fra din enhet som du mener er relevant for alle tilsatte, ta kontakt med fortilsatte@hioa.no

NB! Forskningsnyheter skal legges på hioa.no/fou som før og kan lenkes inn i gruppefeeden. Du skal altså ikke å publisere forskningsnyheter som en nyhet på nettarbeidsplassen.

Innholdets livsløp

Hver ny side vi publiserer, hver lenke vi legger til, øker nettstedets kompleksitet og gjør det viktige innholdet vanskeligere å finne.

Innholdets livssyklus

Den viktigste oppgaven for innholdsansvarlig eller nettredaktører, er å spørre hva nettsiden skal gjøre for brukeren før du publiserer.

• Har brukerne behov for innholdet?
• Støtter innholdet opp om strategiene?

Ingen nettsider er skrevet i stein og brukerbehov endrer seg. Derfor er det god forvaltning å gå gjennom statistikk med jevnlig mellomrom og vurdere om innholdet må oppdateres eller er gått ut på dato. Alt innhold skal kvalitetssikres to ganger i året.

Før du publiserer

Tenk nøye gjennom hvor i strukturen innholdet skal publiseres. Publiser innholdet der det hører hjemme. Idealet er én side per tema, og siden skal kun ha én «bostedsadresse» på nettstedet.

Har innholdet en hensikt, og har du klart for deg hvem som trenger det? Hvis innholdet hjelper brukerne med å løse en oppgave, er du på rett spor. La gjerne en kollega se over før du publiserer for å teste lesbarheten.

Husk også at innhold må tagges med emneord før publisering. Det er viktig at taggingen blir mest mulig korrekt. Se egen veiledning om tagging.

Oppdatering

Alt innhold går ut på dato. Spørsmålet er bare når.

Når skal artikkelen du er i ferd med å publisere revideres? Sett en dato. ”En gang neste år” holder ikke. Ideelt sett bør du sjekke sidene og lenkene dine hver måned. I praksis kan dette bli vanskelig, men en gang i kvartalet må være minimum. Noe innhold krever oftere vedlikehold; for eksempel Studier og kurs.

Arkivering og sletting

Er du i tvil, er det ikke tvil; arkiver innholdet inntil videre. Med arkivering mener vi at innholdet ikke lenger er tilgjengelig på nettstedet. Det er bedre å arkivere for mye enn for lite. Unngå at gammelt innhold blir liggende og forfalle. Innhold som ikke lenger er relevant slettes.

For innhold med en åpenbar sluttdato – sett arkiveringstidspunkt allerede før du publiserer.

Sider som ikke blir besøkt, bør slettes. Før du sletter, må du imidlertid sjekke om det finnes eksterne nettsider som lenker til denne siden. I så fall bør siden slettes med 301-videresending. Dette er noen tekniske greier som har med søkeoptimalisering å gjøre. Ta kontakt med nettredaksjonen om du trenger hjelp.

Innholdsforvaltning – ansvar og myndighet

Sentral nettredaktør har overordnet ansvar for at retningslinjene for nettstedet blir fulgt, men det operative ansvaret ligger hos redaktørene på fakultet, sentre og administrative enheter. Ansvarlig redaktør har anledning til å følge opp brudd på innholdsstrategien når det trengs.

Det konkrete arbeidet styres gjennom et solid redaktøransvar med klart mandat, forankret i de til enhver tid gjeldende strategidokumentene, se organisasjon, roller og ansvar.

Organisering, roller og ansvar

Det er fem definerte roller i nettarbeid ved HiOA. Rollene har egen beskrivelse av ansvar/myndighet og oppgaver. Rollene er

• HiOAs nettredaktør og tjenesteeier
• Digitale rådgivere
• Lokale nettredaktører
• Publisister
• Innholdsansvarlige

HiOAs nettredaktør og tjenesteeier

Ansvar/myndighet:

• Overordnet og operasjonelt ansvarlig for hioa.no, inkl. subdomener.
• Rapporterer til direktør i Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon
• Kan pålegge lokale nettredaktører, fakultets- og enhetsledelse å følge gjeldende retningslinjer eller håndheve disse.
• Om nødvendig gjøre direkte endringer overalt på nettstedet.
• Nettstrategi/Innholdsstrategi og oppfølging av denne.
• Kompetansekrav og -planer for de ulike rollene i nettorganisasjonen.
• Analyse av statistikk og jevnlig evaluering av nettstedet.

Oppgaver:

• Utvikling og oppfølging av innholdsstrategi, retningslinjer og malverk for innholdsproduksjon.
• Oppfølging av årsplan for drift og utvikling.
• Lede arbeid med innhold på nettsidene, kvalitetssikring og videreutvikling av nettstedet i samarbeid med nettgruppa i Avd. SK og andre.
• Koordinere samarbeidet med sentralt nettredaktørmøte og andre redaktører.
• Inngå og følge opp rammeavtaler knyttet til hioa.no.
• Løpende kontakt med webteknisk ansvarlig ved IKT-avdelingen.
• Løpende kontakt med nyhetsredaktør.
• Internkommunikasjon til studenter og tilsatte i samarbeid med For tilsatte-redaktør og andre.
• Koordinere arbeid med sosiale medier, blogg og mobile plattformer.
• Rådgivning og oppfølging av enkeltmiljøer, spesielt sentre/enheter som ikke er representert i nettredaksjonen.

Digitale rådgivere

Digitale rådgivere inngår i sentral nettredaksjon i Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon.

Oppgaver:

• Ansvar for informasjonsarkitektur og interaksjonsdesign på nettstedet.
• Overvåking av nettstedet og sørge for oppfølging av arbeid med WCAG 2.0 AA-standard og SEO.
• Redaksjonell oppfølging/ brukerstøtte til nettredaktørene.
• Tildeling av brukertilgang på alle nivåer.
• Definere utvikling og tilpassing av CMS.
• Utvikling av design og tilpasning av CSS.
• Utvikling av innhold og tjenester.
• Brukertesting og brukerundersøkelser.
• Ivareta kommunikasjon sentralt/lokalt.
• Håndterer henvendelser som kommer i OTRS.
• Drift og utvikling av sosiale medier, blogg og mobile plattformer.

Roller:

• Rådgivende organ for nettredaktørene HiOA.
• Fokus på kompetanseheving og helhet angående drift og utvikling av nettstedet.

Lokal nettredaktør

Med lokal nettredaktør menes den som har ansvar for nettarbeid ved fakultet, senter og i sentrale enheter.

Ansvar/myndighet:

• Ansvarlig for innhold på enhetens nettsider, samt for enhetens innhold på fellessider.
• Påse at innholdet er tilpasset riktig målgruppe.
• Følge opp sentral innholdsstrategi, retningslinjer/rutiner og malverk samt håndheve disse ved egen enhet og overfor enhetens publisister.
• Om nødvendig gjøre direkte endringer på alle enhetens nettsider hvis innholdsstrategi, retningslinjer/rutiner og malverk ikke følges.
• Vurdere behov for publisister ved enheten.

Oppgaver:

• Lede enhetens lokale nettarbeid.
• Følge opp rutiner for forvaltning av nettsidene med publisister og innholdsansvarlige.
• Være enhetens superbruker på publiseringsplattformene.
• Gi basisopplæring i publisering og skrive for nett til egne publisister.
• Melde inn behov til sentral nettredaksjon og bidra til forankring av løsninger lokalt.

Publisister

Ansvar/myndighet:

• Tilgang til å publisere innhold på HiOAs nettsteder.
• Sørge for at innholdet som publiseres er målgrupperettet.
• Påse at innhold som legges ut er korrekt.
• Følge gjeldende retningslinjer for publisering på nett.
• Oppdatere innhold etter gjeldende forvaltningsplan/årshjul eller ved endring av eksterne frister, lovkrav og liknende.
• Melde behov for endringer til lokal nettredaktør.

Innholdsansvarlige

Ansvar/myndighet:

• Å være innholdsansvarlig innebærer et fagansvar for at innholdet er formelt korrekt og oppdatert.
• Innholdsansvarlige kan ha rettigheter til publisering, men det er ikke et krav om at innholdsansvarlige skal publisere.
• Kvalitetssikring av innhold etter gjeldende forvaltningsplan/årshjul.

Organisasjon

Modell for tjenesteforvaltning - linjeansvar.

Nettredaksjonsmøter

• Medlemmene i den sentrale nettredaksjonen.
• Medlemmene i den sentrale nettredaksjonen og webteknisk ansvarlige.
• Møtes én gang ukentlig.

Mål:

• Informasjonsutveksling.
• Strategisk planlegging.
• Løse operative problemstillinger.
• Kvalitetssikring.

Nettredaktørmøtet 

• Medlemmene i den sentrale nettredaksjonen, nettredaktørene og teknisk ansvarlige.
• Møter minst én gang måneden.

Mål:

• Utveksling av informasjon mellom nettredaktør/nettredaksjonen, teknisk ansvarlige og nettredaktørene.
• Løfte problemstillinger i drift og behov for utvikling
• Kompetanseheving, opplæring av nettredaktørene.

Tematiske samlinger

• Medlemmene i den sentrale nettredaksjonen og nettredaktører på fakultet/enhet.
• Minst én gang i måneden.

Mål:

• Definert arbeid med prioriterte behov og kvalitet.
• Problemløsning

IT-teknisk støtte

Webteknisk ansvarlig sentralt (webmaster)

Er faglig og organisatorisk tilknyttet IKT-avdelingen.

Oppgaver:

• Teknisk tilpasning/feilretting/utvikling av CMS og CSS.
• Komme med anbefalinger angående webteknisk innkjøp og videreutvikling.
• Webteknisk/CMS brukerstøtte til nettredaktør og medlemmer av den sentrale redaksjonen.
• Følge opp krav fra DIFI.

Roller:

• Rapporterer angående nettstedet direkte til nettredaktør sentralt.
• Tett kontakt med sentral nettredaksjon.
• Møterett og -plikt på møter i sentral nettredaksjon HiOA.

Ansvar/myndighet:

• Drift.
• Overordnet brukerstøtte.
• Feilretting, videreutvikling.
• Teknisk vedlikehold av CMS.
• Ansvar for teknisk tilrettelegging av mobile plattformer og mobile applikasjoner, blogger og sosiale medier.

Webteknisk rådgiver sentralt

Er faglig og organisatorisk tilknyttet IKT-avdelingen.

• Deler oppgaver, roller og ansvar/myndighet med webteknisk ansvarlig sentralt, se punktene over.